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Comment bien mener un entretien d’évaluation du personnel

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Les attentes entourant un entretien d’évaluation du personnel sont aussi diverses que les collaborateurs y prenant part. Nous vous indiquons ici ce à quoi vous devez prêter attention lors de l’entretien avec ceux-ci.

Il n’est pas rare que l’entretien d’évaluation du personnel soit perçu comme une corvée, autant par les collaborateurs que par l’encadrement. Prenons par exemple l’entretien de fin d’année: dans de nombreuses entreprises, s’asseoir ensemble une fois par an et discuter de prestations, des attentes, des souhaits, des soucis, etc. fait partie du rapport de travail. Les supérieurs y trouvent la confirmation d’être des employeurs responsables à l’écoute des employés. En échange, les collaborateurs se montrent reconnaissants pour les feedback sincères et s’engagent à s’améliorer là où nécessaire. Des chefs et des employés heureux, pourrait-on croire.

Mais il n’en est rien: les entreprises continuent à n’accorder que trop peu d’importance à l’entretien d’évaluation du personnel. C’est ce qu’a révélé en 2016 le baromètre Sodexo, pour lequel environ 1000 employés allemands ont été interrogés. 13 pourcent de ceux-ci n’ont pas de contact personnel avec leur chef. En conséquence, il existerait trop peu de valorisation et de compréhension réciproque. C’est la raison pour laquelle les dirigeants d’entreprise devraient instaurer un échange régulier avec leur personnel.

Le cycle de vie dans l’entreprise comme point de référence

Les collaborateurs ne se ressemblent pas. Ceux-ci peuvent en effet se trouver à des stades entièrement différents dans leurs parcours professionnels, ce qui se reflètera dans la diversité des points forts dans l’entretien. Le cycle de vie de l’employé, c’est à dire les phases de lien avec l’entreprise dans lesquelles le collaborateur se trouve, est un indicateur important pour la forme et le contenu de l’entretien d’évaluation du personnel:

  • Dans un entretien de bienvenue, le nouvel arrivé est chaleureusement accueilli puis accompagné dans ses premiers pas au sein de l’entreprise à travers plusieurs entretiens durant la période d’essai.
  • Par la suite, les collaborateurs souhaitent se développer et éventuellement gravir les échelons de leur carrière. Ils désirent savoir où ils se situent et ont pour cela besoin d’un feedback, aussi bien au sujet des bonnes que des mauvaises prestations. Des entretiens proches dans le temps, destinés à ce feedback, sont indispensables à cet effet.
  • Les prestations peuvent toutefois stagner lorsque les collaborateurs sont proches du zénith de leur potentiel. Dans ce cas, des entretiens de motivation et entretiens de critique sont essentiels outre le feedback. Grâce à ceux-ci, des mesures positives peuvent être prises, ou il est possible d’envisager un transfert de l’employé vers de nouvelles tâches. Dans de nombreuses entreprises, les résultats de ces discussions aboutissent à entretien annuel, au cours duquel des opportunités de développement concrètes peuvent, de manière idéale, également être définies.
  • Si les mesures nécessaires n’aboutissent pas aux résultats souhaités ou si un transfert n’est pas possible, les entretiens de séparation et de départ passent au premier plan. Outre la retraite, la raison de ceux-ci est en général le licenciement ou la démission de l’employé. Si l’employé démissionne volontairement, cela peut être pénible pour ses supérieurs, mais peut aussi être utile: dans la discussion finale, vous pouvez explorer les motifs de démission et identifier des potentiels d’amélioration. Ceux-ci servent de source d’apprentissage pour les futurs travaux de gestion du personnel. Pour de nombreux dirigeants, l’une des plus grandes difficultés consiste à donner un préavis de licenciement aux employés. Ils ne sont pas seulement les porteurs de la mauvaise nouvelle, mais – malgré une résistance possible – doivent également soutenir cette décision et en même temps répondre à la réaction émotionnelle de l’employé.

Une question de culture d’entreprise

Outre le cycle de vie des employés dans l’entreprise, la situation personnelle et la phase de vie dans laquelle se trouvent les collaborateurs jouent toujours un rôle important, et il faut donc également en tenir compte dans les discussions. Les jeunes collaborateurs ont des valeurs et des désirs complètement différents de ceux des collaborateurs ayant une famille, ou encore des personnes plus âgées. La génération « 50 plus » pense par exemple déjà à sa vie après la retraite. Différents scénarios de sortie peuvent être discutés et comparés dans le cadre de discussions régulières sur l’avenir.

