Wyobraź sobie następujący scenariusz: pod koniec dnia zastanawiasz się, czym zajmiesz się jutro. Może masz projekt, który chcesz rozpocząć? A może stawiasz przed sobą konkretny cel finansowy, który możesz osiągnąć, jeśli tylko przejdziesz od pomysłu do jego realizacji?

Tymczasem rano przychodzi email, z którego dowiadujesz się, że Twój główny dostawca odchodzi do konkurencji. Co gorsza kontaktuje się z Tobą kontrahent, który mówi, że zalegasz z zapłatą rachunków.

Stwierdzasz, że opóźnienie w realizacji projektu klienta jest spowodowane tym, że właśnie ten sprzedawca nie wysłał zamówionych przez Ciebie produktów. Kolega z pracy informuje Cię, że wskaźnik poziomu kapitału obrotowego spadł poniżej 1%. W dodatku bank zawiadamia Cię, że udzielenie kredytu Twojej firmie opóźni się z powodu problemu z ubezpieczeniem.

Codziennie Twój misternie ułożony plany rozpada się jak domek z kart przez problemy, których nie możesz rozwiązać, a których – jak sądzisz – można byłoby uniknąć. Główną przyczyną frustracji zawodowej jest niezdolność do wykonywania swojej pracy. Ale nie martw się. Nie jesteś sam.

W 2020 roku większość przedsiębiorstw z sektora MŚP jako najważniejsze wyzwania poczytuje te związane z klientami. Wyniki badania przeprowadzonego na zlecenie Diners Club Polska pod koniec 2019 r. przez firmę IBRIS* pokazują, że priorytetem dla MŚP nadal pozostaje walka o nowych konsumentów, jednak firmy będą o nich zabiegać rzadziej niż w dwóch poprzednich latach. W 2018 r. zapowiadało to 51%, a w 2019 – 41% badanych. Z kolei dwukrotnie większa niż dwa lata wcześniej jest grupa firm, którym wystarczy utrzymanie obecnych kontrahentów. W badaniu wzięło udział 500 właścicieli mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw z całej Polski.

Z kolei, zgodnie z wynikami badania BIG InfoMonitor**, 49% mikro-, małych i średnich przedsiębiorców uważa, że 2019 r. był dla ich firmy lepszy pod względem finansów i rozwoju niż rok poprzedni. Jednocześnie 17% przedsiębiorców narzeka na pogorszenie sytuacji względem ubiegłego roku, a co trzeci uważa, że w obu latach sytuacja firmy była porównywalna. W prognozach na 2020 r. przeważają pesymiści, a najwięcej ma ich branża handlowa.

Wróćmy jednak do pozytywnie nastawionych przedsiębiorców – wśród 49% badanych zadowolonych z wyników biznesowych osiągniętych w 2019 r., jedna trzecia przedsiębiorców wskazuje, że powodem były wyższe zyski i większa sprzedaż. Nieco ponad jedna czwarta badanych zaznaczyła, że ubiegły rok okazał się lepszy przede wszystkim ze względu na zdobycie nowych odbiorców i wejście na nowe rynki. Ważnym aspektem była również lepsza płynność finansowa (26%) i poczucie stabilności finansowej (21%).

Jednak nie wszyscy przedsiębiorcy są tak pozytywnie nastawieni do efektów, które osiągnęli w 2019 r. W grupie firm, które negatywnie podsumowały 2019 r., jako najważniejszy powód takiego stanu rzeczy blisko 30% badanych wymienia niższe zyski. Jako powód niezadowolenia podają też spadki sprzedaży oraz rosnące koszty zatrudnienia (po ok. 23%) oraz słabe rozliczenia z odbiorami (18%).

Dlaczego firmy mają trudności z efektywnością biznesową?

Poniżej wymienione zostały trzy kluczowe obszary, w których firmy napotykają trudności w dążeniu do efektywności biznesowej i wydajności. Ile z nich brzmi znajomo?

1.Widoczność i niepewność efektywności

Twoja firma ciągle się zmienia. Nie możesz jednak zrozumieć, jak radzi sobie z kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) dla różnych linii produktów, lokalizacji i klientów, ani też nie potrafisz określić trendów efektywności.

Zamiast analizować swoją efektywność biznesową, poświęcasz wiele godzin na pozyskiwanie danych oraz konsolidację i budowanie raportów. Wyzwania, takie jak przewidywanie przepływu środków, zadania, które musisz wykonywać ręcznie oraz niespójne informacje sprawiają, że przestajesz panować nad zarządzaniem finansami firmy.

2. Silosy operacyjne

Tobie i Twoim zespołom brakuje współpracy i koordynacji. Próbując zrozumieć, dlaczego klient złożył skargę, być może musisz skonsultować się z co najmniej pięcioma osobami, aby uzyskać pełne informacje. Ponadto dodatkowym utrudnieniem w silosach Twojej firmy mogą być odmienne cele, jakie stawiają sobie poszczególne działy. W ten sposób powstaje środowisko, w którym zespoły nie koncentrują się na osiąganiu tych samych wyników biznesowych.

3. Złożoność

Złożoność finansowa mogła wzrosnąć nawet bez Twojej wiedzy – zwiększyła się liczba transakcji finansowych, kont bankowych, firmowych kart kredytowych, rachunków płacowych, kont w księgach rachunkowych. Próba utrzymania wszystkiego pod kontrolą może wydawać Ci się karkołomnym przedsięwzięciem.

