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Quel logiciel ERP pour ma PME ?

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Un programme de comptabilité suffit-il, ou doit-il s’agir d’un logiciel de gestion complet ? Lors de l’évaluation du logiciel, la checklist de Sage pour le choix du bon PGI vous aide à vous poser les bonnes questions et à trouver la solution idéale.

Toutes les entreprises ont besoin d’une solution logicielle pour la gestion administrative. Mais les exigences envers une telle application varient beaucoup selon la taille et le secteur d’activité. Si une solution simple dotée d’un logiciel de gestion des salaires est à peu près suffisante dans une petite PME, dans les grandes entreprises il est toutefois nécessaire de pouvoir effectuer numériquement des tâches étendues en matière de gestion financière et du personnel. Peut-être faut-il également intégrer dans le système d’autres domaines et activités tels que la gestion des stocks, la gestion des commandes, l’enregistrement des performances et des temps de travail, un système de gestion des documents ou encore la gestion des clients et des contacts.

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La numérisation est souvent la bonne stratégie

Pour de nombreuses PME, un simple programme de comptabilité n’est pas toujours suffisant. Même dans les petites entreprises, de plus en plus de processus sont traités de manière numérique, à l’aide d’une solution PGI. Lors de l’évaluation d’une solution logicielle appropriée, il convient de prendre en compte les processus importants à l’heure actuelle, mais aussi les exigences futures prévisibles. La solution doit-elle par exemple offrir la possibilité d’effectuer le décompte de la TVA, d’établir des factures et des bons de livraison ou encore de réaliser la clôture annuelle des comptes ? La checklist PGI de Sage vous guide vers votre objectif en répondant à ces questions et à d’autres.

En règle générale, plus vous effectuez de tâches avec le logiciel de comptabilité ou le PGI, plus les avantages en termes d’économies de temps et de coûts sont importants. En particulier avec la gestion numérique des salaires, y compris la saisie des déductions et le calcul des jours de congé ou des commissions, vous pouvez économiser beaucoup de travail administratif et de paperasse. Celle-ci comprend également la procédure uniforme de communication des salaires (PUCS) et l’envoi numérique des fiches de salaire. Il est important que les données relatives aux salaires et au personnel soient disponibles au sein du même système, ou que les différentes solutions logicielles soient en mesure d’interagir les unes avec les autres. En cas de collaboration étroite avec un fiduciaire, il peut être avantageux que les deux parties utilisent la même solution logicielle.

Taille de l’entreprise et pérennité

Des critères tels que les processus internes et les dépendances vis à vis des systèmes informatiques existants constituent également des points importants pour l’évaluation de votre logiciel. Afin de prendre en compte tous les besoins spécifiques de votre entreprise, il est utile de scruter en profondeur les exigences en fonctionnalités d’une future solution logicielle. Les critères importants sont le nombre de collaborateurs, le savoir-faire existant au sein de l’entreprise et la complexité des processus à traiter. Alors qu’une jeune entreprise en pleine croissance peut être satisfaite d’un logiciel standard immédiatement disponible, une entreprise de taille plus importante aux processus complexes peut avoir besoin d’une solution logicielle taillée sur mesure. Un autre aspect à envisager est le type de stockage des données : doit-il s’agir d’une installation locale, d’une solution hébergée dans le Cloud ou d’une solution hybride ?

En laissant ouvertes autant d’options que possible pour l’avenir lors de l’évaluation du logiciel de gestion, l’entreprise sera prête au mieux en vue de son développement futur. Un logiciel surdimensionné n’a toutefois guère de sens pour une petite entreprise, car sa complexité et ses coûts sont inutilement élevés. La solution peut donc être un système modulaire pouvant être mis à niveau, ou une solution permettant de se connecter à d’autres solutions logicielles. Cela est par exemple le cas de Sage 50 Extra, qui utilise une approche Best of breed avec une architecture ouverte permettant des interfaces avec des solutions tierces.

Une approche systématique du choix du logiciel est payante à long terme. La checklist PGI de Sage vous aide lors de l’évaluation. Sage propose également un atelier destiné à accompagner individuellement les entreprises lors de l’évaluation. Une fois que le choix d’un PGI a été fait, les étapes suivantes consistent à planifier et à introduire le nouveau système. Celles-ci comportent diverses embûches auxquelles il convient de prêter attention. Vous trouverez d’autres conseils sur l’évaluation et l’introduction d’un nouveau PGI dans notre article de blog intitulé «Introduction d’un PGI : comment bien faire les choses».

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