Księgowość przeszła długą drogę – od papieru i tradycyjnych segregatorów przez częściową digitalizację po prężnie rozwijające się platformy chmurowe z całą dokumentacją dostępną online. Ta ostatnia z funkcjonalności sprawdziła się w dobie pandemii, szczególnie ze względu na wprowadzoną w szerokim zakresie pracę zdalną. Zdalne zarządzanie fakturami pozwoliło m.in. na regularne rozliczanie dokumentów czy terminową wypłatę pensji pracownikom bez konieczności fizycznego spotkania się przy biurku prezesa w celu uzyskania podpisu pod dokumentem. Małe i średnie firmy, które cyfrową rewolucję w księgowości mają już za sobą, zwracają też uwagę na kwestie bezpieczeństwa i wygody w obsłudze dokumentów.

Dzięki różnym rozwiązaniom informatycznym do prowadzenia księgowości online można automatycznie księgować koszty i przychody, wysyłać dokumenty kontrahentom, rozliczać się z fiskusem. Znajduje się tam cała historia kontaktów, umów w formie plików elektronicznych, skanów dokumentów, wystawionych faktur oraz płatności,co pozwala na uporządkowanie informacji o firmie i zebranie ich w jednym miejscu.

Dlaczego warto wybrać fakturowanie elektroniczne?

Co przemawia za prawdziwą elektroniczną fakturą, czyli za dokumentem mogącym być automatycznie czytanym przez systemy IT?

Oszczędność

Oszczędzamy czas, zmniejszamy koszt obsługi faktur, a także minimalizujemy liczbę błędów w raportach i deklaracjach, dzięki czemu zmniejszamy ryzyko sankcji finansowych. Od lat możemy zaobserwować, że w przypadku faktur papierowych największą bolączką księgowych jest zagubienie dokumentu w organizacji oraz przepisywanie danych z dokumentów do arkuszy kalkulacyjnych w komputerze. Elektroniczne faktury dają szansę na wyeliminowanie zbędnych operacji związanych z ręcznym przepisywaniem danych.

Dostęp do danych z każdego miejsca

Dla wielu księgowych zdalny dostęp do danych jest szczególnie ważny w czasach powszechnej pracy zdalnej. Dla przedsiębiorców oznacza to także brak konieczności wizyt w biurze rachunkowym czy wysyłania dokumentów za pośrednictwem poczty. Wszystko dzieje się cyfrowo, bez zbędnej zwłoki i z gwarancją dostarczenia.

Mniej kroków pośrednich

Cyfrowe fakturowanie różni się od standardowego między innymi tym, że nie wymaga od użytkownika skanowania, przesyłania ani ręcznego wprowadzania faktury do oprogramowania księgowego. Faktura jest zazwyczaj wysyłana z platformy na platformę, co skraca czas związany z wprowadzeniem lub utrzymaniem kont.

Usprawnienie procesów biznesowych w firmie

W związku z tym, że elektroniczne faktury zapewniają znaczne oszczędności w czasie, przedsiębiorca może poświęcić go na inne czynności związane z prowadzoną działalnością. Ponadto w przypadku konieczności odszukania dokumentu nie jest konieczne przerzucanie stert papierów – wyszukiwanie faktur w bazie komputerowej jest zdecydowanie szybsze i sprawniejsze. Rozwiązanie takie wpływa na usprawnienie procesów biznesowych w firmie, a co za tym idzie – na wzrost jej efektywności.

Wgląd do finansów twojej firmy w czasie rzeczywistym

W przypadku faktury papierowej proces fakturowania trwa średnio kilkanaście dni. Elektroniczna faktura natomiast jest przetwarzana bezpośrednio w oprogramowaniu księgowym klienta, bez zbędnej zwłoki. System sprzedaży fakturuje i przesyła dane o sprzedaży w formacie dostępnym do automatycznego odczytu i przetworzenia.

Pobierz bezpłatny raport: