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Bond de productivité dans la facturation

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Chez Thun-Thunersee Tourism (TTST), Sage 50 Extra ainsi qu’un CRM externe assurent une gestion efficace des membres. Ce qui auparavant prenait plusieurs jours et nécessitait une douzaine de listes Excel est maintenant accompli en quelques heures par les collaborateurs.

En tant que branche d’Interlaken Tourismus, l’Association Thun-Thunersee Tourismus (TTST) promeut la destination de vacances autour du lac de Thoune et de la ville de Thoune. TTST s’occupe des questions et requêtes aussi bien des visiteurs que des propriétaires de maisons de vacances, sert de centre de vente et de conseil et organise des visites guidées de la ville. L’association perçoit également la taxe de séjour pour le compte de la ville de Thoune.

Le défi

Au cours des années passées, la gestion manuelle des quelques 600 membres actuels consommait d’énormes quantités de moyens. Plus précisément, jusqu’à ce que les processus soient numérisés, toutes les factures destinées aux membres (abonnements) étaient établies sous forme de lettre type à partir d’un fichier Excel et envoyées par la poste. De ce fait, le contrôle des créances devait ensuite être effectué de manière entièrement manuelle, ce qui prenait beaucoup de temps. Pour accomplir les autres tâches, les collaborateurs devaient par ailleurs travailler avec de nombreux autres fichiers Excel. Ce mode de travail présentait naturellement une haute propension aux erreurs.

Vers la solution avec deux pièces décisives du puzzle

L’objectif était clair : les processus de gestion des adhésions et de facturation, y compris le contrôle, devaient à l’avenir être numériques et automatisés. Les bases pour la solution étaient ainsi posées. Depuis longtemps déjà TTST s’appuyait sur Sage 50 Extra pour la comptabilité financière et la comptabilité des salaires. Il manquait cependant deux pièces décisives du puzzle : la possibilité de créer des factures d’abonnement pour les membres et de gérer les données de ceux-ci de manière centralisée. À cette fin, un CRM  a été introduit chez TTST en plus du module de commerce de Sage 50 Extra.

Une augmentation considérable de l’efficacité dans la gestion des membres

Aujourd’hui, la gestion des membres se fait de manière entièrement automatisée et ne nécessite qu’un minimum de ressources. Toutes les cotisations récurrentes (abonnements) sont établies et gérées dans Sage 50 Extra Commerce, sauvegardées sous forme de fichier PDF et, pour la plupart, envoyées directement depuis Sage 50 Extra par courrier électronique à chaque membre. Cet outil tire du CRM les informations pertinentes au sujet des clients, telles que l’adresse correcte ou le montant à payer. « Dans le passé, l’effort nécessaire pour adresser les factures aux quelques 600 membres était très élevé. Ce travail, qui auparavant nous prenait plusieurs jours, est maintenant effectué en quelques heures », explique Peter Fuchs, responsable des finances auprès de TTST.

A+M Informatik de Kehrsatz, partenaire de Sage, s’est chargé de l’implémentation de la nouvelle solution. « Avec Cobra CRM, nous avons trouvé un outil adéquat pour gérer, de manière optimale et dans un premier temps, tous les membres et les factures avec Sage 50 Extra », déclare Andreas von Burg, directeur général de A+M Informatik.

Afin de garantir que le CRM fonctionne sans faille avec Sage 50 Extra, A+M Informatik a développé les interfaces nécessaires en utilisant l’architecture ouverte de Sage 50 Extra. « Avec le traitement des commandes, la gestion des abonnements de toutes sorte  peut être parfaitement organisée », explique Andreas von Burg. Le module « Factures récurrentes » de Sage 50 Extra, en particulier, fournit une énorme aide. Il permet la création d’abonnements, de factures récurrentes, de commandes ou d’exécutions à intervalles et bien plus encore. En outre, il est possible d’y établir des factures pour les visites guidées de la ville ou pour la taxe de séjour.

Traitement automatisé, stockage centralisé

Au total, le système traite environ 5000 réservations individuelles par an. Dans le nouveau flux de travail, les collaborateurs accomplissent leur tâche plus rapidement tout en faisant moins d’erreurs. Cela est dû au fait qu’il n’y a plus de coupures entre les différents médias et donc plus de fautes de frappe ou de saisies incorrectes. De plus, grâce au stockage centralisé, les informations requises sont toujours disponibles sous une forme actualisée.

Outre les factures, les données clients des membres, les visites guidées de la ville, la taxe de séjour, les invitations à des événements et les informations sur les prestataires de services tels que les hôtels, les restaurants ou les magasins sont désormais gérées de manière centralisée dans le CRM et peuvent être traitées ultérieurement dans Sage 50 Extra. À l’avenir et grâce à ce nouveau système, TTST est également en mesure d’organiser des visites guidées de la ville de manière aisée et efficace. Des circuits sont proposés avec pas moins de 25 différents thèmes et itinéraires, différentes durées, prix et guides. Ces informations pourront également être utilisées à des fins de facturation.

Peter Fuchs, de Thun-Thunersee Tourismus, est satisfait de la nouvelle solution et de son implémentation, même si la transition s’est avérée un peu plus complexe que ce que les acteurs du projet avaient initialement prévu. La coopération avec A+M Informatik, partenaire de Sage, a toujours été excellente, « rapide et axée sur les solutions », comme le décrit Peter Fuchs. Pour Andreas von Burg, le projet a constitué un bon point de départ pour proposer à d’autres clients le paquet complet que représentent Sage 50 Extra et CRM. « Grâce aux interfaces nouvellement créées, les deux applications se complètent parfaitement », déclare Andreas von Burg. « Non seulement car le rapport prix/performance de Sage 50 Extra est sensationnel, mais aussi car cette solution offre de nombreuses fonctions standardisées et peut très bien s’adapter aux besoins les plus divers des clients ».