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Fiches de salaire : comment s’y prendre

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Fiches de salaire

Les employeurs sont tenus de communiquer à leurs employés la composition détaillée des salaires. Nous vous indiquons ici quelles informations doivent figurer sur chaque fiche de salaire.

La gestion professionnelle des salaires est l’une des tâches les plus importantes de tout employeur. Cela inclut entre autres un décompte correct des salaires pour tous les salariés : un employeur se trouve donc au plus tard confronté à la question du décompte des salaires lors de l’embauche de ses premiers salariés. Il est en effet légalement tenu de communiquer aux collaborateurs la composition de leur salaire, et ce lors de chaque paiement mensuel. Il est donc d’autant plus important que la fiche de salaire soit complète et compréhensible. Mais qu’est-ce que cela signifie dans la pratique ? Quelles informations doivent figurer dans la fiche de salaire ?

Fondamentalement, les fiches de salaire fournissent des informations sur la période concernée et la composition du salaire. Elles doivent être conçues de manière à ce que les salaires bruts et nets ainsi que les indemnités et déductions soient clairement et suffisamment détaillés. Une fiche de salaire complète comporte le informations suivantes :

  • Période concernée et date de paiement du salaire
  • Données de l’employeur et de l’employé
  • Numéro AVS de l’employé
  • Salaire brut
  • (Le cas échéant) Allocations familiales et allocations de formation : ces allocations sont payées par la Caisse de compensation familiale, mais versées par l’intermédiaire de l’employeur.
  • Retenues pour l’assurance vieillesse et survivants (AVS), l’assurance invalidité (AI) et l’assurance perte de gain (APG) : l’AVS, l’AI et l’APG représentent ensemble 10,55 % du revenu brut et sont prises en charge à parts égales par l’employeur et l’employé. Seule la part du salarié, soit 5,275 % du revenu brut, figure sur la fiche de salaire.
  • Retenues pour l’assurance chômage (AC) : L’employeur et l’employé se partagent également les retenues pour l’AC. Celles-ci représentent au total 2,2 % du revenu annuel jusqu’à 148 200 CHF, et 1 % pour les revenus plus élevés. Seule la part de l’employé figure dans la fiche de salaire.
  • Déductions pour l’assurance accidents non professionnels (AANP) : l’employeur peut participer à l’assurance accidents non professionnels, mais il n’est pas tenu de le faire. Le montant de l’AANP dépend du revenu et de la branche d’activité. En règle générale, les primes s’élèvent à environ 1,1 % du salaire brut. Toute personne travaillant moins de huit heures par semaine pour un employeur et ne bénéficiant pas d’une assurance AANP par l’intermédiaire de ce dernier doit supporter les coûts de cette assurance par l’intermédiaire de son assurance maladie. Là encore, seule la partie de l’employé figure sur la fiche de salaire.
  • Retenues dans le cadre de la prévoyance professionnelle (LPP) : la LPP est obligatoire pour les salariés qui sont assurés à l’AVS et percevant un salaire brut supérieur à 21 330 CHF par an (ou plus de 1777,50 CHF par mois). Les employés et les employeurs se partagent généralement les cotisations LPP, seule la part de l’employé figure toutefois dans la fiche de salaire.
  • Retenues pour l’impôt à la source (pour les employés étrangers assujettis à l’impôt à la source) : le montant du pourcentage de l’impôt à la source dépend du tarif applicable et est également déduit du salaire brut.

Si elles sont disponibles, les données suivantes doivent également figurer dans la fiche de salaire :

  • Versement de primes ou de gratifications
  • Indemnités pour perte d’heures de travail, vacances et jour fériés
  • Avances
  • Retenues sur salaire
  • Compensation des frais et dépenses
  • Hausse ou baisse de performance avec justification

Un logiciel constitue une aide précieuse pour les fiches de salaire

Procéder au décompte correct des salaires de tous les collaborateurs est une tâche laborieuse et compliquée, du moins lorsque l’on s’y prend manuellement. C’est la raison pour laquelle les entreprises devraient s’appuyer sur un logiciel de traitement des salaires qui rend ce décompte simple et rapide. De cette façon, aucune donnée importante n’est oubliée et les erreurs sont moins nombreuses. Les solutions logicielles de salaires de Sage aident les entreprises non seulement dans l’établissement des fiches de salaire mais également dans l’envoi de celles-ci, ainsi que dans la transmission électronique des données de salaires aux autorités compétentes et aux assureurs via PUCS (Procédure uniforme de déclaration des salaires).