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Une assistance sous pression

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Le coronavirus oblige de nombreuses entreprises à introduire la réduction de l’horaire de travail, provoquant ainsi une certaine confusion au sein des services de comptabilité. En ces temps difficiles, le Support de Sage et Professional Services apportent concrètement leur aide à leurs clients, par des conseils et des actes.

La crise actuelle liée au coronavirus n’a pas uniquement un impact sur notre vie privée, elle met également les entreprises suisses sous pression. Afin de limiter autant que possible les dommages économiques et de préserver les emplois, celles-ci font appel à la réduction de l’horaire de travail, de manière plus marquée que jamais. Cela permet aux entreprises de réduire le temps de travail de leurs collaborateurs ou même de cesser complètement leur activité, tandis que la caisse d’assurance chômage prend en charge une partie des coûts salariaux. Dans le cadre de l’actuelle pandémie de coronavirus, la Confédération a introduit une procédure simplifiée pour le préavis de réduction de l’horaire de travail, et a fait passer les fonds de la caisse d’assurance chômage à 8 milliards de francs.

Aussi utiles que ces mesures soient pour les entreprises suisses, le traitement de la réduction de l’horaire de travail s’avère difficile d’un point de vue comptable. Les équipes du Support et des Professional Services de Sage ont été significativement affectées par cette situation. « La crise du coronavirus a été pour nous la source d’une charge de travail extraordinaire », se souvient Petra Wespi, Team Manager Customer Support Payroll auprès de Sage, en évoquant cette période agitée. « S’il s’était agi de décomptes normaux de réduction de l’horaire de travail, la tâche aurait été facilement gérable. En raison toutefois de la nouvelle réglementation fédérale suite au coronavirus, laquelle a par ailleurs connu plusieurs modifications au cours des derniers mois, nos clients et nous-mêmes avons été soumis à une forte pression ». À cette occasion, toutes les compétences des départements du Support salaires et des Professional Services ont été réunies : les collaborateurs des deux départements étaient en contact encore plus étroit que d’habitude, et discutaient chaque modification de la part de la Confédération.

Une assistance allant de l’inscription au décompte

Dans le cadre de la procédure simplifiée, les inscriptions et les versements au titre de la réduction de l’horaire de travail ne sont plus effectués de manière individuelle pour chaque salarié concerné, mais sous forme agrégée pour l’ensemble de l’entreprise. Cela réduit certes la charge de travail des autorités compétentes dans l’examen des demandes, mais a considérablement compliqué la comptabilisation correcte pour chaque collaborateur. Cela est particulièrement vrai lorsque des commissions et autres indemnités doivent aussi être prises en compte. Dans ce cas, le Support de Sage et les Professional Services ont offert leur assistance aux entreprises concernées. Ils ont dû à cette occasion constater par eux-mêmes combien la comptabilisation correcte de la réduction de l’horaire de travail due au coronavirus est délicate : « Encore maintenant beaucoup d’incertitudes subsistent, qui viendront nous donner du fil à retordre à la fin de l’année », déclare Petra Wespi.

 Petra Wespi, Team Manager Customer Support Payroll, Sage Schweiz

Petra Wespi, Team Manager Customer Support Payroll, Sage Schweiz

Mais ce ne sont pas seulement les questions liées à la comptabilité des salaires qui ont tenu l’équipe du Support de Sage en haleine : surtout au début de la crise, la question de la réduction de l’horaire de travail était si pressante pour les entreprises que les lignes téléphoniques des caisses d’assurance chômage en étaient complètement saturées. Pour cette raison, les PME concernées adressaient leurs questions administratives directement à Sage. L’équipe du Support de Sage a rapidement pris les dispositions nécessaires pour faire face : lorsqu’il est devenu évident que de plus en plus d’entreprises devraient faire appel à la réduction de l’horaire de travail, les collaborateurs du Support se sont penchés sur la procédure d’inscription et sur les questions générales relatives à la réduction de l’horaire de travail ; ils ont également rédigé des documents que les clients pouvaient consulter dans la base de connaissances : pour commencer, qu’est-ce que la réduction de l’horaire de travail ? Comment et où en soumettre la requête ? Où puis-je trouver le formulaire de décompte ? Ainsi, Sage était toujours en mesure de répondre à ces questions.

Une reconnaissance perceptible

Bastian Schmidig, Head of Professional Services chez Sage, a également ressenti les besoins accrus de support de la part des clients : « La situation actuelle est exceptionnelle, les gens étaient et sont encore nerveux, car bien entendu des craintes existentielles apparaissent ». Les Professional Services de Sage conseillent et soutiennent les clients dans l’extension de systèmes existants et des solutions Sage. Ce savoir-faire est et était particulièrement demandé en lien avec le coronavirus et la réduction de l’horaire de travail, où les fonctions correspondantes devaient en partie être implémentées. L’équipe a fourni une assistance intensive à environ 140 clients au cours de cette période. Selon M. Schmidig, cette expérience s’est avérée positive, malgré les circonstances difficiles : « Nos clients étaient souvent inquiets en raison de cette situation extraordinaire, et la reconnaissance qu’ils nous ont manifestée en était d’autant plus belle. Pour moi et pour nos collaborateurs, de telles expériences ont été une source de motivation précieuse ».

Bastian Schmidig, Head of Professional Services, Sage Schweiz

Bastian Schmidig, Head of Professional Services, Sage Schweiz

Ces entreprises auraient-elles pu faire face à cette situation difficile sans le soutien de Sage ? Pour Bastian Schmidig, il s’agit en fin de compte toujours d’une question de coûts d’opportunité ; « Les clients auraient dû investir trop de leur précieux temps », ajoute-t-il. « Après tout, l’objectif principal des clients n’était pas d’effectuer les décomptes de la réduction de l’horaire de travail, mais de sauver leur entreprise ainsi que les emplois. Nos collaborateurs du Support et des Professional Services ont été en mesure de les aider dans la comptabilité des salaires afin qu’ils puissent se concentrer pleinement sur leur cœur de métier ». Entre-temps, les choses se sont quelque peu calmées auprès du Support de Sage et des Professional Services. Petra Wespi et Bastian Schmidig ne sauraient dire avec exactitude combien d’heures supplémentaires les deux équipes ont accompli au cours des derniers mois. L’important est d’avoir pu aider les clients, et tous deux expriment leur reconnaissance pour le dévouement inlassable de leurs équipes : « Je tiens à remercier nos collaborateurs pour leur engagement et leur ambition. Ils ont réussi une excellente performance », déclare M. Schmidig. Et Petra Wespi ajoute : « Un grand merci à nos collaborateurs. Pour leur dévouement, pour le fait qu’ils aient pris le temps de s’occuper de nos clients malgré la forte pression et les nombreuses requêtes, et qu’ils soient toujours restés cordiaux. Chapeau ! »

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