On vous dit tout sur la facture électronique

Publié il y a · 3 min de lecture

Attention : à compter de 2020, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises dans le cadre des marchés publics. Mais pourquoi attendre encore deux ans avant de mettre en place cet outil qui simplifie grandement les rapports entre clients et fournisseurs ? Allégez-vous en passant dès maintenant à la numérisation !

Mise en place progressive de la facturation dématérialisée avec l’Etat

L’usage de la facture électronique se répand comme une traînée de poudre dans les entreprises. Elle est même obligatoire depuis cette année pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) qui facturent auprès de L’Etat et des collectivités territoriales. Et va le devenir de façon progressive pour toutes les autres ! D’abord pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) à compter de 2018, puis les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) en 2019 et enfin en 2020 pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).

Qu’en est-il entre entreprises ?

Entre entreprises aussi, il est possible de facturer par voie dématérialisée. À condition tout de même de remplir certaines conditions. D’abord l’envoi de facture dématérialisée doit avoir été accepté préalablement par l’acheteur, de manière formalisée pour servir de preuve (une simple information n’est pas suffisante). A ce sujet, ça ne sera plus le cas à partir de 2020, où les entreprises devront obligatoirement accepter les factures numériques.

D’autre part, il faut pouvoir garantir l’authenticité de l’émetteur du document, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Cela peut passer par une signature électronique, des contrôles établissant une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison du bien ou service, ou encore par un simple message structuré selon une norme sécurisée convenue entre l’entreprise et son client, permettant une lecture par ordinateur (progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint…).

Enfin, bien sûr le contenu de la facture dématérialisée doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier !

Comment conserver ses factures électroniques

Depuis le mois de mars dernier, la loi autorise les entreprises à archiver (pendant au moins 6 ans !) toutes leurs factures au format numérique, y compris celles éditées sous la forme originelle du papier. Mais là aussi des conditions sont à respecter pour garantir que la numérisation a été faite à l’identique. Il faut notamment que les couleurs du document soient les mêmes, que l’image n’ait pas été retouchée, que le fichier soit conservé sous format pdf et qu’un système permette d’horodater et de sécuriser son contenu. Le fichier peut être compressé à condition de n’entraîner aucune perte de données.

Pourquoi sauter le pas de la facture électronique ?

Avec la dématérialisation des factures, votre entreprise va réduire ses coûts (fini les impressions et l’envoi postal), diminuer son empreinte carbone, et gagner du temps en supprimant la manipulation des documents papier et les temps de traitement qui y sont associés. Les échanges seront fluidifiés, avec en plus la garantie que le document est bien remis !

Cela peut également valoir le coup d’anticiper la mise en place d’une dématérialisation des factures avant le calendrier officiel présenté plus haut. C’est en effet un vrai avantage concurrentiel de proposer la dématérialisation, dont ce type de clause est de plus en plus présent dans les marchés publics. Enfin, c’est un élément de communication à ne pas négliger, qui non seulement montre l’exemplarité de votre entreprise auprès de vos salariés et de vos partenaires mais conforte aussi positivement son image et sa notoriété !

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