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Plus d’efficacité grâce à des flux de travail numérisés

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Workflow-Digitalisierung

L’automatisation des processus et des flux de travail permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent, que ce soit au sein de l’entreprise, en lien avec les partenaires ou dans les échanges avec les clients. Les conditions préalables pour cela sont des informations numérisées et un logiciel approprié. 

Dans l’industrie et le commerce internationaux, de nombreux processus en amont et en aval sont pris en charge par des entreprises suisses. Selon Economiesuisse, l’organisation faîtière de l’économie suisse, près de la moitié des biens importés et exportés dans le pays, mesurés en valeur, font partie d’une chaîne de création de valeur internationale.

Il n’est donc pas surprenant que les entreprises numérisent et automatisent de plus en plus les différentes étapes de production. Les processus d’entreprise, tels que dans la production ou les relations avec les clients à l’échelle internationale, sont également de plus en plus gérés dans le cadre de flux de travail numériques.

Afin de rester des maillons efficaces de la chaîne internationale de création de valeur, les entreprises suisses se doivent de poursuivre leur transformation numérique. En exploitant à plein les nouvelles possibilités qu’offre la technologie numérique, une entreprise peut en effet renforcer sa compétitivité. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises actives au niveau international, notamment en raison du franc fort, afin d’être en mesure de tenir le rythme du commerce numérique global.

Opportunités de numérisation pour les entreprises

Où se situent les potentialités numériques dans votre propre entreprise ? Où peut-on en optimiser les processus internes ? Comment façonner les relations avec les partenaires commerciaux et les clients de manière à accélérer et faciliter le déroulement des opérations ? Afin de répondre à ces questions, il vous faut analyser votre chaîne de création de valeur pour en déterminer les potentialités de numérisation. Recherchez les technologies actuelles et les possibilités qui donneront à votre entreprise un avantage concurrentiel. L’idéal serait de mener ces analyses en collaboration avec un expert ou un partenaire en mesure de vous conseiller sur les stratégies de numérisation.

À mesure qu’augmentent les attentes des clients et des partenaires, les nouvelles possibilités doivent être intégrées dans les processus de l’entreprise. Grâce aux flux de travail numériques, la compétitivité d’une entreprise peut être accrue. Une analyse peut par exemple mettre en évidence la possibilité de raccourcir les délais de production afin de livrer plus rapidement. Ou encore la possibilité d’automatiser les processus de service en un flux de travail unique, depuis la confirmation du rapport de travail par le client via la tablette du collaborateur en déplacement jusqu’à la facturation du service. Cela permet de gagner du temps et de ne rien oublier en route.

Efficacité accrue dans les processus standard

Que ce soit dans le processus de vente, dans le service à la clientèle ou dans la production de biens : le traitement numérique permis par les technologies TIC peut apporter une valeur ajoutée dans pratiquement tous les domaines de l’entreprise, en particulier lorsque celui-ci est intégré dans les chaînes de création de valeur entre les fournisseurs et les clients. Ainsi que l’a montré l’étude «We Power the Nation» de l’organisation YouGov  en 2019, les employés des entreprises suisses consacrent en moyenne 7 % de leur temps de travail à des tâches administratives improductives. À titre de comparaison, la moyenne internationale est de 5,2 %. Seul en France et en Espagne la proportion est plus élevée qu’en Suisse.

Cela montre qu’il existe encore un grand potentiel, en particulier dans la numérisation des tâches de routine et des processus standard. Qu’il s’agisse de processus internes tels que la comptabilité des salaires ou les RH, mais aussi de l’utilisation d’un outil en ligne pour la prise de rendez-vous de la part des clients, le traitement des devis et des commandes ou encore la gestion des ressources, il est possible d’affirmer que chaque domaine numérisé peut signifier une augmentation de l’efficacité de celui-ci. En combinaison avec les autres éléments dans le cadre du flux de travail, cela signifie toutefois surtout une efficacité générale accrue. En conjonction avec des services dans le Cloud, des domaines entiers tels que le CRM, l’ERP et d’autres stocks de données peuvent par ailleurs être centralisés et rendus hautement disponibles tout en offrant une qualité de données élevée.

Exemple : des processus créanciers automatisés

Le traitement numérique des processus de facturation présente un grand potentiel pour davantage d’efficacité. De la réception d’une facture à son paiement, les processus peuvent être standardisés et automatisés, par exemple par l’utilisation d’un logiciel approprié ainsi que le respect des normes de facturation, la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou l’intelligence artificielle. Outre un traitement global plus rapide, la qualité des données peut également être améliorée

Les données financières et comptables étant utilisées pour une grande variété de tâches, telles que la facturation, les commandes, les paiements, les déclarations fiscales ou l’établissement du budget, elles doivent être stockées de manière structurée et disponibles de manière centralisée. Des solutions telles que Docuware ou M-Files permettent l’archivage et le traitement des données financières. L’optimisation des processus de facturation par le biais de M-Files permet notamment de remplacer les étapes de traitement manuelles par des flux de travail numérisés, de l’approbation des factures à leur paiement.