{"id":1058,"date":"2017-09-28T18:00:43","date_gmt":"2017-09-28T16:00:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/le-coffre-fort-numerique-un-imperatif-de-la-gestion-des-documents\/"},"modified":"2025-02-19T09:58:13","modified_gmt":"2025-02-19T08:58:13","slug":"le-coffre-fort-numerique-un-imperatif-de-la-gestion-des-documents","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/le-coffre-fort-numerique-un-imperatif-de-la-gestion-des-documents\/","title":{"rendered":"Le coffre-fort num\u00e9rique, un imp\u00e9ratif de la gestion des documents"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tDigitalisation & Tendances<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tLe coffre-fort num\u00e9rique, un imp\u00e9ratif de la gestion des documents\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\tPubli\u00e9 le
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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Christophe\t\t\t\tChristophe Adam<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Depuis le 1er<\/sup> janvier 2017, les entreprises peuvent mettre en place des bulletins de paie \u00e9lectroniques sans avoir \u00e0 recueillir l’accord expr\u00e8s de leurs salari\u00e9s. La loi pr\u00e9cise par la m\u00eame occasion que le salari\u00e9 devra pouvoir consulter ses bulletins de paie num\u00e9ris\u00e9s via un coffre-fort num\u00e9rique depuis son compte personnel d’activit\u00e9 (CPA) g\u00e9r\u00e9 par la Caisse des D\u00e9p\u00f4ts et Consignations et disponible pour chacun \u00e0 l’adresse https:\/\/www.moncompteactivite.gouv.fr. Avec ces \u00e9volutions l\u00e9gislatives s’ouvrent de nouvelles opportunit\u00e9s pour le service RH qui veut gagner en productivit\u00e9 et r\u00e9duire ses co\u00fbts.<\/p>\n\n\n\n

Un coffre-fort num\u00e9rique, qu’est-ce que c’est ?<\/h2>\n\n\n\n

C’est un espace de stockage num\u00e9rique s\u00e9curis\u00e9<\/a>. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de mani\u00e8re informatis\u00e9e. Son acc\u00e8s est limit\u00e9 \u00e0 la personne habilit\u00e9e avec des m\u00e9canismes de s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Concr\u00e8tement comment \u00e7a se passe ?<\/h2>\n\n\n\n

D\u00e8s que le bulletin de paie<\/a> est d\u00e9pos\u00e9 par l’entreprise dans le coffre-fort \u00e9lectronique du salari\u00e9, il re\u00e7oit un email lui indiquant sa disponibilit\u00e9 avec un lien URL pour le consulter en ligne. Il peut alors le visionner directement depuis son ordinateur ou son mobile, apr\u00e8s s’\u00eatre authentifi\u00e9 (identifiant et mot de passe), voire le t\u00e9l\u00e9charger et l’imprimer. Si le salari\u00e9 quitte l’entreprise, il conserve l’acc\u00e8s \u00e0 son coffre-fort.<\/p>\n\n\n\n

Les avantages du coffre-fort num\u00e9rique pour le service RH<\/h2>\n\n\n\n

Du c\u00f4t\u00e9 du service RH, fini les t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e que sont l’impression, la mise sous pli, la distribution manuelle ou postale, et l’archivage des bulletins de paie ! Vous pourrez vous concentrer sur votre c\u0153ur de m\u00e9tier.<\/p>\n\n\n\n

Vous pouvez \u00e9galement disposer d’un espace de gestion de l’ensemble des documents RH<\/a> ou toutes les informations relatives \u00e0 chaque salari\u00e9 sont organis\u00e9es via un plan de classement. Certaines solutions proposent aussi des services suppl\u00e9mentaires comme la signature \u00e9lectronique \u00e0 valeur probante de documents (ex : contrats de travail, avenants, etc\u2026).<\/p>\n\n\n\n

Des \u00e9conomies pour l’entreprise<\/h2>\n\n\n\n

Selon le rapport \u00abPour une clarification du bulletin de paie\u00bb remis au Gouvernement en juillet 2015, le passage au bulletin d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 entra\u00eene des \u00e9conomies non n\u00e9gligeables, de l’ordre de 10 \u00e0 32 centimes par bulletin de paie.<\/p>\n\n\n\n

Que dit la loi ?<\/h2>\n\n\n\n

Attention, en revanche, vous ne pouvez pas choisir n’importe quelle solution informatique<\/a>. Celle-ci doit pr\u00e9senter des garanties fortes pr\u00e9cis\u00e9es par la loi, concernant l’int\u00e9grit\u00e9, la disponibilit\u00e9, la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es et leur accessibilit\u00e9. Plusieurs solutions de gestion de la paie<\/a> et d’administration du personnel existent, v\u00e9rifiez qu’elles sont conformes au cadre l\u00e9gal et aux normes en vigueur (notamment Afnor). Sachez \u00e9galement qu’il existe un r\u00e9f\u00e9rentiel relatif au service de coffre-fort \u00e9dit\u00e9 par la Commission nationale de l’informatique et des libert\u00e9s (CNIL), permettant \u00e0 cet organisme de d\u00e9cerner des labels aux solutions pr\u00e9servant le traitement des donn\u00e9es personnelles.<\/p>\n\n

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