Jeszcze tylko kilka dni zostało pracodawcom na przekazanie fiskusowi informacji o dochodach wypłacanych pracownikom w 2019 r. Taką informację należy przekazać wyłącznie na formularzu PIT-11 w wersji 25. O czym jeszcze należy pamiętać przy wystawianiu i wysyłaniu formularzy PIT?

Do końca stycznia na druku PIT-11 należy wysłać informację o zeszłorocznych dochodach pracowników do urzędu skarbowego. Natomiast do końca lutego taki sam formularz trzeba przesłać pracownikom.

1. PIT-11 wysyłamy tylko w wersji 25

Główne zmiany wprowadzone w PIT-11(25) związane są z wykazywaniem oddzielnie przychodów uzyskanych przez osoby do 26 roku życia, które od 1 sierpnia 2019 r. korzystają ze zwolnienia z podatku od przychodów ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia oraz zmiany prezentacji przychodu i zaliczki od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

2. Przychody osób do 26 roku życia w 2019 r.

W formularzu dodano nowe pozycje, w których należy wykazać przychody pracowników do ukończenia 26 roku życia, uzyskane w okresie od 01.08.2019 do 31.12.2019, odrębnie dla:

• Przychodów ze stosunku pracy, które zostały opodatkowane (pracownik nie złożył oświadczenia lub został wykorzystany limit zwolnienia) [Część E: umowa o pracę – wiersz 2]
• Przychodów opodatkowanych z umów cywilnoprawnych z wyłączeniem umów zleceń [Część E: umowy cywilnoprawne – wiersz 4]
• Przychodów z umowy zlecenia, które zostały opodatkowane (pracownik nie złożył oświadczenia lub został wykorzystany limit zwolnienia) [Część E: umowy zlecenia – wiersz 6]
• Przychody zwolnione z podatku ze stosunku pracy[Część G]
• Przychody zwolnione z podatku z umów zleceń [Część G]

Odpowiednio w odrębnych pozycjach należy wykazać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od przychodów zwolnionych z podatku dla osób do 26 roku życia(składki te nie będą podlegały odliczeniu w procesie wyliczenia podatku należnego).

3. Zerowy podatek dla osób do 26. roku życia

Duże znaczenie dla poprawnego wykazywania przychodów dla osób do 26 roku życia ma właściwe ustawienie elementu zerowego podatku dla osób do 26 roku życia. Jednak nie należy tego ustawiać w programie kadrowym, jeżeli pracownik złożył odpowiednie oświadczenie po 1 sierpnia 2019 r.

Drugą istotną zmianą jest konieczność wykazania przychodu z wypłaconych pracownikowi zasiłków w wierszu 8 (Inne źródła), w poprzednich latach zasiłki wykazywane były w wierszu 1 jako zwykły przychód. Dodatkowym utrudnieniem dla osoby wypełniającej deklarację jest wykazywanie podatku odprowadzonego od zasiłków, który należy wykazać:

– w pozycji 68 w wierszu 8 części E – jeśli pracownik nie uzyskał żadnych przychodów ze stosunku pracy, które można wykazać w części 1

– w pozycji 33 w wierszu 1 części E – jeśli pracownik uzyskał przychody ze stosunku pracy, które wykazał w części 1.

Taki właśnie sposób wypełnienia deklaracji podatkowej zalecają organy w interpretacji wydanej 15 stycznia 2020 roku, i dokładnie w taki sposób deklaracja podatkowa jest automatycznie wypełniana przez program Symfonia ERP Kadry i Płace One.

4. Porównanie wynagrodzeń pracowników z deklaracją PIT-11 i PIT-4R

Przed wysłaniem deklaracji do urzędu skarbowego warto dokonać porównania informacji płacowych z wypełnionymi drukami PIT-11. W kilku prostych krokach można dokonać takiego porównania w swoim programie kadrowym, np. w Symfonii ERP Kadry i Płace, gdzie informacje sprawdzamy za pomocą raportu Karta wynagrodzeń.

Także w przypadku wynagrodzeń pracowników do 26. roku życia warto przeprowadzić takie porównanie.

5. Zmiana adresu pracownika

Niekiedy pojawiają się sytuacje niekonwencjonalne, np. gdy okaże się, że pracownik posiada inny adres zamieszkania niż adres zameldowania. W takiej sytuacji dobrze jest mieć pod ręką narzędzie, dzięki któremu szybko jesteśmy w stanie dokonać aktualizacji adresu, by formularz dotarł do pracownika na czas. Trzeba bowiem pamiętać, że w formularzu PIT-11 wykazuje się właśnie adres zameldowania.

W programie Symfonia ERP Kadry i Płace adres zameldowania pracownika pobiera się automatycznie do deklaracji PIT-11. Ale w każdym momencie można wstawić nowy adres, pod który wyślemy deklarację.

6. NIP zamiast PESEL

Formularz PIT-11 posiada sekcje, dotyczące identyfikacji podatnika.  Z reguły wypełniana jest część z numerem PESEL. Jednak są przypadki, gdy pracownik domaga się, aby wstawić inny identyfikator – numer NIP. Ma to miejsce w sytuacji, gdy pracownik prowadzi działalność gospodarczą. Wystarczy zaznaczyć w programie Symfonia ERP Kadry i Płace opcję prowadzenia działalności gospodarczej przez pracownika, by formularz został automatycznie uzupełniony numerem NIP.

7. W jakiej formie przekazać PIT-11 pracownikowi?

Warto też pamiętać, że ustawa nie wymaga od pracodawcy przekazywania pracownikom druków PIT-11 w formie elektronicznej. Można tego dokonać także w formie papierowej. Jednak ze względu na szybkość, wygodę oraz oszczędność czasu i pieniędzy warto wysłać informacje o wynagrodzeniach za poprzedni rok za pomocą poczty elektronicznej. Taką właśnie możliwość daje Symfonia ERP Kadry i Płace, umożliwiając wysyłkę PIT’ów zaszyfrowanym (a więc w pełni bezpiecznym) e-mailem.