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Production de fromage et commerce de gros : numérique, efficace et sans papier

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En tant que producteur de fromage, le groupe Walker exploite sa propre fromagerie de montagne et, en tant que grossiste, il approvisionne les hôtels, restaurants et grandes cuisines au moyen d’une logistique raffinée. Grâce à une solution logicielle innovante de Sage, le groupe Walker travaille de manière plus efficace, plus rentable et plus transparente que jamais, et ce même en télétravail.

Le groupe Walker est un producteur et grossiste de fromage valaisan riche en tradition. Fondée en 1956 dans un appartement de 3,5 pièces, l’entreprise s’est d’abord concentrée sur l’importation de fromage, puis sur la distribution de fromage et de denrées alimentaires du Valais aux stations touristiques alpines, aux hôtels, aux hôpitaux ou aux grands chantiers tels que celui de la Grand Dixence. Avec l’acquisition d’un commerce de fruits et légumes, d’autres produits sont venus s’y ajouter, et avec la construction de sa propre fromagerie de montagne, le groupe Walker est lui-même devenue producteur de fromage en 1996.

Aujourd’hui, l’entreprise découpe, emballe et vend dans toute la Suisse et à l’étranger environ 600 tonnes de spécialités fromagères valaisannes issues de sa propre production. Le groupe Walker compte désormais 120 employés, achète des marchandises auprès de 150 fournisseurs pour son commerce de gros, gère un stock de jusqu’à 3 000 produits et effectue ses livraisons aux clients avec une ponctualité sans faille. Il est donc facilement imaginable que les dépenses pour la logistique, la vente et l’administration aient fortement augmenté au cours des dernières années.

Sage 200 Walker

Le point de départ : beaucoup de papier et une mauvaise visibilité

« Les livraisons vers des endroits peu accessibles, tels que les hôtels de montagne uniquement accessibles par téléphérique, nécessitent une logistique minutieusement planifiée », explique Roland Steiner, directeur financier du groupe Walker. L’organisation de cette entreprise en pleine expansion est également devenue plus complexe, en particulier lorsqu’il s’est agi de créer de la transparence pour différentes entreprises et domaines d’activité. « Les tâches administratives impliquaient beaucoup de travail manuel, et beaucoup de documents papier passant continuellement de main en main ou étant envoyés par courrier interne, le tout dans un processus lent ». Les derniers temps, il était devenu nécessaire de gérer six mandants différents au sein du système, ce qui avait fini par devenir très pesant.

Comme l’explique Roland Steiner, la solution Sage 50 Extra en service jusque-là avait toujours fait ses preuves, mais avait à présent atteint ses limites. « Ceci, ainsi que le fait qu’aucune connexion directe au système ERP n’était possible, et que la force de vente n’avait pas accès aux données des clients et à la comptabilité débiteurs, nous a amenés à rechercher une nouvelle solution logicielle plus complète. »

Best-of-Breed: des solutions spécialisées d’une seule pièce

En 2019, l’entreprise a décidé de passer à Sage 200 Extra Finances et Personnel. Grâce à l’architecture ouverte de Sage 200 Extra, le groupe Walker peut connecter son logiciel de commande OpaccERP directement à son système de comptabilité. Le système de gestion des documents parfaitement intégré de Docuware vient par ailleurs compléter ce dispositif. En interaction, ces trois solutions logicielles réunissent le meilleur de différentes approches selon le principe « best-of-breed ». « La possibilité d’utiliser conjointement ces trois produits nous procure d’énormes avantages. Nous avons à présent accès aux données clients de notre ERP, en temps réel et de n’importe où, même en déplacement », explique Roland Steiner. « Cela signifie que le personnel de terrain n’a plus besoin de passer des appels téléphoniques ou d’envoyer des courriels pour clarifier le statut des livraisons ou des débiteurs ». Le traitement des documents relatifs aux documents des créanciers est également devenu plus efficace. Alors que par le passé nous avions recours aux bons de commande, factures et reçus, et que le contrôle des factures prenait beaucoup de temps, seules quelques étapes de travail numériques sont maintenant suffisantes, sans perte de temps ».

Sage 200 Walker

Un bond gigantesque en termes de transparence et d’efficacité

Les processus ont été numérisés et sont ainsi également traçables. « Grâce à Docuware, nous avons pu intégrer tous les documents relatifs aux créanciers dans un système numérique de gestion des flux de travail », explique Roland Steiner. La numérisation a permis un bond gigantesque dans l’efficacité. Grâce à la gestion des débiteurs et créanciers avec Sage 200 Extra et Docuware, son entreprise a désormais à tout moment une vue d’ensemble sur l’état d’une facture ou sur le dépassement de la limite de crédit d’un client.

Il est désormais également possible d’avoir un aperçu des chiffres clés actualisés et de procéder en temps réel à des analyses approfondies des données. Les coûts logistiques peuvent par exemple être analysés sur une base ponctuelle et décomposés en postes individuels tels que le stockage, les salaires, les ordres permanents de paiement, le carburant, etc. « Cette transparence nous donne un énorme avantage », déclare M. Steiner. « Nous travaillons dans un environnement hautement compétitif, ce qui rend essentiel que nous puissions à tout moment connaître le niveau de rentabilité des différents secteurs de l’entreprise ».

Trois solutions, un unique interlocuteur

L’implémentation de la nouvelle solution logicielle a requis un travail considérable de la part de l’entreprise, mais cela en a valu la peine. Même si le confinement au printemps 2020 a par moments entraîné un arrêt du travail, les collaborateurs et les partenaires ont entièrement pu s’adapter au passage au nouveau système durant ce temps. « Très vite, nous avons travaillé de manière hautement productive, et ce en télétravail également, ce qui n’aurait guère pu aussi bien fonctionner avec les anciens logiciels et processus ».

Roland Steiner juge très bonne la collaboration avec Sage : « Bien que le système combine trois applications très différentes, nous pouvons à tout moment nous adresser à Sage pour tout problème ou question. Ceci est très pratique et efficace pour nous ». Après une formation de base, les collaborateurs du groupe Walker ont pu procéder eux-mêmes à de nombreux ajustements du système. Le directeur financier est également satisfait du budget : les coûts réels se sont avérés inférieurs à l’estimation, « ce qui est assez rare dans un projet informatique », ajoute-t-il.

Davantage de profits grâce à la numérisation

Le gain de temps est considérable. Roland Steiner en cite quelques exemples : « Nous avons entièrement supprimé l’archivage des documents papier, le contrôle des factures et des prix est environ 30 % plus efficace, le personnel de terrain peut travailler de manière plus indépendante et, enfin et surtout, le maître fromager peut se concentrer entièrement sur le fromage plutôt que sur les factures ». Ajouté à d’autres économies, cela représente dix heures de travail par semaine que l’entreprise peut utiliser pour d’autres activités plus génératrices de profits. « En outre, cela crée également des avantages pour le client », poursuit Roland Steiner, qui s’attend à ce que l’investissement soit amorti en un ou deux ans.

Depuis des décennies, cette entreprise familiale a su montrer qu’elle reste toujours innovante et qu’elle sait intégrer avec succès de nouveaux domaines d’activité, produits et formes de distribution dans ses compétences : que ce soit lorsqu’elle développe une nouvelle fondue fraîche valaisanne, lorsqu’elle facilite de nouvelles collaborations entre l’agriculture et le tourisme ou, enfin et surtout, lorsqu’elle augmente sensiblement son degré de numérisation grâce à une nouvelle solution logicielle, travaillant ainsi de manière plus efficace, durable et tournée vers l’avenir.

Sage 200 Walker

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