Avant de choisir votre logiciel de comptabilité, posez-vous ces 5 questions

Vous voulez choisir un logiciel de comptabilité pour votre entreprise ? N’ayons pas peur des mots, choisir le bon logiciel peut faire la différence entre succès et échec pour votre entreprise. En intégrant le meilleur logiciel comptable à votre activité, vous pourrez gérer votre trésorerie sans effort et connaître la santé financière de votre entreprise à tout moment. Vous pouvez émettre et suivre les factures, garder la main sur les paiements de vos clients et relancer efficacement les factures impayées.

Dans cet article, nous étudions cinq facteurs auxquels vous n’auriez peut-être pas pensé en choisissant un logiciel comptabilité TPE, en plus de quelques conseils pratiques fournis par un groupe d’experts en affaires.

1. Le logiciel de comptabilité va-t-il évoluer en même temps que mon entreprise ?

Carl Reader, connu sous le nom de The Startup Coach, est l’auteur de « The Startup Coach » et « The Franchising Handbook ». Lorsqu’il s’agit d’étudier les références de l’entreprise qui produit le logiciel comptable, celui-ci prodigue les conseils suivants :

« Évaluez si le fournisseur de logiciels sera encore présent sur le marché dans dix ans. Étudiez son capital actuel. Dispose-t-il des fonds nécessaires pour faire face à la concurrence dans le futur ? Dispose-t-il du personnel, de l’infrastructure et des systèmes qui pourront lui permettre de continuer à progresser ? Et dans 10 ans, s’agira-t-il de la même entreprise ou est-il probable qu’elle soit rachetée ou qu’elle fasse évoluer son modèle commercial, ce qui pourrait entraîner une transition désagréable. »

Chacun souhaite le développement de son entreprise. Ce faisant, et en tant que gérant, vous devrez perfectionner et développer vos connaissances, et en savoir davantage sur la gestion d’entreprise.
Toutefois, un bon logiciel de comptabilité grandira avec vous, avec des progiciels supplémentaires du même fournisseur de logiciels qui entreront parfois en jeu, au fur et à mesure que votre entreprise développera de nouvelles exigences, comme le traitement de la paie ou des paiements.

2. Les bonnes personnes peuvent-elles obtenir les informations dont elles ont besoin ?

Selon Carl : « Les entreprises doivent être gérées sur la base d’une compréhension solide des données financières par toutes les équipes. Plus les gens comprennent comment leurs actions contribuent à l’ensemble du tableau, mieux c’est. » C’est dire à quel point nous sommes loin du bon vieux temps, celui où les données financières étaient étroitement surveillées par ceux qui « avaient besoin de savoir ».

Dans une entreprise moderne et avant-gardiste, les données financières sont partagées avec ceux qui en ont besoin, et de manière instantanée.
Une équipe commerciale peut notamment avoir accès à un tableau de bord donnant un aperçu des finances de l’entreprise qui lui permet de progresser.
Ce type de culture favorise le succès et la croissance, et au cœur de cette culture se trouve le bon logiciel de comptabilité TPE.
La possibilité de créer des tableaux de bord ou des rapports sur mesure est une nécessité, tout comme la possibilité de les partager facilement avec les principales parties prenantes.

Les meilleurs logiciels financiers adoptent une approche démocratique lorsqu’il s’agit de données financières.
Toutes les données ne doivent pas être partagées, c’est évident. Mais, permettre aux bonnes personnes de connaître la bonne information, peut vraiment révolutionner une entreprise.

Avant d’acheter un produit, posez les questions suivantes au fournisseur du logiciel :

• Mon logiciel de comptabilité est-il conçu uniquement pour les professionnels de la finance ou pour l’ensemble de l’entreprise ?
• Et est-il facile de partager des données clés avec les parties prenantes de l’entreprise ?

3. Sera-t-il à la hauteur de la technologie de demain ?

Roger Knecht est le président de la société de formation Universal Accounting Center basée en Utah. Il est une figure d’autorité sur la façon dont les logiciels de comptabilité peuvent bénéficier aux entreprises de toutes tailles. Au sujet des technologies à venir et de leur impact sur les entreprises, il déclare  :

« Le logiciel de comptabilité permet au gérant d’entreprise d’être plus présent dans son entreprise. Avec l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA), nous n’en sommes qu’à la première phase de cette évolution qui donne aux gérants d’entreprises les informations comptables qu’ils peuvent comprendre et utiliser pour prendre des décisions plus éclairées.« 

D’un point de vue comptable, l’autre technologie incroyablement prometteuse pour l’avenir est la blockchain.
L’avancée la plus connue est la crypto-monnaie, qui inclut des applications telles que le bitcoin. De nombreuses entreprises dans le monde entier acceptent déjà la crypto-monnaie et les gouvernements expérimentent la technologie, tandis que les gens l’utilisent aussi pour leurs investissements.

