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N’oubliez ainsi plus aucune quittance

Ne plus collectionner les quittances, ne plus jamais empiler les reçus, ne plus oublier de frais: avec la saisie numérique de documents, vous économisez du temps et évitez un travail fastidieux.

Afin de ne plus oublier les décomptes et les écritures pour frais encourus, ceux-ci doivent être saisis de manière minutieuse. Il n’y a qu’ainsi qu’ils peuvent, plus tard, faire l’objet d’un remboursement et être intégrés à la comptabilité. Ceci est toutefois plus vite dit que fait, car collectionner et conserver des quittances, tickets et reçus peut en effet facilement faire l’objet d’un oubli. Pour de nombreux entrepreneurs ou collaborateurs, conserver les quittances lors de chaque achat ou consommation constitue par ailleurs une tâche fastidieuse.

Utiliser l’application au lieu de conserver les documents

La chose s’accomplit de manière plus simple et rapide lorsque l’on saisit tous les documents à travers l’application Sage Capture dès leur réception. Il suffit pour cela de photographier les documents avec le smartphone à travers l’application et d’y ajouter un commentaire, afin de les conserver dans l’archive de documents basée sur le Cloud. Avec ceci, la comptabilisation n’est toutefois pas encore accomplie : celle-ci devra être effectuée dans la comptabilité.

Les documents photographiés ne sont pas uniquement sauvegardés sur le smartphone, ils sont automatiquement transmis à Sage Start grâce à l’intégration d’Office 365. Ils peuvent par la suite être comptabilisés par les utilisateurs ou le fiduciaire. Le prérequis est l’emploi d’Office 365 Business Premium, afin d’assurer la synchronisation avec le Cloud.

Comme archive et comme simplification

Grâce aux documents photographiés, ceux qui ne tiennent pas eux-mêmes la comptabilité facilitent la comptabilisation au fiduciaire. D’une part, tous les détails importants sont indiqués sur la photo, d’autre part il n’est plus nécessaire d’envoyer les quittances ou les copies par la poste au fiduciaire, ou de conserver les pièces uniques durant de longues périodes. De cette manière, l’on épargne non seulement de l’argent et du temps, mais l’on constitue dans le même mouvement une archive dans laquelle les quittances de frais peuvent être retrouvées à tout moment.

Outre les tickets et les quittances générés en déplacement, lors de visites à des clients ou de voyages d’affaires, l’application peut également servir à la saisie de la recette journalière d’une caisse enregistreuse. Tous les documents peuvent ainsi être sauvegardés de manière numérique, de sorte à ce que rien ne soit oublié ou perdu.

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