Continuous close: is het tijd voor uw bedrijf om naar real-time cijfers over te stappen?

Continue of doorlopende afsluiting (continuous close) is het proces van de boekhouding op een dagelijkse basis up-to-date te houden en in staat te zijn om financiële informatie te geven op eender welk moment in de maandelijkse rapportagecyclus.

Dit is een filosofie die nu pas terrein wint en we zouden kunnen zeggen dat dit grotendeels ligt aan de vooruitgang die gemaakt wordt in moderne systemen.

Alhoewel het idee van een continuous close relatief nieuw is, denken we dat het een groot aantal uitstekende voordelen heeft voor bedrijven en slechts een of twee makkelijk overkombare nadelen.

In dit artikel onderzoeken we de ideeën achter continuous close en de voordelen en valkuilen.

We behandelen de volgende onderwerpen:

• Wat is continuous close?
• De voordelen van continuous close
• Hard close is niet weg
• Zijn er problemen met continuous close?
• Is continuous close goed voor uw bedrijf?
• Wat zijn de stappen richting een continuous close?

Wat is continuous close?

Continuous close (continue boekhouding of doorlopende afsluiting) is het gebruik van automatisering en moderne, geïntegreerde systemen om ervoor te zorgen dat alle boekingen onmiddellijk worden gedaan.

Het doel is simpel: er zeker van zijn dat de boekhouding van het bedrijf zoveel mogelijk up-to-date is op eender welk punt in de maand.

Echter, we moeten hier wel een kanttekening aan toevoegen. Alle bedrijven zijn anders, dus een continuous close kan andere zaken betekenen voor verschillende bedrijven.

Traditionele systemen vereisen vaak dat verscheidene modules ‘afgesloten’ worden voor de maand, voordat de balansen gerapporteerd worden in het grootboek. In tegenstelling hiertoe worden ze met een continuous close onmiddellijk gerapporteerd.

Als we het voorbeeld nemen van te betalen rekeningen of crediteuren in een traditioneel systeem, zou u verwachten dat het crediteuren-grootboek zo dicht mogelijk bij dag één afsluit, en dat dan de balans van de handelscrediteuren in het grootboek opgenomen wordt.

Met een modern boekhoudsysteem bestaan sub-grootboeken niet echt op die manier, en een transactie die plaatsvindt in te betalen rekeningen zal meteen gereflecteerd worden in de handelscrediteuren.

Naast het op deze manier uitvoeren van geïntegreerde systemen, wordt automatisering gebruikt om reguliere taken aan te pakken en kan machine-accounting helpen met gegevensinvoer.

Bijvoorbeeld, robotgestuurde procesautomatisering (Robotic Process Automation of RPA) kan gebruikt worden om een inbox te monitoren en vervolgens automatisch facturen te verwerken voor te betalen rekeningen.

Het doel is om het punt te bereiken waarop u op elk moment een winst-en-verliesrekening kunt maken en het erg dicht bij een accuraat beeld van de bedrijfsresultaten komt.

De voordelen van continuous close

Real-time informatie = real-time waarde

Een van de grootste voordelen van een boekhouding die continu up-to-date is, is een verhoogde zichtbaarheid.

Op elk moment kunnen managers zien wat er precies aan het gebeuren is en de boekhouding komt overeen met hun dagelijkse ervaring van het bedrijfsleven.

Dit voegt geloofwaardigheid toe, omdat het betekent dat de boekhouding er grotendeels uitziet zoals ze verwachten en ze geen eeuwigheid moeten wachten op een jaarrekening die al dan niet hun ervaring evenaart.

Real-time zichtbaarheid hebben van wat er gebeurt op elk moment in de maand is een extreem waardevol voordeel voor het volledige bedrijf en zorgt er vaak voor dat de boekhoudafdeling meer een zakelijke partnerfunctie bekleedt.

Tijdbesparing

Er zijn niet veel accountants die nog niet geprobeerd hebben een boekhouding in overeenstemming te brengen, om dan enkel ingaven te vinden van een maand of meer geleden die ze zich niet kunnen herinneren.

Foutieve ingaven opzoeken en terugdraaien is een van de meest tijdrovende aspecten van het afsluitingsproces.

Dit wordt veel makkelijker als boekhoudingen op een dagelijkse basis afgestemd worden.

Tegelijkertijd betekent het gebruik van machines en automatisering dat standaard manuele taken in seconden klaar kunnen zijn, wat medewerkers de tijd geeft om de cijfers echt te begrijpen.

