Etre carré sur son FEC ! [guide]

Depuis le 1er janvier 2014, toute entreprise qui tient une comptabilité informatisée doit fournir un Fichier des Écritures Comptables (FEC) si l’administration le lui demande lors d’un contrôle fiscal. Qu’est-ce que c’est exactement et comment remplir correctement vos obligations en la matière ? Petit tour d’horizon.

Le FEC, qu’est-ce que c’est ?

Ce fichier informatisé contient toutes les écritures comptables de votre entreprise.

Il sert, pour l’administration fiscale, à s’assurer de la correspondance de vos documents avec les déclarations fiscales que vous avez déposées. Utilisé lors d’un contrôle fiscal, cette informatisation permet en effet au contrôleur de recouper les données rapidement. Cela qui rend le contrôle plus facile et diminue d’autant sa présence au sein de votre entreprise !

Concrètement, ce fichier est généré directement depuis votre logiciel de comptabilité (ou à défaut par votre expert-comptable).

Qu’est-ce que l’administration attend de votre entreprise ?

Ce fichier vous est demandé en cas de contrôle fiscal. Vous devez alors le remettre au vérificateur de comptabilité dès sa première intervention sur place. Cette disposition est d’ailleurs précisée dans l’avis de vérification qui vous est envoyé pour vous prévenir du prochain contrôle.

La remise peut se faire via n’importe quel support physique : un CD, DVD, une clé USB, un disque dur externe… On l’a dit, votre logiciel comptable génère directement le fichier. Mais n’attendez pas de recevoir un avis de vérification. Assurez-vous que votre outil est bien en mesure de le produire ! Le mieux est même d’anticiper en réalisant vos fichiers FEC chaque année et en les archivant de manière sécurisée plutôt que de les constituer en urgence en cas de vérification.

A compter de cette remise, court un délai de 3 mois durant lequel l’administration fiscale doit boucler son contrôle. Attention : le délai démarre quand le FEC est remis…

Le format du FEC

Ce fichier doit comporter des champs spécifiques et standardisés afin de garantir sa lecture par l’administration fiscale. La présentation est donc normée : type de fichier, nombre et intitulé des colonnes, format des dates, séparateurs de champs utilisés. Pour chaque écriture comptable, il n’indique pas moins de 18 informations pour le régime général : code de journal, libellé de journal, numéro d’écriture comptable, date de comptabilisation, crédit, débit, etc.

Il reprend l’ensemble des journaux existants dans votre comptabilité d’entreprise, y compris les écritures d’inventaires et d’à-nouveaux.

Les écritures contenues dans le FEC doivent être intangibles (c’est-à-dire validées et non modifiables) dès lors qu’elles justifient une déclaration qui a été déposée. Et bien sûr elles doivent obligatoirement respecter les normes comptables et la nomenclature du plan de comptes français.

Quel est le risque de ne pas établir un FEC valide?

Si le fichier remis n’est pas conforme ou si vous n’êtes pas en mesure de le remettre, vous risquez une amende de 5 000 euros (si aucune rectification n’a été apportée) ou 10% des droits qui seront mis à votre charge si une rectification a lieu (et que le montant s’élève à plus de 5000 euros). Cette sanction s’applique par exercice comptable contrôlé.

Astuce : Si vous avez un doute sur la conformité de votre fichier, sachez que la DGFip met à votre disposition un outil nommé « Test Compta Demat »*. Celui-ci permet de vérifier la validité de la structure de votre fichier et indique s’il y a des points d’anomalies à corriger. De quoi être totalement serein !

*Pour télécharger le logiciel Test Compta Demat

Comme se déroule un contrôle fiscal ? Comment se préparer ? Qu’est ce que le droit à l’erreur ? Pour tout savoir sur les contrôles fiscaux et vous assurer de les vivre sereinement, rendez-vous sur notre page web dédiée et notre Foire aux Questions.