Wybór odpowiedniego rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem w celu wsparcia prowadzonej działalności jest jedną z najważniejszych decyzji, które możesz podjąć – taką, która może być kluczem do sukcesu lub go uniemożliwić. Jest to zatem decyzja, która często budzi wiele niepokoju i wątpliwości.

Jeśli podczas wyboru rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem Twoje stanowisko jest podobne do tych opisanych poniżej, nie jesteś sam.

1. Do oceny rozwiązania wystarczy jego przetestowanie w wersji demonstracyjnej

Bezpłatna wersja próbna może pozwolić Ci na zgłębienie tajników mniej skomplikowanego rozwiązania, takiego jak na przykład oprogramowanie księgowe. Jednak jest to o wiele trudniejsze w przypadku oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem, zwłaszcza jeśli procesy biznesowe w Twojej firmie są długie i złożone.

Wybierając rozwiązanie do zarządzania przedsiębiorstwem, najlepiej zdefiniować cele organizacji przyświecające jego wdrożeniu oraz kluczowe wymagania funkcjonalne. Im bardziej skoncentrujesz się na identyfikacji potrzeb biznesowych, tym skuteczniejsze będzie wybrane przez Ciebie rozwiązanie. Następnie możesz zidentyfikować potencjalnych dostawców oprogramowania w Internecie i przygotować listę się z rozwiązaniami, które ściśle spełniają Twoje wymagania.

W pewnym momencie podczas procesu selekcji będziesz chciał zobaczyć demonstracje wybranych rozwiązań. Powinieneś w tym celu przygotować scenariusze ze wskazówkami do demonstracji i dostarczyć je potencjalnym dostawcom. Dzięki temu prezentacje będą opisywać kluczowe obszary funkcjonalne, te, które są dla Ciebie istotne.

Ważne jest dokładne zaplanowanie czasu dla poszczególnych segmentów demonstracyjnych, aby mieć pewność, że dostawcy nie poświęcają dużo czasu na demonstrowanie części rozwiązania, które działa bardzo dobrze, a prześlizgują się w gorzej dopracowanych obszarach.

2. Dlaczego potrzebuję zaawansowanego rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem, jeśli używam arkuszy kalkulacyjnych?

Arkusze kalkulacyjne są bez wątpienia bardzo przydatne do przechowywania i analizy danych. Jednak polegają one na ręcznym wprowadzaniu danych i dlatego są podatne na błędy ludzkie. [tweet]Badania wskazują, że 88% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy, a 50% arkuszy używanych przez duże firmy ma wady logiczne.[/tweet]

Kolejnym ograniczeniem arkuszy kalkulacyjnych jest fakt, że są odizolowane od pozostałych procesów w organizacji. Wiele różnych arkuszy kalkulacyjnych może być używanych w całej firmie, co utrudnia integrację danych. A kiedy to zrobisz, zawsze istnieje ryzyko podwójnego wprowadzenia danych. Pliki arkusza kalkulacyjnego mogą również zostać przypadkowo usunięte.

Zaawansowane rozwiązanie do zarządzania przedsiębiorstwem pozwala zrezygnować z wielu arkuszy kalkulacyjnych, umożliwiając monitorowanie informacji w czasie rzeczywistym, automatyzację procesów, łatwe wyszukiwanie danych i udostępnianie ich między działami. Nie ma ryzyka podwójnego wprowadzenia danych lub ich utraty, a rozwiązanie może skutecznie skonsolidować dane z całej organizacji. Może zapewnić wgląd we wskaźniki krytyczne dla wyników biznesowych i ułatwić podejmowanie decyzji opartych na danych.

3. Dlaczego muszę opłacać wsparcie, gdy mam własny zespół IT?

Potraktuj te opłaty jako ubezpieczenie od nieprzewidzianych zagrożeń. Tak, Twoja firma będzie potrzebować własnego zespołu IT do utrzymania i wsparcia wykorzystania oprogramowania, ale może on nie mieć odpowiedniej wiedzy specjalistycznej, którą zapewnia dostawca systemu.

W przyszłości będziesz potrzebować aktualizacji, integracji z aplikacjami/oprogramowaniem innych firm lub pomocy w celu zapewnienia optymalnej wydajności oprogramowania. Płacenie za usługi pomocy technicznej, aby otrzymać te usługi od swojego dostawcy, jest bardziej opłacalne i bezproblemowe niż poszukiwanie usług strony trzeciej.

4. Mogę odłożyć zakup rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem do przyszłego roku

Biorąc pod uwagę stale rosnącą ilość danych gromadzonych przez dzisiejsze firmy, wiele z nich ryzykuje, że będą bogate w dane, ale ubogie w wiedzę. Według Harvard Business Review mniej niż połowa ustrukturalizowanych danych organizacji jest aktywnie wykorzystywana przy podejmowaniu decyzji.

Aby odnieść sukces w wysoce konkurencyjnych branżach, takich jak produkcja, dystrybucja i usługi, absolutnie krytyczne staje się zarządzanie danymi oraz ich analiza – lepiej to zrobić wcześniej niż później.

Na szczęście dzisiejsze rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem pozwalają organizacjom to robić, udostępniając wbudowane narzędzia do analizy biznesowej i predefiniowane raporty konsolidujące dane. Narzędzia te pomagają w efektywnym zarządzaniu danymi i umożliwiają ich efektywną analizę umożliwiając wydajniejsze działanie i rozwój firmy.