{"id":13392,"date":"2023-05-17T09:15:00","date_gmt":"2023-05-17T07:15:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/?post_type=sage_glossary&#038;p=13392"},"modified":"2025-12-08T15:04:26","modified_gmt":"2025-12-08T14:04:26","slug":"note-de-frais-les-bonnes-pratiques","status":"publish","type":"sage_glossary","link":"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/note-de-frais-les-bonnes-pratiques\/","title":{"rendered":"Notes de frais"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/\" class=\"entry-header__link\">D\u00e9finition<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tNotes de frais\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"reading-time\"> min de lecture<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Notes de frais\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/note-de-frais-les-bonnes-pratiques\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Veuillez lire cet article int\u00e9ressant\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Partager<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Copier le lien<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Copi\u00e9<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n\n\n<p>La note de frais est un outil indispensable pour rembourser correctement les d\u00e9penses engag\u00e9es par les salari\u00e9s dans le cadre de leur activit\u00e9. Bien d\u00e9finie et bien encadr\u00e9e, elle garantit \u00e0 la fois transparence, conformit\u00e9 et s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 pour l\u2019entreprise comme pour les collaborateurs.<\/p>\n\n\n<?xml encoding=\"utf-8\" ?><div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><ul><li><a href=\"#definition\" data-level=\"2\">Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;une note de frais ?<\/a><ul><li><a href=\"#libeller\" data-level=\"3\">Comment libeller une note de frais ?<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#remboursement\" data-level=\"2\">Quelles sont les diff&eacute;rentes m&eacute;thodes de remboursement ?<\/a><ul><li><a href=\"#h-1-le-remboursement-sur-frais-reels-nbsp\" data-level=\"3\">1. Le remboursement sur frais r&eacute;els&nbsp;<\/a><\/li><li><a href=\"#h-2-le-remboursement-nbsp-au-forfait-nbsp\" data-level=\"3\">2. Le remboursement&nbsp;au forfait&nbsp;<\/a><\/li><li><a href=\"#h-3-l-avance-sur-frais-professionnels\" data-level=\"3\">3. L&rsquo; avance sur frais professionnels<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#h-que-faire-en-cas-de-perte-d-un-justificatif\" data-level=\"2\">Que faire en cas de perte d&rsquo;un justificatif ?<\/a><\/li><li><a href=\"#logiciel\" data-level=\"2\">Les avantages d&rsquo;un logiciel pour la gestion des notes de frais<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"definition\">Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;une note de frais ?<\/h2>\n\n\n\n<p>La note de frais est un document papier ou num\u00e9rique sur lequel un salari\u00e9 d\u00e9taille les&nbsp;<strong>d\u00e9penses effectu\u00e9es pour les besoins de son activit\u00e9<\/strong>&nbsp;professionnelle et qu\u2019il a personnellement r\u00e9gl\u00e9es. Ce relev\u00e9 permet&nbsp;\u00e0 l\u2019entreprise&nbsp;de&nbsp;proc\u00e9der \u00e0 l\u2019<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/definition-solutions-de-comptabilite-et-gestion-comptable\/\"><strong>enregistrement comptable<\/strong><\/a> des d\u00e9penses et de r<strong>embourser le salari\u00e9<\/strong> des sommes avanc\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<p>Voici quelques exemples de d\u00e9penses fr\u00e9quemment trait\u00e9es par note de frais&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Frais de repas<\/strong> (notes de restaurant), sachant que si l\u2019entreprise accorde des titres restaurant, elle doit en d\u00e9duire les repas rembours\u00e9s par note de frais.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Frais de d\u00e9placement<\/strong>&nbsp;: billets de train, avion, bus ou m\u00e9tro, taxi, location de v\u00e9hicules\u2026.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Frais de logement<\/strong> (h\u00f4tels, location d\u2019appartements\u2026) si la personne n\u2019est pas en mesure de regagner son domicile le soir (plus de 50 km ou plus d\u20191 h 30 de transports publics).<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/strong> vers\u00e9es aux salari\u00e9s qui utilisent leur v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnelles.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Le remboursement des frais ne peut en aucun cas \u00eatre d\u00e9duits du salaire du collaborateur. Ce dernier ne sera pas impos\u00e9 sur le montant du remboursement de la note de frais.