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TPE : 7 bonnes raisons d’appliquer la facturation électronique dès maintenant !

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Depuis quelques années, grâce aux progrès technologiques et aux évolutions législatives, il est possible de dématérialiser ses factures. C’est-à-dire, de ne plus éditer de version papier au profit d’une version numérique. Vous n’êtes pas encore passé à la facturation électronique pour votre petite entreprise ? Voici plusieurs raisons qui pourraient vous y inciter rapidement !

1- La dématérialisation des factures va devenir obligatoire

Une loi de 2014 oblige progressivement les entreprises à facturer électroniquement dans le cadre des marchés publics. Cette obligation s’applique depuis 2017 aux grandes entreprises (plus de 5 000 salariés). Depuis 2018 aux entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés). Et, depuis cette année, aux PME (10 à 250 salariés). Elle concernera les très petites entreprises (moins de 10 salariés) au 1er janvier 2020 ! À compter de cette date, vous devrez donc établir des factures dématérialisées aux organismes publics. De plus, si aucune réglementation ne contraint aujourd’hui les entreprises à la facturation électroniques dans le marché privé, certains textes nationaux expriment depuis quelques années la volonté d’aller vers de plus en plus de dématérialisation.

2- La facturation électronique fait gagner du temps

Avec la facturation dématérialisée, il suffit d’un simple clic pour établir votre document et l’envoyer. Votre solution de gestion automatise toute la chaîne de réalisation, de la reprise d’informations souvent déjà contenues dans votre logiciel à la transmission de votre facture à son destinataire. Les délais de traitement par facture sont ainsi largement diminués. Avec, pour autre conséquence, des temps de livraison et donc d’encaissement des factures plus courts !

3- Le format numérique diminue les risques d’erreurs…

La dématérialisation entraîne une diminution importante des saisies manuelles. En effet, les outils informatiques permettent une reprise automatique des informations déjà saisies. Les risques d’erreurs sur les documents sont donc, de ce fait, beaucoup plus rares.

4- …et coûte moins cher !

Qui dit dématérialisation, dit économies. Finis en effet les coûts d’impression (imprimante, encre, papier…) et d’affranchissement du document. Les frais de personnel affecté à la réalisation de ces factures sont également diminués et peuvent être reportés sur d’autres tâches plus productives. Un rapport de GS1 France (organisme spécialisé dans les standards d’échanges d’informations) estime que le coût de traitement moyen d’une facture papier varie entre 8 et 9,5 euros, tandis que celui de l’électronique s’élève à 5 euros environ.

5- Une facture électronique, c’est traçable !

Pour garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité, votre système informatique doit permettre de suivre son cheminement complet. Cela, depuis son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation, de 6 ans. Ce qui vous permet de retrouver n’importe quelle facture facilement grâce à un système d’indexation (par date, émetteur, destinataire, montant…), sans avoir à chercher dans de gros classeurs. Cerise sur le gâteau : vos contrôles fiscaux seront plus sereins puisque tout est consigné et fiabilisé électroniquement !

6- La sécurité des données : un enjeu fondamental à traiter en amont

Réaliser une facture électronique implique de manipuler un certain nombre de données et d’archiver le document pour une durée de 6 années. Ce qui pose la question de la sécurité des données. Votre système d’information doit permettre d’assurer la pérennité et la confidentialité de ces documents. Pour choisir des outils adaptés, commencez à vous y intéresser dès maintenant et n’hésitez pas à vous faire accompagner par votre éditeur de logiciels.

7- La dématérialisation, c’est plus écolo !

Passer à la facture dématérialisée c’est bon pour la protection de l’environnement. Elle entraîne une diminution de votre consommation de papier (dont la fabrication implique l’utilisation de produits chimiques) et de consommables (encre), et supprime son transport physique. À condition toutefois que votre interlocuteur n’imprime pas votre facture de son côté une fois le document reçu !