Verbeterde naleving

Voor gereguleerde sectoren is het een vereiste dat hun boekhouding accuraat is en up-to-date bijgehouden wordt.

Geautomatiseerde systemen gebruiken, leidt tot minder fouten en meer zichtbaarheid van wat er wanneer gebeurd is.

De boekhouding is makkelijker te controleren aangezien het simpeler is om een paar lijnen in een register te begrijpen dan om enkele van de mega-grootboeken te ontcijferen die alle accountants wel eens gemaakt hebben voor de maandafsluiting.

Werknemerstevredenheid

Voor veel boekhoudteams is de maandafsluiting een beproeving van epische proporties.

Er kan niets meer ontmoedigend zijn dan een gigantische maandafsluiting te voltooien en dan meteen in een andere te vliegen.

Systemen automatiseren en de werklast spreiden over het hele team voor de volledige maand, betekent dat mensen tijd krijgen voor activiteiten die waarde toevoegen voor de bredere business.

Terwijl sommige teamleden misschien houden van de routine van cijfers in een monolithisch systeem te steken, zullen er veel meer de kans appreciëren om in de business te treden en een echt verschil te maken.

Betere beslissingen nemen

Onafhankelijke denktank FSN voerde onlangs een onderzoek uit dat onthulde dat 86% van de bedrijven gelooft dat hun data-analyses weinig toevoegen op vlak van inzicht.

Dit is opvallend aangezien data-analyses voor uitstekende informatie kunnen zorgen, die het nemen van beslissingen verbetert overheen de organisatie.

Een deel hiervan heeft te maken met de snelheid waarop managers informatie krijgen – en met continuous close gaat dit veel sneller.

Verhoogde bedrijfsflexibiliteit

Bedrijven die hun informatie sneller krijgen, kunnen sneller hun beslissingen nemen. En dat wil zeggen dat ze wendbaarder worden.

Een up-to-date boekhouding betekent dat ad-hoc rapportering voor het maken van bedrijfsbeslissingen bijna instant kan zijn. Dit laat managers toe snel te handelen wanneer opportuniteiten zich aanbieden.

Minder fouten

Accountancy Age oppert dat tot 88% van de spreadsheets fouten bevat. In erg hoge mate helpt het automatiseren van het afsluitproces en het dagelijks bijhouden van de boeken om dit recht te zetten.

Het is veel makkelijker om fouten te spotten die gemaakt zijn wanneer u dagelijks afstemt en ze zijn makkelijker op te lossen. Ontdekken wat er mis is gegaan, is simpeler dan iemand vragen waarom ze zes weken geleden een specifieke boeking invoerden.

Hard close is niet weg

Met zoveel voordelen van een continuous close, is het makkelijk om te denken dat de nood aan een hard close verdwenen is.

Maar dat is niet altijd het geval.

Integendeel, een hard close is een erg belangrijk onderdeel van boekhouden en zal nog steeds bestaan zelfs als het alleen maar op een jaarlijkse basis is.

Bij itas merken ze gewoonlijk dat bedrijven de neiging hebben om een hybride-methode te gebruiken, met de operationele accounting op een continue basis en daarnaast een harde maandafsluiting die gebruikt wordt om financiële boekhoud-aanpassingen toe te voegen.

Het belangrijke om hier te onthouden is weer dat de maandafsluiting gebruikt moet worden op een manier die waarde toevoegt voor het bedrijf. Eender welke methode die het best werkt voor u is dus degene die u moet kiezen.

Zijn er problemen met continuous close?

Alhoewel er problemen kunnen zijn met deze manier van werken, zijn ze niet onoverkomelijk.

Het eerste probleem is dat sommige oudere systemen of legacy-systemen niet kunnen werken met een continuous close-methode.

Dit is geen kritiek op de makers. Het ligt er simpelweg aan dat toen de software werd ontwikkeld, er nog niet gedacht werd aan een boekhouding die altijd volledig up-to-date is en aan rapportage op elk moment in de maand.

Het logische antwoord hier is om te upgraden naar een modernere software die kan helpen met het continuous close-proces in plaats van het te verhinderen. Misschien is het tijd om hierin te investeren?

De volgende vraag is die van het loon.

Hoe gaat u de rapportering van een maandelijkse loonadministratie beheren? Voor sommige bedrijven is dit de grootste kost.

