{"id":17920,"date":"2024-02-19T09:15:00","date_gmt":"2024-02-19T08:15:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/?post_type=sage_glossary&#038;p=17920"},"modified":"2024-02-19T10:15:29","modified_gmt":"2024-02-19T09:15:29","slug":"registre-unique-du-personnel-quelles-sont-les-regles","status":"publish","type":"sage_glossary","link":"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/registre-unique-du-personnel-quelles-sont-les-regles\/","title":{"rendered":"Registre unique du personnel (RUP) : quelles sont les r\u00e8gles\u00a0?"},"content":{"rendered":"<header class=\"entry-header has-dark-background-color entry-header--has-illustration entry-header--has-illustration--generic\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"entry-header__row row align-center\">\n\t\t\t<div class=\"col col-lg-7 col-xlg-6 entry-header__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"component component-single-header\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"entry-header__misc text--subtitle text--uppercase text--small\">\n\t\t\t\t\t\t\t<a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/\" class=\"entry-header__link\">D\u00e9finition<\/a>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t<div class=\"entry-title-wrapper\">\n\t\t\t\t\t<h1 class=\"entry-title\">\n\t\t\t\t\t\tRegistre unique du personnel (RUP) : quelles sont les r\u00e8gles\u00a0?\t\t\t\t\t<\/h1>\n\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\t<div class=\"single-post-details container\">\n\t\t<div class=\"col\">\n\t\t\t<span class=\"reading-time\"> min de lecture<\/span>\n\t\t<button\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\tclass=\"social-share-button button button--icon button--secondary js-social-share-button\"\n\t\t\tdata-share-title=\"Registre unique du personnel (RUP) : quelles sont les r\u00e8gles\u00a0?\"\n\t\t\tdata-share-url=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/registre-unique-du-personnel-quelles-sont-les-regles\/\"\n\t\t\tdata-share-text=\"Veuillez lire cet article int\u00e9ressant\"\n\t\t>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__share-label\">Partager<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-label\" hidden>Copier le lien<\/span>\n\t\t\t<span class=\"social-share-button__copy-tooltip\" aria-hidden=\"true\" hidden>Copi\u00e9<\/span>\n\t\t<\/button>\n\n\t\t\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/header>\n\n\n\n<p class=\"\">Le Registre Unique du Personnel (RUP) est <strong>une obligation l\u00e9gale qui rel\u00e8ve du droit du travail<\/strong>. Il permet de prouver que l&#8217;employeur respecte les obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re d&#8217;embauche et de <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/pourquoi-passer-a-une-gestion-rh-dematerialisee\/\">gestion des ressources humaines<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">Ce qu&rsquo;il faut savoir  sur le registre unique du personnel pour \u00eatre en r\u00e8gle.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"#definition\">Le RUP : qu&rsquo;est-ce que c&rsquo;est ?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#infos\">Quelles informations faut-il y faire figurer ?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#rediger\">Comment le r\u00e9diger ?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#maj\">Comment le mettre \u00e0 jour ?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#accession\">Qui peut y acc\u00e9der ?<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#sanction\">Quelles sont les sanctions en cas d&rsquo;infraction ?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"definition\"><strong>Qu\u2019est-ce qu\u2019un registre unique du personnel (RUP) ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"\">Le registre unique du personnel est un document confidentiel qui contient des informations pr\u00e9cises sur chaque collaborateur. Ces informations doivent figur\u00e9es sur le document dans l\u2019ordre des <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/rh-numerique-pour-votre-recrutement\/\">recrutements<\/a> ou de l\u2019arriv\u00e9e des salari\u00e9s. <strong>Il doit \u00eatre conserv\u00e9 pendant cinq ans apr\u00e8s le d\u00e9part du dernier employ\u00e9 inscrit<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">En cas de contr\u00f4le, l&#8217;employeur doit \u00eatre en mesure de le pr\u00e9senter sans d\u00e9lai \u00e0 l&rsquo;inspecteur du travail. Si le registre n&rsquo;est pas tenu ou est incomplet, l&#8217;employeur sera sanctionn\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">Enfin, ce registre est un outil de gestion des <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/digitalisation-des-outils-rh-levier-dattractivite\/\">ressources humaines<\/a> qui permet aux employeurs et aux DRH de suivre l&rsquo;\u00e9volution de leur personnel et de respecter leurs obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de droit du travail.