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Parés pour le nouveau palier de numérisation

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Grâce à des processus numérisés et aux outils adaptés, les fiduciaires peuvent optimiser leur collaboration avec leurs clients. L’entreprise Balmer-Etienne SA explique la manière de laquelle elle optimise la prise en charge de ses clients, indépendamment de la taille de leur entreprise et de leur niveau de numérisation.

Balmer-Etienne SA fournit des services fiduciaires à plus de cinq cents PME. Cette entreprise, qui emploie 130 personnes sur ses sites de Lucerne, Zurich et Stans, fait également office d’auditeur pour de nombreux clients et est un cabinet de conseil réputé dans les domaines de la fiscalité, du droit, du conseil aux entreprises, des transactions et de l’expertise numérique. Afin de rendre la collaboration avec ses clients aussi efficace, innovante, sûre et simple que possible, ce cabinet de conseil a commencé très tôt à numériser, standardiser et automatiser les processus.

En 2016, la numérisation n’était pas plus avancée chez les fiduciaires que dans les PME de la plupart des autres secteurs. Certaines entreprises rassemblaient ainsi encore leurs documents papier, leurs notes de frais et autres reçus dans une boîte en carton et les remettaient à leur fiduciaire à la fin de l’année. Mais même les entreprises qui échangeaient déjà des données par voie numérique n’étaient initialement en mesure d’automatiser que quelques-uns de leurs processus, ou de les piloter dans le cadre de flux de travail numériques.

Des processus numériques aussi bien pour les fiduciaires que pour leurs clients

«Nos enquêtes auprès des clients ont montré que 80 à 90 % des PME souhaitaient se numériser, mais que très peu savaient comment s’y prendre, et en particulier par quel secteur de l’entreprise commencer», déclare André Egli, responsable du département fiduciaire du cabinet de conseil Balmer-Etienne. Les analyses de ce dernier ont révélé qu’une solution personnalisée pour la numérisation se doit d’être construite directement autour d’un système de comptabilité. «Afin de pouvoir travailler de manière efficace et durable avec le numérique, les données doivent être gérées intelligemment. Cela signifie que la solution comptable devrait idéalement être complétée et étendue par un système d’Enterprise Content Management (ECM) », ajoute André Egli.

«Sage 50 Extra est absolument au top en termes d’étendue des fonctions, d’architecture ouverte et de rapport qualité-prix.»

André Egli, Balmer-Etienne SA

Balmer Etienne

L’entreprise s’est donc mise à la recherche de partenaires et de fabricants appropriés et a trouvé en BWO Systems SA le partenaire idéal pour l’implémentation des nouveaux systèmes. En plus d’une palette étendue de fonctionnalités, le logiciel de gestion au cœur de la solution devait également pouvoir être connecté à d’autres applications. Le choix n’a pas été difficile : « Nous avons choisi Sage 50 Extra car le logiciel est absolument top en termes de fonctionnalités, d’architecture ouverte et de rapport qualité-prix. Sage permet un niveau extrêmement élevé de flexibilité, d’ouverture et de fonctions », déclare André Egli. « En outre, Sage 50 Extra dispose d’une capacité illimitée de mandants, est très avantageux en termes de coût et, surtout, est également très facile à entretenir et à mettre à jour. » En collaboration avec BWO Systems, Balmer-Etienne a développé la solution KMU Digital basée sur Sage 50 Extra.

«Sage 50 Extra dispose d’une capacité illimitée de mandants, est très avantageux en termes de coût et, surtout, est également très facile à entretenir et à mettre à jour.» André Egli, Balmer-Etienne SA

André Egli, Balmer-Etienne SA

La dream team: Sage 50 Extra et Digital Fiduciaire

Outre la solution Digital PME, adaptée à n’importe quel branche, Balmer-Etienne propose désormais Digital Fiduciaire, une solution logicielle fiduciaire spécifique qui fonctionne également très bien avec Sage 50 Extra. Grâce à elle, les fiduciaires gagnent en efficacité et sont en mesure d’automatiser les tâches de routine et de traiter plus facilement les données financières et personnelles de leurs clients. Selon André Egli, tous les processus fiduciaires internes peuvent également être numérisés, standardisés et documentés, ce qui se traduit par une augmentation significative et durable de l’efficacité. En outre, le chiffre d’affaires s’en trouve augmenté, car les employés ont à présent tout simplement plus de temps à consacrer au travail avec les clients.