Gaat u echt een dagelijkse basis gebruiken voor deze kosten?

Hier kan automatisering nuttig zijn, aangezien geavanceerde systemen dagelijkse toerekeningen voor de loonadministratie kunnen maken, die dan ontbonden worden van zodra de betalingen gedaan zijn.

Een van de meest tijdrovende processen van de maandafsluiting is consolidatie.

In veel gevallen ligt dit aan systemen die niet geïntegreerd zijn en die compleet verschillende schema’s van boekingen hebben.

Om dit te omzeilen, kunnen bedrijven overstappen naar een rapportagesysteem van een derde partij dat kan omgaan met meerdere rekeningnummers en structuren. Of ze kunnen hun systemen updaten en, op hetzelfde moment, het rekeningschema bijwerken voor elke afzonderlijke entiteit.

Medewerkers kunnen het moeilijk hebben met de aanpassing naar de nieuwe methode.

Accountants leren immers werken volgens een maandelijks tijdsschema, en dat verscheuren en mensen vragen om iets compleet anders te doen, is een grote verandering.

Dit is geen nieuw probleem en is iets dat we regelmatig zien in alle soorten projecten.

Communicatie, training en buy-in van het senior management zorgen er allemaal voor dat mensen zich comfortabeler voelen met de verandering.

Er kunnen problemen zijn wanneer u de boekhouding doet van zaken die traditioneel maandelijkse aanpassingen waren, in het bijzonder voorafbetalingen, afschrijvingen en voorschriften.

Het antwoord hier is om precies te beslissen wat u rapporteert en waarom.

Als u een volledig bijgewerkte winst-en-verliesrekening wilt produceren, tot op EBITDA-niveau (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortisation), dan gaat u in het algemeen geen te groot probleem hebben.

En dat is vooral als iedereen weet dat ze naar hoofdzakelijk operationele rekeningen kijken, en niet naar volledige management-rekeningen.

Het is mogelijk om de berekening van afschrijvingen te automatiseren, maar vraag uzelf eerst of dit hier de moeite waard is.

Is uw afschrijving materieel?

Indien niet, verplaats het dan naar uw harde maandafsluiting.

Is continuous close goed voor uw bedrijf?

Zoals we eerder vermeldden in dit artikel, betekent continuous close vaak andere zaken voor verschillende bedrijven.

Desondanks zijn we er stellig van overtuigd dat er maar weinig bedrijven zijn die geen voordeel zullen halen uit het opnemen van de principes in tenminste sommige gebieden.

Repetitieve manuele taken automatiseren is altijd een topper en medewerkers vrijmaken om echte waarde toe te voegen aan het bedrijf in z’n geheel, helpt de onderneming, de managers in andere afdelingen en de financiële medewerkers.

De beste plaats om te starten is kijken naar uw systemen en begrijpen wat u kunt doen om uw boekingen dichter bij real-time te brengen.

Wat zijn de stappen richting een continuous close?

Als u wil overstappen naar een continuous close in uw onderneming, kunt u dit bereiken in slechts zes stappen.

Onthoud dat hoe vroeger u uw plannen communiceert en uitlegt aan uw team hoe ze er voordeel uit zullen halen, hoe makkelijker het zal zijn voor uw bedrijf om een continuous close op te nemen.

1. Haal uw team aan boord, leg uw visie uit en betrek ze er vroeg bij.
2. Begrijp en documenteer de processen die nodig zijn voor uw maandafsluiting.
3. Identificeer welke van die taken uitgevoerd kunnen worden op het punt van invoer – is dit haalbaar en realistisch?
4. Identificeer de taken die momenteel niet uitgevoerd kunnen worden op het punt van invoer. Zijn ze cruciaal voor uw real-time rapportering? Indien ja, zijn het processen, mensen of technologie die u tegenhouden?
5. Maak een transitieplan inclusief verantwoordelijkheden.
6. Ga aan de slag.

Conclusie

Continuous close heeft veel voordelen en zou uw financieel team echt tijd kunnen uitsparen, zodat ze kunnen focussen op taken met meer toegevoegde waarde.

Om ermee aan de slag te gaan en te bepalen of het de juiste aanpak voor uw bedrijf is, volg de zes stappen hierboven en zie hoe het loopt.

Eenmaal u uw continuous close-processen in werking stelt, zal u ontdekken dat de vorige manieren van werken snel tot het verleden behoren.