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Travail flexible : conseils et astuces pour que les situations exceptionnelles ne paralysent pas votre entreprise

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En ces temps où le coronavirus (Sars-CoV-2) tient le monde en haleine, la planification d’urgence dans les entreprises prend un tout autre sens. Il est donc grand temps de repenser les procédures, les règlements et le travail des collaborateurs. Dans cet article, nous vous exposons comment parvenir à un travail flexible réussi en utilisant les moyens de communication modernes ainsi que les technologies numériques, et fournissons des conseils sur des outils utiles.

En principe, les entrepreneurs devraient toujours avoir un plan B en réserve. Après tout, les crises les plus diverses peuvent entraîner une entreprise dans des turbulences menaçant son existence. Il est donc d’autant plus important de prendre des dispositions pour les situations d’urgence. Les situations de crise peuvent en effet être bien mieux maîtrisées lorsque l’on y est préparé.

Afin d’atténuer l’impact économique du coronavirus en Suisse, le Conseil fédéral a adopté un vaste train de mesures. (Source : communiqué de presse du Conseil fédéral, 20.03.2020). Entre autres choses, l’extension et la simplification de la réduction de l’horaire de travail y ont été décidées.

Avec le Cloud, les entreprises continuent à assurer leur fonctionnement

Afin de réduire la charge pour leur entreprise et la maintenir en activité, de nombreux responsables et directeurs d’entreprise ont la possibilité de serrer la vis à divers endroits. Mot-clé : le travail flexible. Les technologies Cloud permettent aux employés de travailler confortablement depuis leur domicile, par exemple à titre de précaution pour éviter une éventuelle contagion. Cela présente de nombreux avantages dans tous les domaines : l’équipe des finances a par exemple à tout moment accès au logiciel de comptabilité. Elle peut gérer les flux de trésorerie et la facturation même lorsqu’elle n’est pas présente au bureau. Bien entendu, tous les secteurs de l’entreprise ne peuvent pas être transférés vers la maison. Dans des situations exceptionnelles telles que celle que nous connaissons actuellement, le travail à domicile offre toutefois des leviers efficaces pour réduire le nombre d’employés travaillant sur site, et empêcher ainsi la propagation du virus.

Travail flexible : agir de manière souple non seulement en temps de crise

Indépendamment de cela, le travail flexible présente également de nombreux avantages : selon une étude de MindMetre Research, 82 % des salariés déclarent ainsi être plus productifs, et 58 % des personnes interrogées déclarent que la satisfaction au travail s’en trouve augmentée. Il vaut donc la peine d’investir dans la flexibilité du lieu de travail. Les conseils suivants peuvent vous y aider :

Conseil 1 : débuter petit

Tout d’abord, examinez les secteurs de l’entreprise où le travail à domicile ou le télétravail peuvent aisément être mis en œuvre. Une première étape pourrait être de lancer le Cloud computing. L’avantage en est que les données y sont accessibles de n’importe où et à tout moment. Ainsi, les salariés peuvent travailler quand et d’où nécessaire.

Conseil 2 : employer les outils appropriés pour le travail flexible

Le travail flexible ne se limite toutefois pas à un accès sans entraves aux données. Afin que la collaboration entre collègues et avec les clients fonctionne, il est indispensable d’utiliser les technologies modernes. Grâce à des outils numériques tels que la vidéoconférence ou les services de messagerie, la collaboration virtuelle entre collaborateurs, partenaires et clients peut être organisée sans effort. Les technologies du domaine de la communication et de la collaboration unifiées en constituent la base. Elles assurent le bon fonctionnement de la collaboration virtuelle. Voici un aperçu des outils les plus importants :

  • Blogs et Wikis
    Les blogs et les wikis rendent les connaissances collectives systématiquement accessibles aux autres. Tandis que les équipes de projet virtuelles peuvent par exemple documenter l’avancement de leurs travaux sur des blogs, les wikis conviennent à la création de manuels, de glossaires d’entreprise ou à l’explication de processus et de structures d’entreprise importants.