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\"><div class=\"single-cta\">\n\t<a\n\t\tclass=\"button button--primary gate-b9e7f51e-e943-48be-bddd-bd6979590965\"\n\t\trole=\"button\"\n\t\tdata-button-location=\"content_area\"\n\t\thref=\"#gate-b9e7f51e-e943-48be-bddd-bd6979590965\"\n\t>T\u00e9l\u00e9chargez la checklist pour digitaliser vos RH<\/a>\n<\/div>\n<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-quels-sont-les-employeurs-concernes\"><strong>Quels sont les employeurs concern\u00e9s ?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"\">\u00c0 l\u2019exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au ch\u00e8que emploi associatif, <strong>tous les employeurs doivent tenir un registre unique du personnel<\/strong>.<strong><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">Si une entreprise a plusieurs \u00e9tablissements, elle doit r\u00e9diger un registre par \u00e9tablissement.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"infos\"><strong>Quelles informations doivent figurer dans le registre unique du personnel ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"\">Le registre unique du personnel doit contenir un certain nombre d&rsquo;informations obligatoires en vertu du <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/codes\/article_lc\/LEGIARTI000033971569\/2019-01-01\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">code du travail\u00a0<\/a>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Identification du salari\u00e9<\/strong>&nbsp;: nom, pr\u00e9noms, date de naissance, sexe, nationalit\u00e9.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Carri\u00e8re<\/strong> : emplois, qualifications, date d&rsquo;entr\u00e9e et de sortie de l&rsquo;entreprise.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Type de contrat<\/strong>&nbsp;: CDI&nbsp;(contrat \u00e0 dur\u00e9e ind\u00e9termin\u00e9e), <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/tout-comprendre-du-CDD-multi-remplacements\/\">CDD<\/a> (contrat \u00e0 dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e), <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/contrat-dapprentissage-quel-salaire\/\">contrat d&rsquo;apprentissage<\/a>, contrat d&rsquo;insertion professionnelle, mise \u00e0 disposition par un groupement d&#8217;employeurs ou par une entreprise de travail temporaire, travail \u00e0 domicile.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Pour les travailleurs \u00e9trangers<\/strong>&nbsp;: type et num\u00e9ro d&rsquo;ordre du titre valant autorisation de travail.<\/li>\n\n\n\n<li>Pour les <strong>stagiaires et les volontaires en service civique<\/strong> : nom et pr\u00e9noms, dates de d\u00e9but et de fin du stage ou de la formation en milieu professionnel, nom et pr\u00e9noms du tuteur, lieu de pr\u00e9sence du stagiaire.<\/li>\n\n\n\n<li>Pour les <strong>salari\u00e9s \u00e0 temps partiel<\/strong>&nbsp;: mention \u00ab salari\u00e9 \u00e0 temps partiel \u00bb.<\/li>\n\n\n\n<li>Pour les <strong>salari\u00e9s dont l&rsquo;autorisation d&#8217;embauche ou de licenciement est requise<\/strong>&nbsp;: date de cette autorisation ou date de la demande d&rsquo;autorisation.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"rediger\"><strong>Comment r\u00e9diger un registre unique du personnel ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"\">Il n\u2019y a pas de mod\u00e8le impos\u00e9 pour la r\u00e9daction du registre unique du personnel mais <strong>le document doit \u00eatre ind\u00e9l\u00e9bile (encre non effa\u00e7able) et infalsifiable<\/strong>. L\u2019employeur peut choisir de le r\u00e9diger sur papier ou support num\u00e9rique sous r\u00e9serve que ce dernier apporte les m\u00eames garanties de contr\u00f4le que le papier.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">La digitalisation du registre est soumise \u00e0 la consultation du CSE (Comit\u00e9 Social \u00c9conomique). L\u2019avis rendu par le comit\u00e9 doit \u00eatre transmis \u00e0 l\u2019Inspection du travail.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">La num\u00e9risation du RUP a plusieurs avantages&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Elle permet une mise \u00e0 jour du document en temps r\u00e9el.<\/li>\n\n\n\n<li>Les informations disponibles via un logiciel <a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/glossaire\/sirh-definition-fonction-avantages\/\">SIRH<\/a> (syst\u00e8me d&rsquo;information de gestion des ressources humaines) peuvent \u00eatre impl\u00e9ment\u00e9es dans le registre.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"\"><strong>\u00c0 NOTER<\/strong>\u00a0: le traitement informatis\u00e9 du registre unique du personnel est dispens\u00e9 de d\u00e9claration \u00e0 la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libert\u00e9) s\u2019il r\u00e9pond aux <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/jorf\/id\/JORFTEXT000000259483\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">conditions fix\u00e9es par la CNIL<\/a> en 2004.