«Étant donné que la gestion des utilisateurs et des droits fonctionne très bien avec Sage et l’ECM employé, les aspects essentiels du domaine fiduciaire que sont la vérifiabilité et la démontrabilité sont à tout moment garantis.»

André Egli, Balmer-Etienne SA

Balmer Etienne

Alors qu’un fiduciaire traditionnel s’occupe principalement de la comptabilité, les fiduciaires plus matures sur le plan numérique peuvent prendre en charge de nombreux autres services, pour un nombre illimité de clients grâce à Digital PME. L’externalisation de l’administration est un besoin pour de nombreuses PME, affirme André Egli. Les documents des clients étant disponibles sous forme numérique dans le Cloud, les fiduciaires peuvent prendre en charge l’ensemble de l’administration ou certaines parties de celle-ci, en fonction des besoins : il peut par exemple s’agir des remplacements de vacances, de l’administration des RH, ou nouvellement de l’archivage de tous les documents. «Étant donné que la gestion des utilisateurs et des droits fonctionne très bien avec Sage et l’ECM employé, les aspects essentiels du domaine fiduciaire que sont la vérifiabilité et la démontrabilité sont à tout moment garantis», explique André Egli.

Un système commun de saisie des données simplifie la collaboration

Balmer-Etienne utilise les solutions Digital PME, Digital Fiduciaires et Sage 50 Extra, d’une part en interne pour la gestion de l’entreprise, et d’autre part en externe pour la prise en charge de ses clients. Les flux de travail numériques, au sein desquels les données sont échangées directement avec Sage 50 Extra, profitent au final aux deux parties.

«Ce système flexible permet par exemple de n’utiliser que la fonction de scan ou d’autres fonctionnalités, ou encore d’externaliser toutes les tâches comptables et fiduciaires en nous les confiant.»

André Egli, Balmer-Etienne SA

Selon le concept « Best-of-breed » de Sage, ce système ouvert peut être combiné selon les cas avec les solutions logicielles les plus appropriées. Dans le cas de Digital Fiduciaire, la solution ECM M-Files sert de pool de données commun. Les besoins en matière de comptabilité, de gestion des documents, d’archivage et de gestion intelligente de l’information peuvent ainsi être couverts de manière optimale. Le système de gestion des données ainsi que le Workflow Engine facile à utiliser (pour les processus numériques) apportent un gain incontestable. Les informations, les données ou les flux de travail numériques ne sont utiles que s’ils sont disponibles et accessibles à tout moment et s’ils contribuent à accroître l’efficacité.

Balmer Etienne

Une collaboration facilitée

Aussi bien pour les clients que pour les fiduciaires, la solution composée de Sage 50 Extra et de Digital PME / Digital Fiduciaire permet, selon André Egli, de rendre la collaboration nettement plus facile et efficace. Les clients peuvent par ailleurs choisir le niveau de service et de collaboration qu’ils souhaitent de la part de leur fiduciaire. «Ce système flexible le permet. Cela signifie que le client peut sans hésiter confier tout ou partie de l’administration au fiduciaire. » L’accès à toutes les données via le Cloud, avec stockage des données et infrastructure en Suisse, en constitue la base. «La protection et la sécurité des données revêtent une importance croissante. Grâce à des exigences de qualité très élevées en matière de disponibilité, de sécurité et de rapidité de la part de toutes les parties concernées, les données et les systèmes de nos clients sont entre les meilleures mains.»

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