Lecture en cours

Lecture en cours

Numérisation dans les PME : salaires et communication des salaires

Retour aux résultats de recherche

Vous souhaitez gérer votre entreprise de manière efficace et économe en ressources ? Utilisez un logiciel approprié et numérisez vos processus d’entreprise. Troisième partie de notre série sur la numérisation : Les processus liés à la gestion des salaires.

La numérisation de la gestion des salaires offre un grand potentiel en vue de rendre les processus plus efficaces. Vous pouvez économiser beaucoup de temps et de ressources dans le décompte des salaires en établissant et en envoyant ceux-ci par voie électronique. De même, les versements de salaires effectués au moyen de logiciels de gestion et de services bancaires en ligne apportent des simplifications majeures par rapport au traitement analogique. Enfin, vous pouvez procéder à la communication des salaires aux assurances sociales et aux autorités plus rapidement et plus facilement grâce à des processus guidés et automatisés.

Envoi des décomptes de salaire

L’établissement numérique des décomptes de salaire et leur envoi aux collaborateurs présentent l’avantage de réduire les tâches administratives et la paperasserie. Au lieu de l’envoyer par la poste, vous pouvez soit rendre ce document confidentiel disponible via le réseau interne de l’entreprise, soit l’envoyer par courrier électronique. Cette dernière méthode nécessite au minimum l’utilisation d’un envoi protégé par mot de passe à partir du logiciel de salaires, ou une protection plus étendue encore par exemple avec IncaMail. Ce système garantit que les données sont cryptées et transférées avec authentification. La sécurité des données est ainsi plus élevée que lors de l’envoi en format papier.

L’exemple de l’entreprise d’emballage Dividella illustre le potentiel d’une telle solution : les collaborateurs ne doivent plus imprimer, mettre sous pli et envoyer les fiches de salaire, mais peuvent les établir, les modifier et les envoyer d’un simple clic à partir du logiciel. Rien qu’en passant au décompte des salaires numérique pour ses quelque 150 collaborateurs, l’entreprise économise chaque mois une demi-journée de travail.

Le logiciel de salaires accroit l’efficacité

Un logiciel de salaires est un outil très utile qui fait gagner du temps sur l’ensemble du processus de paie, ce qui permet de réaliser des gains d’efficacité et d’économiser des ressources – et ce non seulement pour les PME de grande taille. Le logiciel de salaire est avantageux dès le premier employé. Après tout, une comptabilité des salaires correcte est un processus complexe qui nécessite souvent plusieurs étapes et présente donc aussi des sources d’erreur. Le traitement automatique par le logiciel de salaires présente des avantages évidents, notamment pour le calcul des commissions et des indemnités pour le travail par roulement.

L’exemple d’Arthur Weber SA illustre à quel point le potentiel d’économie peut être important : le groupe Arthur Weber se compose de plusieurs entreprises, dont des filiales et des joint-ventures. Le paiement efficace et sans erreur des salaires des quelque 600 employés est une condition importante pour une gestion sans accroc. À cette fin, l’entreprise utilise Sage 200 Extra Personnel, y compris la procédure uniforme de communication des salaires (PUCS). La gestion des salaires mensuels et horaires, en particulier, y est très efficace : alors qu’auparavant les collaborateurs responsables devaient saisir les données manuellement et y consacraient une demi-journée, ils sont aujourd’hui en mesure d’effectuer ce travail en dix minutes – y compris la vérification que tout est correct

La communication des salaires, complexe, devient facile

Toutes les entreprises suisses sont tenues par la loi de communiquer régulièrement les données salariales de leurs employés à divers organismes tels que les caisses de compensation, les assureurs, les administrations fiscales cantonales ou l’Office fédéral de la statistique. Le traitement électronique par PUCS (Procédure uniforme de communication des salaires) permet de gagner énormément de temps dans cette tâche. Avec la norme salariale suisse PUCS de Swissdec, les entreprises peuvent transmettre numériquement leurs données salariales directement depuis leur système aux autorités et aux assurances sociales, et ainsi réduire au minimum le travail administratif nécessaire à cette déclaration des salaires.

Gagnez également du temps au niveau de l’impôt à la source : chez Arthur Weber SA, de nombreux employés étrangers travaillent dans plusieurs succursales dans différents cantons. Cela requiert différents formulaires pour l’impôt à la source, qui doivent être remplis avec les données personnelles et relatives au salaire de chacun de ces collaborateurs. Sans support logiciel, les données sur les salaires pour les assurances sociales et pour chaque autorité devaient être traitées séparément. Auparavant, les collaborateurs devaient consacrer une journée entière à ce travail, aujourd’hui une personne le fait en une demi-heure.