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La voie vers l’ERP idéal

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ERP

Le choix d’un nouveau logiciel d’entreprise nécessite une évaluation approfondie. Cela comprend, par exemple, un cahier des charges détaillé, la prise en compte des processus opérationnels ou l’examen des contraintes informatiques. Sage vous aide à trouver la bonne solution.

Les études montrent que le passage d’un système ERP existant – et peut-être obsolète – à une nouvelle solution en vaut la peine dans de nombreux cas. Les gains d’efficacité et les économies de coûts sont possibles pour les entreprises de tous les secteurs. Cela est par exemple vrai pour une entreprise manufacturière ainsi bien que pour une organisation à but non lucratif, ou encore pour une entreprise qui opère dans l’agriculture ou dépendant d’une chaine d’approvisionnement efficace.

Cependant, l’évaluation d’un système ERP est une question complexe pour les entreprises. Il faut tenir compte de divers facteurs tels que les exigences spécifiques envers le logiciel, les processus internes et les conditions préalables liées à l’environnement informatique existant. Le choix d’un logiciel de gestion dépend, entre autres facteurs, non seulement du modèle d’activité mais aussi de la taille et de la complexité d’une entreprise. Les entreprises jeunes et en pleine croissance, très dynamiques, sont souvent suffisamment bien servies par des logiciels standard généralistes. Un tel logiciel couvre les domaines d’activité les plus importants et peut être utilisé dès le début. En revanche, les grandes entreprises établies et ayant une grande expérience des processus misent sur des solutions logicielles spécifiques.

Le choix de fournisseurs, de produits et de configurations pour les systèmes ERP est vaste. Doit-il s’agir d’une solution sur mesure et individuelle ou plutôt d’un système standardisé mais évolutif, permettant éventuellement de réaliser des économies supplémentaires ? Doit-il s’agir d’un système complet qui intègre tous les domaines de l’activité en une solution unique, ou plutôt d’un système de base plus petit avec diverses solutions partielles, assemblées selon le principe Best of breed?

Séminaire évaluation d’ERP

En fonction des besoins, le logiciel de gestion doit être capable de restituer tous les processus d’entreprise importants, de la gestion financière et des ressources humaines à la production, des ventes à la gestion des stocks et la comptabilité. Pour ce faire, le système doit être flexible et évolutif, et également prêt pour de nouvelles technologies. Il se peut que seuls certains aspects soient importants, ou qu’il y ait beaucoup de questions ouvertes. Il se peut par exemple qu’au cours de la phase initiale l’on ne sache pas encore très bien quelles fonctions et quels processus doivent être intégrés.

Sage propose un séminaire d’une journée pour les entreprises qui s’apprêtent à procéder à l’évaluation d’un ERP. Les attentes et les exigences envers le futur ERP y sont formulées, spécifiées et hiérarchisées. L’intégration et la connexion au paysage informatique y sont également abordées. Grâce à leurs nombreuses années d’expérience, les experts de Sage sont en mesure de poser les bonnes questions et de fournir des indications importantes.

« Dans les séminaires, nous mettons l’accent sur le déplacement de l’attention des détails des fonctionnalités vers une vue d’ensemble, et donc vers les processus de gestion de toute l’entreprise », explique Bastian Schmidig, Head Professional Services chez Sage Suisse. De cette façon, le plus grand potentiel possible peut être exploité et l’individualité de l’entreprise mieux être prise en compte. L’évaluation générale et la création du cahier des charges peuvent commencer, par exemple, par la documentation de la situation initiale et la liste des objectifs, des critères impératifs et des critères souhaités. Il convient de comprendre les conditions préalables et les exigences, ainsi que les processus d’entreprise et les structures informatiques essentiels. Il faut aussi se risquer à un regard vers l’avenir : que se passera-t-il lorsque l’entreprise se développera, lorsque le marché changera ou lorsque de nouvelles technologies seront utilisées ?

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Impliquer tous les ayant-part

Grâce à une approche systématique, tous les critères jouant un rôle dans la sélection de l’ERP peuvent être déterminés. Afin de procéder à une gestion des exigences aussi précise et complète que possible, un cahier des charges détaillé doit être créé, qui enregistre toutes les exigences actuelles et futures envers le nouveau logiciel. Dans la pratique, cela n’est pas toujours pris en compte : « Nous constatons souvent que le choix du système ERP est principalement dicté par le département des finances ou des ressources humaines. Il est cependant important de voir l’introduction d’un nouveau système dans le contexte général », déclare Bastian Schmidig. C’est pourquoi il est d’autant plus important, pour l’évaluation d’une nouvelle solution, de réunir à un stade précoce des représentants de tous les services de l’entreprise et des services informatiques, de la direction et aussi des utilisateurs finaux.

« En outre, il est important de discuter dès cette phase initiale des exigences exactes envers le système. De cette façon, vous augmentez le potentiel de générer le plus grand bénéfice possible et minimisez le risque de changements ultérieurs synonymes de coûts élevés ». Selon M. Schmidig, l’expérience des séminaires montre que l’apport d’informations provenant de diverses sources est nécessaire pour rendre les processus plus efficaces ou pour introduire l’automatisation dans l’entreprise.

Le bases pour l’introduction réussie d’un ERP

Chaque séminaire est adapté individuellement au client et mené en fonction du contenu souhaité. À la fin du séminaire, le client obtient un concept pour la gestion des besoins individuels de son entreprise. Ce concept, sous forme de documentation écrite, est neutre du point de vue du fournisseur. Bien que les solutions Sage – en particulier Sage 200 Extra – soient inclues dans l’atelier, le client peut tout de même faire implémenter sa solution idéale par un fournisseur tiers.

L’évaluation proprement dite est suivie par les étapes de planification, d’exécution et de préparation du nouveau système. Il s’agit ensuite d’introduire la nouvelle solution dans l’entreprise. Cette étape successive comporte également quelques embûches, et devrait être bien planifiée. Enfin, il est important d’éviter les erreurs lors de l’implémentation de l’ERP. Pour la mise en œuvre, la configuration, les tests et enfin la formation des collaborateurs, le temps ne doit pas être calculé trop court. Cela met sinon en danger la qualité de la nouvelle solution, de sorte que son bénéfice maximal reste inexploité

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