{"id":1060,"date":"2017-09-28T18:00:22","date_gmt":"2017-09-28T16:00:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/fini-le-papier-place-a-la-dematerialisation-de-vos-documents\/"},"modified":"2026-02-05T15:04:26","modified_gmt":"2026-02-05T14:04:26","slug":"place-a-la-dematerialisation-de-vos-documents","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/place-a-la-dematerialisation-de-vos-documents\/","title":{"rendered":"Fini le papier, place \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos documents !"},"content":{"rendered":"
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\n\t\t\t\t\t\t\tDigitalisation & Tendances<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\tFini le papier, place \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos documents !\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

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\n\t\t\tPubli\u00e9 le
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\n\t\t\t\n\t\t\t\t\"Christophe\t\t\t\tChristophe Adam<\/span>\n\t\t\t<\/a>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Vous venez de cr\u00e9er votre entreprise et vous vous sentez d\u00e9j\u00e0 submerg\u00e9 par les documents de toutes sortes : factures, feuilles de paie, justificatifs\u2026 ? Pourquoi ne pas passer \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/a> ? De nombreuses solutions informatis\u00e9es existent pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps. Explications.<\/p>\n\n\n\n

Les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/h2>\n\n\n\n

Tendre vers le \u00ab z\u00e9ro papier \u00bb pr\u00e9sente plusieurs avantages pour une petite entreprise. D’abord cela permet de faire des \u00e9conomies : le papier co\u00fbte cher, de m\u00eame que l’encre et les imprimantes. Il faut aussi stocker ces documents donc disposer de locaux dont les m\u00e8tres carr\u00e9s seront affect\u00e9s \u00e0 l’archivage. Avec la d\u00e9mat\u00e9rialisation, pas d’impression ni d’espace gaspill\u00e9s. Autre avantage : avec une solution informatique, finis les papiers perdus sans tra\u00e7abilit\u00e9. Tout est archiv\u00e9 selon un syst\u00e8me organis\u00e9 et facilement rep\u00e9rable. La recherche de document est facilit\u00e9e, ce qui entra\u00eene l\u00e0 aussi un gain de temps. La mise en ligne de certains documents comme des plannings ou des compte-rendu de r\u00e9union permet en outre un acc\u00e8s facilit\u00e9 aux salari\u00e9s concern\u00e9s, notamment \u00e0 distance, et donc une meilleure collaboration. Enfin, vous pouvez valoriser votre d\u00e9marche en faveur de l’environnement dans votre communication !<\/p>\n\n\n\n

Plusieurs outils indispensables<\/h2>\n\n\n\n

Pour mettre concr\u00e8tement en place une d\u00e9marche de d\u00e9mat\u00e9rialisation de vos documents, plusieurs outils vont \u00eatre n\u00e9cessaires. En premier lieu, il faudra investir dans un scanner de bonne qualit\u00e9 pour passer vos documents papier en format num\u00e9rique. Il faudra aussi choisir un syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique de document (GED). Ce type d’outil informatique permet d’organiser le classement, la recherche et le partage de tous vos fichiers. Veillez \u00e0 choisir une formule facile d’acc\u00e8s \u00e0 distance, avec un syst\u00e8me de recherche simple et si possible, c’est un vrai plus, capable de valider vos documents avec la signature \u00e9lectronique. Un serveur sera n\u00e9cessaire pour archiver vos documents, qu’il soit local ou \u00e0 distance chez un prestataire.<\/p>\n\n\n\n

Pensez \u00e0 s\u00e9curiser vos donn\u00e9es<\/h2>\n\n\n\n

Pour optimiser le fonctionnement de ces outils, il sera n\u00e9cessaire de veiller \u00e0 s\u00e9curiser le transit de ces donn\u00e9es sur votre r\u00e9seau (mettre en place des identifiants individuels, des mots de passe efficaces, des antivirus\u2026). Dans tous les cas, pr\u00e9f\u00e9rez du mat\u00e9riel suffisamment performant. SI \u00e7a n’est pas le cas, il pourrait g\u00e9n\u00e9rer des goulets d’\u00e9tranglement et susciter un rejet de la part des utilisateurs.<\/p>\n\n\n\n

Quelle m\u00e9thodologie adopter ?<\/h2>\n\n\n\n

Avant de vous lancer dans un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation, faites le tour de vos besoins et d\u00e9finissez le p\u00e9rim\u00e8tre de la num\u00e9risation (faut-il num\u00e9riser les stocks, les dossiers en cours, les documents anciens\u2026), ainsi que son volume. Identifiez \u00e9galement les ressources \u00e0 mobiliser et les salari\u00e9s qui vont \u00eatre directement concern\u00e9s. Ensuite seulement vous pourrez passer aux solutions et \u00e0 la faisabilit\u00e9 techniques en rencontrant diff\u00e9rents prestataires pour comparer. A ce stade-l\u00e0, pensez \u00e0 bien v\u00e9rifier que l’outil propos\u00e9 s’interface correctement avec vos logiciels m\u00e9tiers.<\/p>\n\n\n\n

Et apr\u00e8s ?<\/h2>\n\n\n\n

Une fois la formule choisie et install\u00e9e, il sera indispensable de former vos salari\u00e9s sur l’utilisation du nouvel outil, voire de les accompagner sur le long terme s’il y a des adaptations au fil des ans. Pensez aussi \u00e0 bien communiquer sur le sujet. Pourquoi pas en \u00e9laborant un petit guide pratique \u00e0 destination des utilisateurs. N’h\u00e9sitez pas \u00e0 valoriser les avantages de la d\u00e9marche aupr\u00e8s de vos salari\u00e9s, de vos clients, de vos partenaires\u2026 Enfin, il sera probablement n\u00e9cessaire d’adapter certaines de vos proc\u00e9dures internes, notamment concernant la r\u00e9ception des courriers !<\/p>\n\n\n\n

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Gestion des documents : du papier \u00e0 l’intelligence num\u00e9rique<\/h2>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tT\u00e9l\u00e9chargez gratuitement le livre blanc<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t\"guide-geide-papier-intelligence-numerique_cta\"\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n\n
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