Co gorsza procesy manualne, które wykonujesz w celu realizacji tych zadań, ograniczają wydajność. Mogą też narażać Cię na ryzyko, takie jak: pozyskiwanie niedokładnych informacji spowodowane błędami w ręcznym wprowadzaniu danych, niezdolność do budowania ścieżek audytowych oraz trudność w zarządzaniu danymi zgodnymi ze zmieniającymi się przepisami. Posiadanie aktualnych i dokładnych danych ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami, czego najlepszym przykładem jest wprowadzenie w Wielkiej Brytanii Cyfrowego Systemu Podatkowego (Making Tax Digital) dla płatników VAT czy Jednolitego Pliku Kontrolnego w Polsce.

Małe firmy a luka wydajności

Różnica w wydajności pracy pomiędzy firmami zatrudniającymi poniżej 10 pracowników, a przedsiębiorstwami będącymi pracodawcami dla 250 i więcej osób jest znacząca. Duże firmy prowadzące działalność w Polsce mogą już teraz pochwalić się wysokim standardem na tle krajów OECD. Małe przedsiębiorstwa czeka jeszcze sporo pracy***.

Wszystkie kraje zjednoczone w ramach OECD notują niższą wydajność pracy w małych firmach w porównaniu z osiągnięciami dużych przedsiębiorstw. Dokumentacja jasno pokazuje, że w 2008 r. wydajność pracy w mikrofirmach wynosiła jedynie 40% poziomu osiąganego prze duże przedsiębiorstwa. Kryzys gospodarczy, który ogarnął większość krajów należących do OECD, obniżył tę wartość do średnio 37% (2014 r.).

Szczegółowe dane dotyczące wydajności pracy, wraz z porównaniem pomiędzy krajami, znajdują się w opublikowanej przez OECD pod koniec czerwca 2019 r. pracy badawczej (Enhancing SME productivity: Policy highlights on the role of managerial skills, workforce skills and business linkages***). Wyniki wskazują, że wśród mikrofirm najwyższy poziom wydajności pracy (obliczanej w tysiącach dolarów według parytetu siły nabywczej) osiągają przedsiębiorstwa w Danii zatrudniające mniej niż 10 pracowników. Zgodnie z najnowszymi danymi, pochodzącymi z 2016 r., wynosiła ona przeciętnie 90 tys. USD na 1 pracownika. Drugie, pod względem wydajności są firmy z Norwegii (86 tys. USD). Do liderów pod względem wydajności pracy należą także mikrofirmy brytyjskie, szwedzkie i szwajcarskie.

Jak na tym tle przedstawia się wydajność pracy polskich firm zatrudniających mniej niż 10 pracowników? Niestety jest znacznie niższa – w 2016 r. wynosiła 23,6 tys. USD. Jest to wynik zdecydowanie niższy niż u naszych sąsiadów – na Litwie, w Słowacji, czy Czechach. Niższą niż w Polsce wydajność osiągają mikrofirmy na Łotwie, w Turcji, Grecji i  Meksyku. Znacznie lepiej na tle krajów OECD prezentuje się wydajność dużych polskich przedsiębiorstw zatrudniających 250 i więcej pracowników. W 2016 r. kształtowała się ona na poziomie 80,4 tys. USD na 1 pracownika. Był to wynik nieznacznie niższy niż w Finlandii (83 tys. USD) czy w Szwecji (85 tys. USD), a jednocześnie powyżej efektów notowanych przez duże firmy w Holandii, na Słowacji czy w Słowenii.

Jak wygląda osiąganie najlepszych wyników?

Jak to jest, kiedy Ty, Twój zespół i cała firma macie się dobrze i osiągacie najlepsze wyniki? Paradoksalnie nie powinno się tego w ogóle odczuwać. Podobnie jak dobrze naoliwiona maszyna pracuje bezgłośnie, tak samo niewystępowanie omówionych wcześniej problemów jest wskaźnikiem dobrej efektywności firmy. Poza tym dobrze jest zwrócić uwagę na możliwości, które Twoja firma może wykorzystać, gdy tylko się pojawią.

Aby stworzyć efektywnie pracującą firmę, konieczne jest zastosowanie trzech zasad:

1. Stawiaj przede wszystkim na wydajność i efektywność. Skomplikowane, złożone procesy powinny zostać zastąpione tam, gdzie to możliwe, automatyzacją zadań. Pozwoli ona Tobie i Twojemu zespołowi na wykorzystanie Waszych umiejętności i doświadczeń w rozwijaniu firmy.
2. Ułatwiaj podejmowanie mądrzejszych decyzji. Każdy członek Twojego zespołu musi mieć wgląd w sprawy firmy, których znajomość jest mu potrzebna do wykonania pracy. Silosy należy zburzyć. Każdy pracownik i dział powinien być otwarty na firmę, tak aby informacje przepływały swobodnie, a podejmowane decyzje były jak najbardziej zrozumiałe.
3. Korzystaj jak najwięcej z potencjału swoich ludzi. Technologia może odgrywać ważną rolę w usprawnieniu procesów biznesowych Twojej firmy, ale Twoim największym atutem są ludzie. Ci, którzy pracują dla Ciebie lub z Tobą powinni być zaangażowani w firmę i mieć możliwość wykorzystania swoich umiejętności i doświadczenia z korzyścią dla całego zespołu. Należy ich motywować i nagradzać. Ich sukces powinien być również Twoim sukcesem – sukcesem Twojej firmy.

Źródła:

* https://firma.rp.pl/biznes/4676-male-i-srednie-firmy-rzadziej-mysla-o-rozwoju-w-2020-r Ba­da­nie IBRIS na zle­ce­nie Di­ners Club Pol­ska, „Kon­dy­cja pol­skich MŚP”

** https://media.bik.pl/informacje-prasowe/460666/coraz-trudniej-uzyskac-platnosc-od-kontrahenta-firmom-handlowym-coraz-

*** https://www.oecd-ilibrary.org/economics/enhancing-sme-productivity_825bd8a8-en