Rozmawiamy o automatyzacji w kadrach na przykładzie wniosków urlopowych. Czy cyfryzacja tego elementu pracy działów kadrowych i HR’owych w ogóle ma sens, a jeśli tak to jakie korzyści przynosi pracodawcy i pracownikom. Na te pytania odpowiedzą: Elżbieta Czaplicka, ekspertka do spraw HR w Sage oraz Cezary Karolczyk, ekspert Sage z zakresu HR oraz kadr i płac.

Dlaczego właśnie wnioski urlopowe to tak popularny temat w kontekście cyfryzacji przedsiębiorstw?

Cezary Karolczyk: Zwykle pracownik w ciągu roku ma kilka różnych nieobecności urlopowych. Natomiast sama jego realizacja jest dość skomplikowana. Na tyle, że choć każdy z nas wie, że jeśli pracuje na pełen etat, ma odpowiedni staż pracy, w zasadzie przysługuje mu 26 dni rocznie, to poszczególne osoby mogą mieć poważne problemy z ustaleniem tego, ile tego urlopu tak naprawdę zostało, czy dostaną go na konkretne dni. Mają też wątpliwości, kiedy wolno, a kiedy nie wolno skorzystać z urlopu na żądanie, który jest szczególną formą urlopu, w jaki sposób się go wylicza. Warto wiedzieć, że te 26 dni to nie jest tak po prostu 26 dni. To jest 26 dni ośmiogodzinnych. Gdyby w trakcie roku zdarzyła się np. zmiana wymiaru etatu tego pracownika, należy obliczyć 2 niezależne od siebie wymiary, zaokrąglić oba w górę do pełnych ośmiogodzinnych dni, zawsze na korzyść pracownika, któremu będzie przysługiwał ten wyliczony wymiar. Jeśli w międzyczasie trochę urlopu zużyjemy, to zużyjemy go nie znowu według tych ośmiogodzinnych dni, tylko dokładnie według dni, które były w harmonogramie. Np. na skutek planowania pracy dla mnie mój pracodawca ustalił, że 3 dni w tygodniu pracuję po 6 godzin, a jednego dnia 12. Skorzystanie z urlopu w tych dniach będzie skutkowało różnym zużyciem tego urlopu. Czyli 2 dni sześciogodzinne będą równe jednemu dniu dwunastogodzinnemu. Dwunastogodzinny dzień zużyje 1,5 dnia z tego dwudziestosześciodniowego wymiaru.

Do tego jest jeszcze kwestia ustalenia w ogóle prawa do urlopu, ponieważ mamy przynajmniej dwie reguły tego dotyczące. Jeśli byłaby to moja pierwsza praca, to pierwsze prawo do urlopu uzyskam dopiero po pełnym miesiącu pracy i będzie wynosiło 1,67 dnia. Teraz zagadka: ile to jest godzin? Aby to poprawnie obliczyć, służy oprogramowanie kadrowo-płacowe, w którym jeśli poprawnie zewidencjonujemy wszystkie parametry pracownika, czyli jego staż pracy w poprzednich miejscach pracy, informacje co on w tym czasie robił, dlatego że nie każdy rodzaj pracy jest wliczany. Na przykład jeżeli w tym czasie był na urlopie bezpłatnym, to ten okres powinniśmy pominąć.

Inaczej liczy się ten wymiar w trakcie roku, w którym rozpoczęło się urlop wychowawczy,  inaczej w roku, w którym się powróciło z takiego urlopu. Są też szczególne obowiązki pracodawcy, jak na przykład to, że każdy pracownik ma obowiązek raz w roku być przynajmniej czternaście dni ciągłych, kalendarzowych na urlopie. Warto jest takich reguł przestrzegać. Do tego ten urlop może się przeterminować. Możemy utracić do niego prawo i już samo to wydaje się, że jest bardzo dobrym powodem, aby to scyfryzować.