Les dirigeants doivent être préparés à chaque situation de discussion. En particulier dans le rythme effréné du quotidien, il est souvent nécessaire d’agir au cas par cas et en fonction de la situation, par exemple lorsque l’employé est particulièrement engagé. Ou lorsque des changements familiaux ont également un impact professionnel. Dans de tels cas, une discussion de clarification peut dissiper les malentendus et mettre en évidence de nouvelles options.

Mais surtout, l’entretien d’évaluation ne doit pas être compris, ancré et vécu comme un fardeau, mais comme une composante de base de la culture de l’entreprise. Les employés et les supérieurs doivent pouvoir s’attendre à des discussions ciblées et fructueuses. Pour y parvenir, les dirigeants doivent donner le bon exemple: le respect, l’humanité et la transparence sont des principes qui doivent également être promus par les dirigeants et les membres du conseil d’administration. Cela représente la seule façon pour ces valeurs d’être omniprésents dans l’entreprise, et de se refléter en conséquence dans des discussions régulières et efficaces sur le développement des collaborateurs.

10 conseils pour l’entretien avec les collaborateurs

  1. Créez une atmosphère de discussion positive. Les locaux sont importants. Choisissez un endroit calme. Une table ronde assure un sentiment de hiérarchie équilibrée. Assurez-vous de ne pas être dérangés. Les smartphones et les ordinateurs portables restent éteints.
  2. Avec le collaborateur, limitez les sujets de discussion. Annoncez l’entretien à temps et dites de quoi il s’agira. Avec ce cadre en place, la conversation trouvera plus facilement son but.
  3. Préparez l’entretien d’évaluation. Prévoyez suffisamment de temps pour l’entrevue et donnez à vos employés suffisamment de temps pour se préparer. De cette façon, vous ne montrez pas seulement de l’appréciation, mais n’êtes pas non plus soumis à une pression de temps.
  4. Abordez les problèmes. Il n’y qu’ainsi qu’ils peuvent être résolus. L’important ici est de savoir comment, car les conflits naissent souvent de malentendus. Par conséquent, communiquez à la première personne avec des messages et des énoncés clairs. Essayez de paraphraser et d’interpréter les sentiments et les perceptions de l’employé en reflétant ses affirmations : « Est-ce que je t’ai bien compris, tu dis que… ».
  5. Trouver un équilibre. Un feedback uniquement négatif est pesant. Gardez ici un équilibre, et commencez par un point positif afin de montrer votre appréciation pour votre interlocuteur. Incluez ensuite les points négatifs avant de conclure par un point positif.
  6. Faites des suggestions et proposez des options. Les employés ne sont pas toujours au courant de leurs possibilités de perfectionnement et de leurs perspectives. Montrez ici les chemins et les solutions possibles, aussi bien dans une situation conflictuelle que dans le développement des employés.
  7. Restez calme et objectif. Créez de la compréhension et de la confiance en donnant des raisons objectives pour vos décisions. De cette façon, les employés accepteront également les refus et ne se sentiront pas traités d’en haut.
  8. Évaluez les employés en fonction de faits non tangibles. Les performances qui se reflètent dans les chiffres de vente, par exemple, sont importantes lors de l’évaluation des employés, mais vous devez également prendre en compte des valeurs sociales telles que la compétence sociale ou les aptitudes à la communication.
  9. Créez des engagements. À la fin de l’entrevue, les deux parties doivent savoir ce que l’on attend d’elles. Pour cela, il est utile de documenter les résultats de l’entrevue: lorsque les objectifs définis ou les solutions aux conflits sont mis noir sur blanc, ils servent d’orientation et de base contraignante pour une coopération future.
  10. Tirez les leçons de l’entretien. Réfléchissez à son déroulement: y a-t-il des points sur lesquels vous auriez dû vous exprimer plus clairement, avec sensibilité ou plus directement? Les souhaits, les attentes et les objectifs des deux parties ont-ils été suffisamment discutés ? Assurez-vous de bien intégrer ces conclusions à la prochaine discussion.