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"libeller\"><strong>Comment libeller<\/strong> une note de frais ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Chaque d\u00e9pense notifi\u00e9e sur la note de frais doit \u00eatre accompagn\u00e9e d\u2019une facture ou d\u2019un justificatif. De plus, il est conseill\u00e9 d\u2019indiquer&nbsp;sur chaque note de frais :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>L\u2019<strong>identit\u00e9<\/strong> de la personne qui a avanc\u00e9 les frais<\/li>\n\n\n\n<li>La <strong>date de la d\u00e9pense<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Son <strong>montant<\/strong>, exprim\u00e9 en HT et en TTC<\/li>\n\n\n\n<li>La <strong>nature<\/strong> des frais<\/li>\n\n\n\n<li>Le <strong>lieu d\u2019achat<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Le <strong>moyen de paiement<\/strong> utilis\u00e9<\/li>\n\n\n\n<li>Le montant de la <strong>TVA<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Il est int\u00e9ressant de demander au salari\u00e9 d\u2019\u00e9voquer le <strong>contexte des frais<\/strong>. Par exemple, une note de restaurant sera accompagn\u00e9e du <strong>nom des invit\u00e9s<\/strong>, de <strong>leur entreprise<\/strong>, voire de leur <strong>fonction<\/strong>. Dans le cas de frais de d\u00e9placement, il est bon de pr\u00e9ciser l\u2019<strong>objectif<\/strong> du voyage. Il s\u2019agira de d\u00e9montrer que cette d\u00e9pense \u00e9tait <strong>n\u00e9cessaire \u00e0 l\u2019activit\u00e9<\/strong> de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"remboursement\"><strong>Quelles sont les diff\u00e9rentes m\u00e9thodes de remboursement<\/strong> ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Trois m\u00e9thodes de remboursement sont possibles.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-le-remboursement-sur-frais-reels-nbsp\">1. <strong>Le remboursement sur frais r\u00e9els&nbsp;<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>L&#8217;employeur rembourse au centime pr\u00e8s les d\u00e9penses professionnelles avanc\u00e9es par les salari\u00e9s, dans la mesure o\u00f9 elles sont raisonnables et justifi\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n<p>Les remboursements au r\u00e9el ne sont pas plafonn\u00e9s socialement. L\u2019employeur doit pouvoir justifier que les frais sont bien professionnels et raisonnables. Cela signifie que <strong>chaque d\u00e9pense doit \u00eatre li\u00e9e \u00e0 l\u2019activit\u00e9 professionnelle<\/strong> et que son montant ne doit pas \u00eatre excessif par rapport \u00e0 la situation.<\/p>\n\n\n\n<p>Si l\u2019employeur juge qu\u2019une d\u00e9pense n\u2019est pas conforme \u00e0 ces crit\u00e8res ou \u00e0 sa politique de frais, il a la possibilit\u00e9 de refuser son remboursement.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-2-le-remboursement-nbsp-au-forfait-nbsp\">2. <strong>Le remboursement&nbsp;au forfait&nbsp;<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Dans ce cas, le salari\u00e9 per\u00e7oit une somme forfaitaire pour couvrir ses frais professionnels. S\u2019il venait \u00e0 d\u00e9passer ce plafond, le delta serait \u00e0 sa charge.<\/p>\n\n\n\n<p>Attention, ce <a href=\"https:\/\/www.urssaf.fr\/accueil\/employeur\/beneficier-exonerations\/frais-professionnels.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">plafond est d\u00e9fini par l\u2019Urssaf<\/a>. Les frais forfaitaires sont exon\u00e9r\u00e9s de cotisations sociales et de CSG-CRDS dans la limite de ce plafond. Au-del\u00e0, s\u2019ils \u00e9taient rembours\u00e9s par l\u2019entreprise, ils seraient consid\u00e9r\u00e9s comme avantages en nature et donc soumis \u00e0 cotisations.<\/p>\n\n\n\n<p>Que vous optiez pour le syst\u00e8me des frais r\u00e9els ou pour celui du forfait, les frais professionnels sont <strong>d\u00e9ductibles du r\u00e9sultat imposable de l\u2019entreprise<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-3-l-avance-sur-frais-professionnels\">3. L\u2019<strong>avance sur frais professionnels<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Cette avance peut \u00eatre&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Ponctuelle<\/strong>, c\u2019est-\u00e0-dire li\u00e9e \u00e0 une mission pr\u00e9cise. Le salari\u00e9 devra \u00e9tablir une note de frais a posteriori.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Permanente<\/strong> :  l\u2019entreprise verse chaque mois au salari\u00e9 un montant forfaitaire n\u00e9goci\u00e9 et indiqu\u00e9 dans le contrat de travail destin\u00e9 \u00e0 couvrir ses frais. Cette solution est pr\u00e9conis\u00e9e lorsque les frais sont r\u00e9currents et importants. Cette option ne dispense pas le salari\u00e9 de fournir une note de frais chaque mois et de justifier l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 de ses frais.