Il est encore trop tôt pour que les logiciels de comptabilité puissent traiter la crypto-monnaie (la plupart des logiciels se concentrent uniquement sur les cours légaux), mais il n’est pas incongru de se demander si le fournisseur de logiciels de comptabilité surveille ou non le même horizon technologique que vous, ou même quelle est sa position sur les technologies futures comme la blockchain.

Demandez au fournisseur s’il a une approche progressive des technologies existantes, comme les technologies mobiles et le Cloud.

4. Le logiciel m’aide-t-il à rester en conformité ?

Adam Prince est vice-président de la gestion des produits, de la conformité et de la migration chez Sage. Lorsqu’il évoque les logiciels de comptabilité en particulier, il indique :

« Rester en conformité est à présent essentiel. La fiscalité, le droit du travail, la protection des données, entre autres, doivent figurer en bonne place sur la liste des priorités de toute personne gérant une entreprise, quelle que soit sa taille, et sont tous poussés par le rythme de la digitalisation. Mais le bon logiciel vous aide à bien faire les choses, sans stress et sans avoir à vous soucier des détails« .

Le monde des affaires est difficile, surtout si vous débutez en tant que gérant d’entreprise, car les exigences légales semblent venir de toutes parts. Il s’agit avant tout d’être en mesure de gérer les impôts, car une entreprise qui ne peut payer ses impôts est quasiment en faillite.

Un autre domaine courant en matière de conformité est celui de la paie et des retraites, où les règles peuvent être complexes, mais où les logiciels peuvent rapidement simplifier la charge de travail.

Il y a également la nécessité de garder vos données en sécurité pour ne pas enfreindre les lois sur la protection des données.

Un bon logiciel de comptabilité vous permettra de respecter les lois en vous offrant des fonctionnalités qui vous aideront à rester en conformité. Ainsi, les personnes derrière le logiciel auront fait tout le nécessaire pour vous faciliter la tâche et vous permettre de remplir les exigences.

5. Quels rapports et tableaux de bord sortent du lot ?

Tout comme dans votre voiture, le tableau de bord du logiciel de comptabilité vise à vous fournir les informations clés dont vous avez besoin en un coup d’œil. Les meilleurs logiciels de comptabilité incluent au moins un tableau de bord et ils peuvent révolutionner la vie de l’entreprise.

Plutôt que d’avoir à exécuter un rapport chaque fois que vous voulez consulter les données dans leur contexte, vous pouvez simplement jeter un coup d’œil à un tableau de bord et voir des informations en temps réel et à jour. Voir les données de cette façon vous permet de devenir réactif et de suivre les tendances et les développements, ou simplement de mettre un terme à d’éventuels problèmes avant même qu’ils ne voient le jour.

Comparons cela au temps des rapports périodiques et des rapports basiques, qui obligeaient les gens à réagir et à prendre des décisions en fonction d’événements passés.

Toutefois, les informations comptables essentielles ne sont pas les seules à figurer sur un tableau de bord. La possibilité de configurer des tableaux de bord personnalisés (ou des rapports sur mesure) peut fournir de nouvelles perspectives et révéler des relations entre les données qu’il était impossible de voir auparavant.
Les tableaux de bord peuvent permettre aux différents services d’une entreprise de travailler ensemble de manière plus efficace, car ils offrent une vue d’ensemble.

Par conséquent, la capacité du logiciel de comptabilité à vous permettre d’aller au-delà du simple tableau de bord est devenue une nécessité. Et seul le plus performant des logiciels de comptabilité inclut de telles fonctionnalités.

Comment choisir un logiciel de comptabilité : dernières réflexions

Les entreprises naissent d’une idée et d’une passion et c’est ce qui devrait vous permettre d’avancer.
Se doter du bon logiciel de comptabilité n’est pas qu’une simple question de chiffres. Celui-ci peut vous aider à soutenir votre mission et vos objectifs.

Le bon logiciel soutiendra votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance et vous préparera à tout ce que l’avenir vous réserve.

Il est difficile de faire le bon choix lorsque vous avez l’esprit à d’autres choses. Mais, même si cela demande un effort au début, les bienfaits, à savoir une charge de travail réduite, se feront sentir sur le long terme.

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