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Dernier appel pour le passage à la facture QR

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Facture QR

À partir du 30 juin 2020, les nouvelles factures QR pourront être émises. Et à partir de cette date, les entreprises devront être en mesure de régler ces mêmes factures.  Que faut-il faire pour ne pas rater le coche ?

La nouvelle facture QR présente de nombreux avantages : les processus débiteurs et créanciers ainsi que l’ensemble de l’enregistrement des paiements seront numérisés et automatisés, de sorte qu’il sera possible de réduire le volume de travail manuel, et donc d’accélérer le traitement des paiements. Le nombre d’erreurs en sera réduit et il sera possible de traiter davantage d’informations relatives aux factures. Mais pour que les processus gagnent en simplicité, en efficacité et en sécurité, tous les acteurs concernés devront être prêts. À partir du 30 juin 2020, les entreprises seront autorisées à émettre les nouvelles factures pour la première fois. À partir de cette date, elles doivent également s’attendre à recevoir des factures dans ce nouveau format, et être en mesure de les régler.

Votre PME est particulièrement concernée par cette transition dans le cas où vous traitez les factures, les virements, les relevés de compte, etc. à l’aide d’un logiciel de gestion d’entreprise ou de comptabilité. Afin que les factures puissent être traitées de manière numérique, le logiciel doit offrir la fonctionnalité QR requise, c’est-à-dire être à jour. Toutefois, même si votre logiciel est prêt, certaines dispositions doivent être prises au sein de l’entreprise.

Étant donné que les procédures de traitement varient d’une entreprise à l’autre, la nécessité d’agir diffère en fonction de l’organisation concernée.

Dispositions minimales à prendre pour pouvoir régler les factures QR entrantes :

  • Vous devez être prêt pour le trafic des paiements harmonisé : un logiciel de gestion basé sur ISO 20022 est une condition nécessaire à l’introduction de la facture QR.
  • Mettez à jour le logiciel de comptabilité créanciers : votre logiciel de comptabilité créanciers doit être à jour et en mesure de scanner les factures QR ou de les saisir et de les traiter au moyen d’une application. Déterminez avec votre fournisseur de logiciels si une mise à jour correspondante est disponible, ou passez à un logiciel compatible QR.
  • Assurez une saisie automatique : vérifiez auprès de votre fournisseur de matériel informatique si vos lecteurs, scanners et imprimantes sont adaptés au traitement des factures QR, ou utilisez une application appropriée. Sage proposera bientôt une application spécialisée à cet effet.

Dispositions à prendre afin d’émettre vos propres factures QR :

Mettez à jour votre logiciel de gestion des débiteurs : vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciels si le logiciel actuellement utilisé permet la création de factures QR et effectuez une mise à jour du logiciel, ou passez à un logiciel compatible QR.

  • Saisissez les informations fournies par votre prestataire de services financiers (référence QR, IBAN QR) aux endroits prévus dans le logiciel mis à jour.
  • Définissez le type de facture que vous établirez à l’avenir. Il existe trois différentes possibilités :
  1. Si votre entreprise utilisait jusqu’à présent des bulletins de versement orange avec numéro de référence (BVR), la nouvelle facture QR avec référence QR peut être utilisée. Pendant la phase de transition, des BVR classiques peuvent encore être créés et envoyés.
  2. Si vous établissiez jusqu’à présent des bulletins de versement rouges sans numéro de référence, vous pouvez continuer à le faire et n’avez pas besoin de référence QR, et ainsi pas d’IBAN QR non plus. Attention : le type de facture sans référence utilise l’ancien IBAN.
  3. Si vous envoyez des paiements à l’étrangers, vous n’avez pas besoin de saisir de référence QR dans votre système, et donc pas d’IBAN QR. Le type de facture sans référence utilise l’ancien IBAN.

Les factures QR doivent être établies conformément aux directives de Swiss Payment Standards 2019. Il s’agit notamment des spécifications techniques de la section de paiement avec le Swiss QR Code et le bordereau de réception. Vous trouverez de plus amples informations sur l’introduction de la facture QR dans les scripts d’introduction de SIX

Référence QR et IBAN QR

La facture QR vous permet une haute automatisation de bout en bout pour les paiements en francs suisses en Suisse et dans la Principauté du Liechtenstein. Les entreprises souhaitant émettre des factures QR reçoivent de leur établissement financier la référence QR définie pour elles (au lieu de la référence BVR) ainsi qu’un IBAN QR. Important : cet IBAN-QR est destiné au traitement des factures QR et ne remplace pas l’IBAN classique. La distinction entre IBAN et IBAN QR est avant tout importante pour le traitement correct de la facture au moyen du logiciel de gestion. La mauvaise utilisation de l’IBAN pourrait en effet entraîner des refus ou des paiements mal adressés.

Vous trouverez de plus amples informations sur l’introduction de la facture QR sur Paymentstandards.ch.

Produits Sage

Avec les logiciels de Sage vous êtes à l’abri, et prêt au bon moment pour la facture QR. Sage 50 Extra et Sage 200 Extra sont déjà prêts pour celle-ci depuis janvier. Pour Sage Start, Sage 100 et Sage X3, les mises à jour seront disponibles le 30 juin au plus tard. Après cette date, le traitement parallèle des anciens bulletins de versement (BV/BVR) et des factures QR sera possible. SIX n’a pas encore fixé de date limite pour l’utilisation des bulletins de versement classiques.