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-que-faire-en-cas-de-perte-d-un-justificatif\">Que faire en cas de perte d&rsquo;un justificatif ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Si le salari\u00e9 n\u2019est pas en mesure de fournir un justificatif parce qu\u2019il l\u2019a perdu, par exemple&nbsp;? Il est possible de contacter l\u2019h\u00f4tel, le restaurant ou le commerce et de demander un <strong>duplicata<\/strong>, accept\u00e9 par l\u2019administration. Enfin, si cela reste exceptionnel et que le montant en jeu est raisonnable, il est possible de demander au salari\u00e9 de r\u00e9diger une <strong>attestation sur l\u2019honneur<\/strong>. Il y d\u00e9clinera&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Son <strong>identit\u00e9<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Ses <strong>coordonn\u00e9es<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Le <strong>montant<\/strong> des frais engag\u00e9s<\/li>\n\n\n\n<li>Leur <strong>motif<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Et ajoutera la mention \u00ab\u2009J\u2019ai connaissance des sanctions p\u00e9nales encourues par l\u2019auteur d\u2019une fausse attestation\u00bb.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Il est alors conseill\u00e9 de joindre une <strong>copie du relev\u00e9 bancaire<\/strong> sur lequel apparait la d\u00e9pense. Dans ce cas, l\u2019entreprise ne pourra pas <a href=\"https:\/\/sage.com\/fr-fr\/blog\/TVA-non-recuperable-les-limites-de-la-deductibilite\/\">r\u00e9cup\u00e9rer la TVA<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"logiciel\">Les avantages d&rsquo;un logiciel pour la gestion des notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<p>La gestion des notre de frais professionnels peut-\u00eatre un vrai casse-t\u00eate pour l\u2019entreprise pour deux raisons principales\u00a0:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>C\u2019est un sujet socialement sensible, qui peut \u00eatre source de crispations, voire de tensions.<\/li>\n\n\n\n<li>La gestion des notes de frais g\u00e9n\u00e8re de nombreux <strong>\u00e9changes de documents <\/strong>qui prennent du temps et sont sources d\u2019erreurs.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>C\u2019est pourquoi l\u2019utilisation d\u2019un <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/produits\/sage-espace-employes\/\"><strong>logiciel de gestion<\/strong><\/a><strong> <\/strong>des frais professionnels, de plus en plus r\u00e9pandue, est fortement conseill\u00e9e. Le logiciel permet \u00e0 l\u2019entreprise de <strong>d\u00e9mat\u00e9rialiser <\/strong>la note de frais, la rendant plus facile, plus s\u00e9curis\u00e9e et plus instantan\u00e9e. Il facilite, en outre, le respect de la <strong>politique de frais<\/strong> d\u00e9cid\u00e9e par la direction et le <strong>respect des r\u00e8gles comptables et fiscales<\/strong> en vigueur. \u00c9vitant, ainsi, de bien mauvaises surprises en cas de <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/controle-fiscal-a-z-guide\/\">contr\u00f4le fiscal<\/a> ou social par exemple.<\/p>\n\n\n\n<p>Glossaire mis \u00e0 jour le 8\/12\/2025.<\/p>\n\n\n\n<p>Ces articles peuvent \u00e9galement vous int\u00e9resser&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/gestion-traitement-notes-de-frais-professionnels\/\">Optimiser le traitement et la gestion des notes de frais<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/formation-comptabilite-patron-tpe\/\">Patron de TPE : vous n&rsquo;\u00eates pas seul face \u00e0 votre comptabilit\u00e9 !<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/cloud-RH-enrichissez-votre-digitalisation\/\">Cloud RH : enrichissez votre digitalisation !<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https%20:\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/quatre-bonnes-raisons-de-passer-a-la-comptabilite-en-mode-cloud\">4 bonnes raisons de passer \u00e0 la comptabilit\u00e9 en mode Cloud<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/comptabilite-logiciel-saas\/\">Comptabilit\u00e9 : un service en ligne en toute simplicit\u00e9 plut\u00f4t qu\u2019un simple logiciel<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Inscrivez-vous \u00e0 la e-newsletter mensuelle<\/h2>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-a947ade1-e692-455f-94ce-a275d72a9a11\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Je m&#039;abonne<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"779\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2021\/05\/spreadsheets-1024x779-1.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2021\/05\/spreadsheets-1024x779-1.jpg 1024w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La note de frais est un outil indispensable pour rembourser correctement les d\u00e9penses engag\u00e9es par les salari\u00e9s dans le cadre de leur activit\u00e9. 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