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"maj\"><strong>Comment mettre \u00e0 jour un registre unique du personnel ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"\">Le registre unique du personnel doit toujours \u00eatre \u00e0 jour. Il doit \u00eatre modifi\u00e9 dans les cas de figure suivants&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Un changement dans la situation d&rsquo;un salari\u00e9<\/strong>, comme une promotion, un changement de poste, un licenciement ou un d\u00e9part de l&rsquo;entreprise.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Un changement dans la structure de l&rsquo;entreprise<\/strong>, par exemple en cas de fusion ou de scission.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"\">Ces changements doivent \u00eatre enregistr\u00e9s avec pr\u00e9cision et rigueur dans le registre <strong>dans un d\u00e9lai de deux mois \u00e0 compter de l&rsquo;\u00e9v\u00e9nement<\/strong>. &nbsp;En cas de contr\u00f4le, l&rsquo;absence de mise \u00e0 jour du registre peut entra\u00eener des sanctions pour l&#8217;employeur.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"accession\"><strong>Qui peu acc\u00e9der au registre unique du personnel&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"\">Le registre unique du personnel peut \u00eatre consult\u00e9 par&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Les membres du CSE&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Les fonctionnaires et agents charg\u00e9s de veiller \u00e0 l\u2019application du Code du travail et du Code de la s\u00e9curit\u00e9 sociale&nbsp;: inspecteurs du travail et agents de l\u2019URSSAF.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"\">Conform\u00e9ment au <a href=\"https:\/\/www.cnil.fr\/fr\/rgpd-de-quoi-parle-t-on\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">RGPD<\/a> (R\u00e8glement Europ\u00e9en G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es Personnelles), un salari\u00e9 peut avoir acc\u00e8s aux informations le concernant qui figurent dans le registre.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"sanction\"><strong>Quelles sanctions si vous \u00eates en infraction&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"\">Lors d\u2019un contr\u00f4le, si l\u2019employeur ne peut pas pr\u00e9senter le registre unique du personnel, si ce dernier est incomplet ou contient des mentions erron\u00e9es, il recevra une contravention de 4<sup>\u00e8me<\/sup> classe<strong>. Cette contravention sera appliqu\u00e9e autant de fois que de salari\u00e9s concern\u00e9s par ces manquements<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">Les entreprises qui poss\u00e8dent plusieurs \u00e9tablissements doivent \u00e9tablir un RUP pour chacun d\u2019entre eux et les registres ne doivent pas \u00eatre centralis\u00e9s au si\u00e8ge.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">En cas de contr\u00f4le dans un des \u00e9tablissements, le d\u00e9faut de pr\u00e9sentation du registre est constitutif du <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/juri\/id\/JURITEXT000025379184\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">d\u00e9lit d\u2019entrave \u00e0 l\u2019exercice des fonctions de ces agents<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"\">Ces articles peuvent \u00e9galement vous int\u00e9resser&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/reglementation-ce-qui-change-pour-les-entreprises-en-2024\/\">Ce qui change pour les entreprises en 2024<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/dsn-evolutions-comment-assurer-sa-conformite\/\">\u00c9volutions DSN : comment suivre le rythme et assurer sa conformit\u00e9<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/paie-les-changements-prevus-en-2024\/\">Paie : les changements majeurs pr\u00e9vus pour 2024<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"single-cta\">\n\t<div class=\"single-cta__positioner\">\n\t\t<div class=\"single-cta__wrapper has-dark-background-color\">\n\t\t\t<div class=\"single-cta__content\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t<h2 class=\"single-cta__title h3\">Inscrivez-vous \u00e0 la e-newsletter mensuelle<\/h2>\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<a\n\t\t\t\t\t\thref=\"#gate-a947ade1-e692-455f-94ce-a275d72a9a11\"\n\t\t\t\t\t\tclass=\"single-cta__button button button--primary\"\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t>Je m&#039;abonne<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\n\t\t\t\t\t<img decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"779\" src=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2021\/05\/spreadsheets-1024x779-1.jpg\" class=\"single-cta__image\" alt=\"\" loading=\"lazy\" srcset=\"https:\/\/www.sage.com\/fr-fr\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/4\/2021\/05\/spreadsheets-1024x779-1.jpg 1024w\" sizes=\"auto, (min-width: 48em) 33vw, 100vw\" \/>\t\t\t<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le Registre Unique du Personnel (RUP) est une obligation l\u00e9gale qui rel\u00e8ve du droit du travail. 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