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Stratégie pour la numérisation dans les PME – Partie 1 : La préparation

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Pour mener à bien la numérisation dans une PME, il faut une stratégie. Voici quatre conseils pour se préparer à la transformation numérique.

Les avantages de la numérisation sont incontestables. Mais quelles sont les conditions préalables pour qu’elle réussisse également dans votre entreprise ? Comment se préparer à cette étape décisive pour l’avenir ? Au lieu d’introduire arbitrairement diverses mesures et de se lancer, une stratégie numérique adaptée à votre PME est nécessaire. Cependant, il est souvent difficile de déterminer de quoi est faite la stratégie numérique d’une entreprise. Dans notre article de blog en deux parties, nous exposons la manière de laquelle aborder et mettre en œuvre la numérisation. Dans la première partie, nous nous concentrons sur les préparatifs de la stratégie numérique.

1. La question du «Pourquoi ?» et du «Quand ?»

Des processus plus efficaces, une productivité accrue, des collaborateurs motivés, des coûts réduits : les nombreux avantages avérés de la numérisation répondent déjà suffisamment à la question du « Pourquoi ? ». Néanmoins, il est utile d’examiner d’abord ce que pourrait être la numérisation dans votre propre entreprise. Quels avantages des processus numérisés peuvent-ils offrir concrètement ? Essayez de répondre aux questions suivantes en vous basant sur votre expérience :

  • À quoi ressemblera la situation lorsque les employés travailleront ensemble dans le Cloud ? Quels avantages en résulteront ? Quels sont les problèmes existants qui seront ainsi éliminés ?
  • Quels sont les avantages d’une boutique en ligne ? Quels sont les avantages lorsque les processus de commande ne sont plus principalement effectués par téléphone, fax ou e-mail et gérés à l’aide d’une liste Excel, mais sont dans une certaine mesure gérés par les clients eux-mêmes ?
  • Une aide numérique, telle qu’une section FAQ sur le site web ou un chatbot, pourrait-elle répondre aux questions typiques et fréquentes des clients tout en simplifiant le processus de réponse ?
  • Où et comment le service de distribution doit-il continuer à être un interlocuteur disponible pour les activités de conseil ?
  • Quels avantages présentent les nouveaux processus, flux de travail et modèles d’activité rendus possibles par la numérisation ?

Ces considérations préliminaires et d’autres similaires facilitent l’entrée dans la transformation numérique, et fournissent des réponses à la question de savoir dans quel domaine de l’entreprise la numérisation peut être mise en œuvre le plus facilement, ou dans lequel elle apportera les plus grands gains d’efficacité. En règle générale, la numérisation n’est plus un sujet réservé à l’industrie technologique. Elle concerne toutes les entreprises et organisations.

La réponse au « Quand ? » est rapide et sans ambiguïté : attendre n’est pas la meilleure option si vous ne voulez pas être distancé par la concurrence. La pandémie de coronavirus, en particulier, a montré que les entreprises bien positionnées sur le plan numérique peuvent généralement réagir plus rapidement aux changements inattendus que les entreprises dont le niveau de maturité numérique est moindre. Une entreprise est avantagée lorsque, par exemple, elle peut à tout moment organiser des réunions par vidéoconférence avec les clients, lorsque les collaborateurs peuvent facilement passer au télétravail ou encore lorsque les clients peuvent faire des achats non seulement dans le magasin physique, mais aussi dans la boutique en ligne. Les entreprises ayant un niveau élevé de maturité numérique sont donc mieux armées pour résister aux mesures restrictives, et également pour gérer plus facilement le redémarrage après la crise.

2. Désignez un responsable du numérique, et tâchez d’acquérir de l’expertise

La numérisation de l’entreprise ne se fait pas de manière accessoire. Pour réussir, vous devez lui accorder toute votre attention dès la première étape. C’est pourquoi la transition vers des processus d’entreprise numérisés et l’utilisation des nouvelles technologies ne doivent pas constituer un projet annexe ou secondaire. La responsabilité en incombe à la direction, qui si possible désigne un responsable du numérique dans l’entreprise, par exemple en tant que CDO (Chief Digital Officer). Il est alors judicieux de confier cette tâche à une personne qui, au cours de sa carrière professionnelle, a déjà numérisé une entreprise ou bien des départements individuels, et qui dispose des compétences nécessaires dans les technologies de l’information.

Lorsque les compétences numériques nécessaires font défaut au sein de l’entreprise, il en vaut la peine d’engager des spécialistes ou de faire venir cette expertise de l’extérieur. Lors du recours à des consultants externes, assurez-vous qu’outre le savoir-faire numérique requis ils ont également une compréhension suffisante de votre coeur de métier, de votre secteur d’activité et de vos clients.

 

3. Penser de manière holistique et impliquer tout le monde

Ce serait une erreur de considérer la numérisation comme une question relevant uniquement du département informatique ou du marketing. En effet, la numérisation touche l’ensemble de l’entreprise, car lorsque les processus analogiques actuellement accomplis à l’aide de nombreux documents papier sont transformés en processus et flux de travail purement numériques, cela aura un impact sur de grands pans de l’entreprise. Il est donc important d’impliquer dès le début tous les départements et tous les collaborateurs dans les réflexions stratégiques préliminaires. Une équipe centrale composée de représentants de tous les secteurs de l’entreprise, tels que le marketing, les ventes, l’équipe produits, etc., garantit que toutes les compétences et les points de vue soient pris en compte lors de la planification des différentes étapes de la numérisation.

4. Motiver les collaborateurs, et faire de certains d’entre eux des ambassadeurs du numériques

La numérisation passe naturellement par la technologie et les logiciels. Toutefois, ces facteurs techniques ne peuvent déployer leur potentiel que si les personnes concernées sont également impliquées. Le Cloud ne sert par exemple pas à grand-chose si les collaborateurs ne l’utilisent pas. Ou encore, un nouvel outil de projets efficace n’apporte guère plus d’efficacité s’il reste inutilisé, et si les membres de l’équipe n’organisent pas les projets en utilisant la nouvelle plateforme numérique à leur disposition.

Chaque entreprise compte des employés ouverts aux technologies numériques et d’autres plus réticents à l’égard du changement technologique. La bonne stratégie consiste donc à faire participer les collaborateurs les plus férus de numérique au démarrage du processus de numérisation. Ceux-ci peuvent ensuite jouer le rôle d’ambassadeurs dans leur départements respectifs, et assister les autres. Ils créent ainsi un état d’esprit ouvert à la numérisation. À long terme, cependant, tous les collaborateurs devraient travailler et penser numériquement. Dès que les premiers changements positifs se manifestent dans la pratique, par exemple par des gains de temps, une plus grande satisfaction des clients ou des simplifications dans la routine de travail quotidienne, il devient plus facile de convaincre les collègues sceptiques.

Conclusion : une réflexion préliminaire engage la numérisation sur la bonne voie

Posez les bonnes questions, regroupez les compétences nécessaires et réunissez les bonnes personnes pour assurer dès le départ le succès de la numérisation. De cette façon, celle-ci ne deviendra pas une fin en soi, mais une véritable aide concrète. Vous découvrirez comment procéder à sa mise en œuvre dans l’article : «Comment une stratégie du numérique se met-elle en place ? Partie 2 : La mise en œuvre».

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