Lecture en cours

Lecture en cours

Numérisation dans les PME: gestion des débiteurs

Retour aux résultats de recherche

Numérisation dans les PME: gestion des débiteurs

Vous souhaitez gérer votre entreprise de manière efficace et économe en ressources ? Dans ce cas, employez un logiciel approprié et numérisez vos processus. Voici la 1ère partie de notre série sur la numérisation : les processus couvrant la gestion des débiteurs.

L’administration en mode analogique a fait son temps. Toutefois, les outils numériques classiques tels qu’Excel et Word ne sont souvent plus assez efficaces pour gérer une PME, et ne sont donc plus d’actualité. Avec un logiciel approprié, vous êtes en mesure de gérer votre entreprise de manière beaucoup plus simple et efficace. De plus en plus d’informations étant enregistrées sous forme numérique, celles-ci se prêtent à être traitées, stockées et analysées électroniquement. Indépendamment d’autres considérations, cet aspect représente à lui seul déjà un avantage. En mettant toutefois en réseau les différentes étapes et systèmes, il devient possible d’automatiser d’entiers processus et flux de travail, ce qui réduit la propension aux erreurs et permet aux entreprises de gagner un temps considérable. Cela profite à tous les services de l’entreprise, des achats ou de la gestion des matériaux à la production et au marketing, en passant par les ventes ou les RH.

Facturation numérique

En émettant les factures pour vos clients de manière numérique et automatique, vous économisez non seulement des ressources telles que le papier, le matériel d’impression et les frais d’expédition, mais accomplissez également ce travail plus rapidement et avec moins d’erreurs. En particulier dans le cas des factures récurrentes, un énorme gain de temps peut être réalisé comme le montre l’exemple de l’Association Thun-Thunersee Tourismus (TTST) : avant la numérisation des processus, les collaborateurs de TTST établissaient manuellement toutes les factures des membres, à l’aide d’un modèle et à partir d’un fichier Excel. Ils les imprimaient ensuite, les mettaient sous pli, les affranchissaient et les apportaient au bureau de poste.

Aujourd’hui, cela s’effectue de manière entièrement automatique et avec un emploi minimal de ressources : les cotisations sont établies et gérées dans le logiciel de gestion Sage 50 Extra Commerce, enregistrées sous forme de fichier PDF et, pour la plupart, adressées aux membres par courrier électronique directement à partir de l’application. Ce qui auparavant nécessitait plusieurs jours de travail et un processus de recopiage délicat à partir d’une douzaine de listes Excel s’effectue désormais en quelques heures.

Contrôle rapide et correct des débiteurs

De manière similaire, le contrôle des débiteurs se faisait auparavant au moyen de divers documents et listes. Il était par exemple nécessaire de procéder à des recherches manuelles pour parvenir à savoir qui avait déjà payé une facture ou quels étaient les montants encore dus. Aujourd’hui, grâce au stockage central des données dans le Cloud, le logiciel offre à tout moment une vue d’ensemble rapide et fiable. Cette procédure est non seulement plus rapide, mais elle présente également un taux d’erreur beaucoup plus faible.

Une autre fonction utile est l’information intégrée sur la solvabilité : avant la facturation ou la livraison, vous pouvez recourir à un service approprié, tel que proposé par Collecta et intégré dans Sage 50 Extra et Sage 200 Extra, pour obtenir des renseignements sur la solvabilité des clients. Lorsqu’un identifiant de solvabilité a été saisi dans le logiciel, un contrôle de solvabilité peut être lancé en cliquant sur le symbole représentant une ampoule. Le contrôle s’effectue à travers le portail web de Collecta, où un enregistrement est requis pour l’utilisation de ce service. Le résultat est directement affiché dans l’application sous la forme d’une ampoule de couleur. Le vert signifie : « Bonne solvabilité » ; le jaune signifie : « Solvabilité avec réserves, prudence » ; le rouge signifie : « Mauvaise solvabilité ». Des informations détaillées peuvent être consultées dans la fenêtre de contrôle de la solvabilité.

Contrôle sur les liquidités

Avec Sage 50 Extra, vous pouvez par exemple également gérer par voie numérique les comptes de trésorerie dans la comptabilité, et économiser du temps en ne recourant plus aux relevés de compte analogiques. Le logiciel offre par ailleurs une plus grande transparence en termes de liquidités et permet d’automatiser les processus en aval. Pour obtenir, par exemple, un aperçu de l’état actuel de vos liquidités, tous les comptes bancaires doivent être rapprochés avec la comptabilité, ce qui constitue un long et pénible processus sans un logiciel de gestion approprié : plusieurs systèmes d’e-banking doivent être consultés et les données saisies manuellement, ce qui comporte un risque d’erreurs élevé par rapport à un rapprochement automatique par logiciel.

Le logiciel de gestion approprié

Pour le rapprochement automatique des comptes bancaires, le logiciel de comptabilité doit pouvoir communiquer de manière fluide avec toutes les solutions bancaires en ligne de l’entreprise. Les solutions Sage en sont parfaitement capables. Bien entendu, les solutions Sage actuelles sont conformes à la norme ISO-20022 et prêtes pour l’émission de factures QR. Depuis le 30 juin 2020, les nouvelles factures QR peuvent en effet être établies et envoyées aux clients. Avec l’application Sage Center, Sage propose sa propre application gratuite pour scanner facilement les factures QR sans nécessité d’aucun équipement supplémentaire. Avec rapidité et précision, l’application transfère toutes les informations importantes directement vers le logiciel Sage, où elles peuvent être traitées numériquement.

Pour les professionnels et les débutants

Les solutions Sage augmentent l’efficacité des entreprises grâce à l’automatisation et à la numérisation des processus, réduisant ainsi les coûts. C’est ce qui ressort également du test complet et indépendant mené par le portail pour fiduciaires treuhand-suche.ch, qui a procédé à la comparaison des produits de six fournisseurs de services. Résultat : les deux logiciels de gestion examinés, Sage Start et Sage 50 Extra, couvrent tous les besoins des débutants aussi bien que ceux des utilisateurs chevronnés. Outre le niveau élevé d’automatisation et le support, l’étendue des fonctions des deux solutions Sage a également été positivement soulignée. Sage se démarque également en matière de prix.