Exemples : MediaWiki, Pmwiki, MoinMoin, Google Sites, DokuWiki, Twiki, Wikidot, Wikispaces

  • Messageries instantanées
    Les messageries instantanées comblent la lacune entre le téléphone et le courrier électronique et permettent l’échange de données et de documents en temps réel, ainsi que la saisie en un seul coup d’œil des informations des autres membres de l’équipe.

Exemples : Jabber, BigAnt, Google Hangouts, Yahoo Messenger, Skype, Slack, HipChat, eBuddy, ICQ

  • Applications Office et Business
    Les applications Office et Business sont des solutions pour les processus administratifs et les solutions d’entreprise. L’on peut par exemple citer Office 365, qui complète des applications bureautiques familières telles que Word et Excel par des outils permettant une meilleure collaboration dans le Cloud. Les solutions d’entreprise et les ERP sont aujourd’hui également disponibles de manière flexible dans le Cloud, bien que les petites entreprises aient tendance à préférer les logiciels de comptabilité et de salaires.

 

  • Mindmapping
    Le Mindmapping aide les équipes virtuelles à rassembler des idées et à les structurer clairement. Tout le monde n’est pas spontanément créatif. Grâce au mindmapping collaboratif, les suggestions peuvent être collectées et évaluées indépendamment du temps et du lieu. Quiconque ayant une idée qui lui passe par la tête peut simplement l’inscrire en ligne dans le mindmap.

Exemples : MindMeister, SpicyNodes, Mind42, Creately

  • Outils de gestion de projet
    Les outils de gestion de projet offrent un moyen facile de gérer professionnellement les projets, les équipes, les tâches, les rendez-vous et les documents, ainsi que d’organiser efficacement les équipes de travail.

Exemples : Office 365, Trello, Basecamp, Projectplace

  • Partage d’écrans, de dossiers et d’applications
    Le partage d’écrans, de dossiers et d’applications est utilisé pour transférer du contenu vers un ou plusieurs autres ordinateurs. Tandis que le partage d’écran ne partage que l’image de l’écran (par exemple sous la forme d’une présentation), le partage de fichiers et d’applications permet à plusieurs participants d’utiliser simultanément ces fichiers ou programmes.

Exemples : Team Viewer, Chrome Remote Desktop, Skype, Office 365, Dropbox, Ge.tt, WeTransfer, Firefox Send, Google Docs, Zoho Docs

  • Les réseaux sociaux d’entreprise
    Les réseaux sociaux d’entreprise mettent en réseau les employés à la manière d’un Facebook interne à l’entreprise, rationalisent et intensifient les processus de communication et favorisent l’échange entre équipes virtuelles.  Des experts peuvent être trouvés rapidement et les connaissances de l’entreprise gérées de manière ciblée.

Exemples : Yammer, Stackfield, Swabr

  • Plateformes de communication, conférence audio et vidéo
    Les plateformes de communication et de conférence audio et vidéo créent la base d’une collaboration efficace et indépendante du lieu. Les collaborateurs sont informés et impliqués. En plus de la communication par chat, il est possible d’échanger des documents et de planifier des tâches. Les réunions peuvent être organisées de manière ponctuelle, indépendamment du lieu et de l’heure, et les déplacements chronophages peuvent ainsi être réduits.

Exemples : Office 365, Skype for Business, iMeet, WebEx Meetings, Google Hangouts

Conseil 3 : inclure les collaborateurs dans la démarche

Invitez vos employés à emporter tous les soirs à la maison leur ordinateur portable, leur tablette et leur téléphone portable de travail. De cette façon, chacun est bien équipé au cas où, sans préavis, les portes de l’entreprise devaient rester closes.

Conseil 4 : une communication ouverte

En temps de crise, une communication ouverte est plus importante que jamais. Non seulement envers le personnel, mais également envers les clients et les fournisseurs. Par conséquent, restez en contact permanent avec vos collaborateurs. Informez-les régulièrement des développements en cours, en particulier lorsqu’ils travaillent à domicile. Vous évitez ainsi les mauvaises humeurs dues à une mauvaise information. L’utilisation des outils UCC modernes est ici particulièrement appropriée. Par ailleurs, lorsque les clients sont informés des problèmes potentiels à un stade précoce, il peut être possible de renégocier le volume des commandes, les conditions et les dates de livraison.

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