Factur-X de A à Z

Factur-X est le nouveau standard proposé en France pour faciliter l’adoption de la facture électronique, laquelle sera une obligation légale dès le 1^er septembre 2026 (ou 1^er décembre 2026). Explications.

Factur-X en bref

Ce n’est ni un PDF, ni un flux EDI. Factur-X est le nom français d’un standard franco-allemand de facture numérique hybride (d’où son nom de « hybrid invoice » en anglais). Sa particularité ? Factur-X peut être compris à la fois par l’Homme et par la Machine, et ce sans recourir à des outils de lecture automatique de documents (LAD). Inauguré en 2017 en France pour accélérer la dématérialisation des factures et faciliter l’adoption de la facture électronique, Factur-X est compatible avec les exigences de l’administration allemande et avec celles de Chorus Pro (le portail de la commande publique française) dans notre pays.

Factur-X constitue une solution alternative :

• A la facture dématérialisée sous format PDF, lisible par l’œil humain, qui ne sera plus autorisée en France pour les grandes entreprises et ETI dès 2026 et pour l’ensemble des entreprises dès 2027.
•  à l’EDI (échange de données informatisé), système d’automatisation des échanges via des flux d’information, qui, lui, repose sur un envoi de données d’ordinateur à ordinateur, sans aucune intervention humaine, comme c’est déjà le cas dans les échanges avec l’administration fiscale française.

En ce sens, Factur-X permet aux entreprises de se mettre simplement en conformité avec la loi puisque l’usage de la facture électronique sera une obligation légale.

Factur-X, un format universel

Concrètement, Factur-X se présente sous la forme d’un fichier PDF/A3, autrement dit un PDF incorporant un fichier XML contenant les données électroniques de la facture. Il indique donc, noir sur blanc et de façon explicite, les données de facturation et, parallèlement, permet aux systèmes d’information de procéder à une lecture et à un rapprochement automatisé des données.
Le standard de Factur-X a été conçu pour que tous types d’entreprises puissent l’utiliser. Il intègre cinq profils de données en fonction des exigences réglementaires et sectorielles propres à chaque entreprise :

• Le profil Minimum contient les données exigées par la réglementation en vigueur et par Chorus Pro, le portail de facturation de la sphère publique, qui a déjà adopté la facture électronique.
• Le profil Basic WL est le profil minimum enrichi de données nécessaires à l’automatisation de la facturation chez les clients. Il ne comprend pas le détail des données de facturation.
• Le profil Basic est identique au profil Basic WL mais il inclut, en outre, un certain nombre de données.
• Le profil Comfort EN 16931 équivaut au profil Basic enrichi des données de la Norme Sémantique Européenne (NSE).
• Le profil Extended est le profil Comfort enrichi de données satisfaisant à des besoins spécifiques liés aux extensions de la Norme Sémantique Européenne (NSE).

Factur-X, une mise en œuvre simplissime

Mais comment émettre une facture au format Factur-X ? En réalité, c’est simple et quasi gratuit. L’entreprise émettrice n’aura qu’à établir ses factures au format PDF. Comme avec n’importe quel autre format, chaque facture doit bien sûr comporter un numéro unique et être éditée de façon chronologique et continue. L’émetteur a aussi l’obligation légale d’y faire figurer des informations telles que :

•  La date d’émission
• La date de la vente ou de la prestation de service
• Le descriptif des produits ou services vendus (libellé, références, quantités, prix unitaires HT, taux de TVA, éventuelles remises…)
• L’identité du fournisseur (nom de l’établissement, raison sociale, Siren/Siret ; code Naf, numéro RCS…)
• L’identité du client
• Le numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant
• Le numéro du bon de commande, le cas échéant
• La date ou le délai de paiement.

De plus, la facture PDF devra, parfois, intégrer certaines mentions métiers demandées par le client en fonction de son secteur ou de ses spécificités, comme :

• La mention « Membre d’une association agréée. Le règlement par carte bancaire est accepté »
• La mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».

Ensuite, l’entreprise émettrice fera appel à une Plateforme de Dématérialisation partenaires (PDP) ou à la plateforme publique Chorus Pro, qui devient dans la perspective de la mise en place de la facture électronique le « Portail Public de Facturation » (PPF). La plateforme choisie convertira les PDF en en PDF/A3, avec signature électronique répondant aux normes RGS (Référentiel Général de Sécurité). Une fois convertie au format PDF/A3, la facture électronique sera envoyée au récepteur et les données de facturation automatiquement transmises au PPF, lequel les communiquera à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) en vue du contrôle et de la prédéclaration de la TVA et de la tenue des comptes nationaux.

L’utilisation d’un logiciel de facturation peut faciliter la création et la gestion de factures conformes à la norme Factur-X. Les logiciels de facturation sont souvent équipés de fonctionnalités qui permettent de générer automatiquement des factures au format Factur-X et de les envoyer par voie électronique

Factur-X, avantageux à plus d’un titre

Infalsifiable, inaltérable, non modifiable, Factur-X garantit l’identité de l’émetteur tout en étant lisible par l’œil humain et par la machine. Comme d’autres outils de facturation dématérialisée, Factur-X engendre de nombreux bénéfices :

• Une automatisation de la gestion de factures, donc une diminution des coûts humains et des risques d’erreurs
• Un gain de temps sur la déclaration de TVA
• Une fluidification du process de facturation, contribuant à une réduction probable des délais de paiement.

Enfin, ce vaste sujet constitue un enjeu fort pour l’État et devrait procurer des bénéfices pour la collectivité dans la mesure où il contribuera activement à juguler la fraude à la TVA et à procurer aux analystes une meilleure visibilité sur les évolutions réelles de notre économie, dans l’objectif de mieux anticiper les évolutions conjoncturelles.

Pour aller plus loin :

• Facture électronique : 7 précautions pour l’anticiper
• Facture électronique : et si on allégeait son montant en anticipant
• Facture électronique : deux formats sont possibles
• Facture électronique : tour d’horizon
• 5 raisons de dématérialiser ses factures fournisseurs
• Facture électronique : que doit-elle contenir ?

Article initialement publié le 25/10/2021. Dernière mise à jour 02/11/2023