Cyfryzacja często postrzegana jest jako sposób na budowanie lepszych relacji z klientami, którzy chcą dostawać wszystko natychmiast, bez wychodzenia z domu (stąd zwrot w kierunku rozwiązań e-commerce). Klientocentryzm to ważny, choć nie jedyny powód, dla którego firmy decydują się na „małą rewolucję” technologiczną. Transformacja cyfrowa redefiniuje branże i daje przy tym biznesowi nowe możliwości działania, które nie były osiągalne w przeszłości. To pokazuje, że w cyfryzacji chodzi już nie tyle o odkrycie nowego, a znalezienie możliwości dla już istniejącej usługi, która zaowocuje skuteczniejszym zaspokajaniu potrzeb klienta.

I choć o zwrocie w kierunku digitalizacji przedsiębiorstw mówi się praktycznie podczas każdej większej konferencji branżowej, a w tle zazwyczaj wybrzmiewa hasło „nie uciekniemy przed rewolucją technologiczną”, w praktyce jeszcze wiele wody musi upłynąć, by przejść do czynów.

Wybierz technologię cyfrową od Symfonii

Ciekawe wnioski przynosi tu badanie Deloitte z 2020 roku, według których 9 na 10 firm deklaruje gotowość na cyfryzację, ale już jedynie 16% stawia na faktyczne e-działanie. Jeśli skupimy się największej gałęzi naszej gospodarki, czyli sektorze MŚP, to zauważmy, że w ostatnich dwóch latach procent przedsiębiorstw wykorzystujących w swojej działalności chociażby takie systemy, jak ERP, wzrósł raptem o około 2%.

Powodem wycofania technologicznego może być tu brak jasno obranego kursu. Gdy rewolucje technologiczne ogłaszane są co kilka miesięcy, można czuć się zagubionym podczas wybierania ścieżki biznesowej. Większa liczba danych klientów będących w posiadaniu firm łączy się z koniecznością zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. John Reiners, ekspert ds. transformacji cyfrowej Oxford Economics, w wywiadzie dla internetowego wydania dziennika „Rzeczpospolita” właśnie aspekt umiejętnego zarządzania danymi i ich właściwą interpretację uznaje za jedną z najważniejszych kompetencji przyszłości: „Odpowiednie wykorzystanie danych może być szczególnie przydatne w rozwijaniu nowych produktów, w usługach i przemyśle. W przypadku branży typu business to business bazy danych umożliwią szczegółowe zrozumienie procesów operacyjnych i znalezienie metod optymalizacji wydatków. (…) Wyzwaniem, z którym będzie się mierzyć każda nowoczesna firma, pozostanie zapewnienie ochrony danych osobowych oraz danie gwarancji, że zgromadzone w bazie dane są bezpieczne i właściwie zarządzane” – dodał przy tym.

Przejdź cyfrową transformację z Symfonią

Także na rynku globalnym cyfrowa codzienność to jeszcze pieśń przyszłości. Dwustu menedżerów IT ze Szwajcarii i Niemiec przepytanych w badaniu IDC na zlecenie Dassault Systemes podkreśliło potrzebę całościowego spojrzenia na biznes na drodze cyfryzacji. Responenci podkreślali przy tym, że to holistyczne podejście może pomóc uchwycić rolę IT w poszczególnych procesach. W ten sposób można uzyskać informacje o potrzebie optymalizacji i ewentualnych obszarach działania w zakresie cyfryzacji.

Elastyczność jest w cenie

Obowiązujące obostrzenia niejako wymusiły na biznesie cyfryzację, bo firmy nie działają w próżni. Wiele firm musiało siłą rzeczy zadać pytania dotyczące tego, jaki sposób zorganizować obieg faktur, umów oraz rozliczeń, skoro większość pracowników pracuje poza biurami.