Elżbieta Czaplicka: Dział HR ma zdecydowanie więcej pracy bez oprogramowania. Dużym kłopotem są wyliczenia tworzone obok systemu kadrowo-płacowego. Często jest tak, że menagerowie obok, gdzieś w systemie, w jakichś plikach excelowych, w swoich notatkach, muszą także ewidencjonować ilość należnego urlopu pracownikowi, by móc swoim zespołem w sposób odpowiedni zarządzać. Pracownicy też mają problem w chwili, kiedy nie widzą odpowiednich liczb w odpowiednich np. do tego skonstruowanych systemach, z tzw. self-service.

Na czym tak naprawdę, w praktyce polega automatyzacja wniosków urlopowych? Nie chodzi przecież o przesłanie wniosku w formacie PDF, na maila czy inny komunikator.

Cezary Karolczyk: To są dwa obszary. Jeden to jest informowanie pracownika na bieżąco, czyli w dowolnym momencie, w dowolnym miejscu, czy z komórki czy z przeglądarki internetowej, jakie jest w ogóle jego prawo do urlopu lub ile z tego urlopu już wykorzystał, ile może jeszcze zaplanować, kiedy może to zrobić. Druga część problemu to obsługa procesu związanego z akceptacją. Z punktu widzenia kadr i płac, optymalnie byłoby aby pracownicy wykorzystywali urlopy zgodnie z prawem, na bieżąco. Tak, by na koniec roku mieli najlepiej wykorzystany cały ten wymiar urlopu, aby on nie przechodził dalej. Ale to nie pracownicy działu kadr i płac, podejmują decyzje o akceptacji poszczególnego pytania czy wniosku o urlop, czy odrzuceniu. Tak naprawdę chodzi też o pewną ciągłość operacyjną pracy. Dla przykładu załóżmy, że prowadzimy sklep i w sklepie potrzebujemy mieć w ciągu dnia cały czas trzy osoby, po to żeby zachować ciągłość sprzedaży, ciągłość dostaw i innych rzeczy, czy pomagać klientom. Nie możemy pozwolić sobie na sytuację, w której z tych trzech osób wszystkie są na urlopie, bo musimy mieć ich na miejscu. Stąd decyzje podejmują zawsze menagerowie i to zwykle menagerowie liniowi, którzy pracują bezpośrednio z pracownikami i ich nadzorują, liderzy, kierownicy. Często w firmach są też wielostopniowe akceptacje, które polegają na tym, że zaczyna się od akceptacji na poziomie bezpośredniego przełożonego, a następnie trafia wyżej, do kolejnej osoby. To generuje kolejne dokumenty.

Elżbieta Czaplicka: Dokumenty bardzo często nie spływają na czas. Dokument dostarczony do działu HR w formie papierowej, tak jak np. wniosek o urlop wypoczynkowy, musi zostać zaewidencjonowany w systemie HR-owym, by nasze salda urlopowe, bilanse, wynagrodzenie za czas urlopu zostało prawidłowo naliczone. Sama archiwizacja tych wniosków urlopowych też jest skomplikowana, przy dużej liczbie pracowników. Jeden pracownik może kilkukrotnie, albo nawet kilkanaście razy w ciągu roku, dostarczać papierowe wnioski urlopowe. Dodatkowo działy HR, czyli osoby kadrowe czy płacowe, w zależności jak u danego pracodawcy wygląda ten proces, w momencie dostarczenia wniosku weryfikują, czy są wszystkie podpisy, np. czy kierownik wyraził zgodę. Jeżeli tych podpisów brakuje, trzeba je uzupełnić, a to generuje dodatkową pracę.

Cezary Karolczyk: Często do wniosków urlopowych trzeba wprowadzić szereg informacji, np. daty od-do, informacje o długości urlopu. Jak wcześniej podaliśmy, to wcale nie musi być prosta do obliczenia informacja. Nawet sam fakt, że bierzemy urlop w trakcie długiego weekendu majowego oznacza, że bierzemy urlop na powiedzmy 7 dni ciągłych, z czego np. tylko 3 dni są robocze. Dzięki systemom te wszystkie rzeczy uzupełnione są automatycznie i pracownik nie musi w ogóle się nad tym zastanawiać.