Bez właściwego przygotowania taka sytuacja może doprowadzić do opóźnień w płatnościach czy braków w dokumentacji. Wyciągnięcie odpowiednich wniosków ze sposobu funkcjonowania w czasie pracy zdalnej to szansa dla firm na zwiększenie wydajności pracowników i realne ograniczenie kosztów.

Dojrzałość polskich organizacji, jeśli chodzi o całościowe wykorzystanie systemów produkcji i dystrybucji, jest spora, choć nie rozkłada się ona równomiernie, gdy weźmiemy pod uwagę skalę firm. Jak informuje GUS, zapotrzebowanie jest bardzo wysokie w dużych i niektórych średnich przedsiębiorstwach, natomiast w mniejszych jest na poziomie niecałych 19%. Z kolei z danych publikowanych przez Eurostat wynika, że pod względem poziomu cyfryzacji gospodarki zajmujemy w Europie piąte miejsce od końca i drugie od końca w kategorii integracji technologii cyfrowych.

Na konieczność cyfryzacji wpływ mają też instytucje administracji państwowej. Ministerstwo Finansów w 2019 roku zdecydowało się już na duże inwestycje w systemy umożliwiające odejście od rozliczeń papierowych na rzecz wysyłania dokumentów i sprawozdań podatkowych w formie elektronicznej. W tym roku po raz pierwszy przedsiębiorstwa były zobligowane do złożenia rocznych sprawozdań w postaci elektronicznej, a to wymaga odpowiedniego oprogramowania.

Z jednej strony firmy muszą się cyfryzować, by nadążyć za konkurencją, a z drugiej strony, by umożliwić utrzymanie kontaktu z otoczeniem zewnętrznym.

Jak cyfryzacja i automatyzacja w finansach wpływają na pracę finansistów w firmach?

Firmy coraz chętniej korzystają z technologii cyfrowych w obszarze finansów. Jak wynika z badania CIMA „Future of Finance”, już ponad połowa (54%) działów finansowych wykorzystuje rozwiązania chmurowe, 11% – robotyzację, a 25% – zaawansowaną analizę danych. Odsetek przedsiębiorstw, które zamierzają wprowadzić je w obszarze finansów w ciągu najbliższych 3–5 lat, wynosi kolejno 23%, 17 % i 24 % Każdego dnia firmy podejmują też wiele decyzji, często na podstawie analizy dużych zbiorów danych i powtarzalnych sekwencji działań. Dlatego w nadchodzących latach kluczowe będą sztuczna inteligencja i automatyzacja, które mogą być dodatkowo wykorzystane w celu usprawniania procesów czy wykrywania nieprawidłowości w sprawozdawczości.

Znajdź optymalny dla siebie program z rodziny Symfonia

Szacuje się, że w najbliższej przyszłości ponad 20% zadań finansowych zostanie zautomatyzowanych. 55% spośród 5,5 tys. specjalistów z dziedziny finansów biorących udział w badaniu „Future of Finance” już zauważyło w swoich organizacjach przestawienie się na automatyzację procesów. Obejmuje ona przede wszystkim powtarzalne i rutynowe działania, a w ramach funkcji finansowej dotyczy w największym stopniu aspektów związanych z gromadzeniem informacji i raportowaniem.

W niektórych firmach doprowadziła np. do zaprzestania przygotowywania comiesięcznych raportów finansowych – dostępne na rynku oprogramowania komputerowe w czasie rzeczywistym generują informacje zarządcze, używając przy tym spersonalizowanego języka i terminologii odpowiadającej danej organizacji.

Automatyzacja pozwala specjalistom ds. finansów zaoszczędzić czas i skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Dzięki niej mogą oni przejść od wykonywania funkcji czysto technicznej, skoncentrowanej głównie na budżetowaniu, planowaniu i sprawozdawczości, do roli komercyjnie myślącego strategicznego partnera biznesowego, łączącego umiejętności z zakresu rachunkowości zarządczej z nowymi rozwiązaniami technologicznymi i tworzącego wartość dla przedsiębiorstwa.