Trwa odtwarzanie

Trwa odtwarzanie

Dlaczego ważne jest posiadanie w firmie programu do obsługi dokumentów?

Wróć do wyników wyszukiwania

Każda firma codzienne gromadzi i przetwarza ogromne ilości informacji. Napływają one różnymi kanałami: za pośrednictwem poczty e-mail, w dokumentach papierowych, za pomocą komunikatorów, sms, w różnego rodzaju aplikacjach. Informacje są gromadzone także w postacie notatek ze spotkań, planów, harmonogramów, zapisków w plikach excell czy word. Organizacje gromadzą także wiele informacji prawnych zawartych w ustawach i rozporządzeniach.

Każdego dnia pracownicy każdej firmy są wyeksponowani na ogromną ilość danych. To sprawia, że nie zawsze jesteśmy w stanie rozróżnić, która informacja jest prawdziwa bądź aktualna. To sprawia, że w organizacji może pojawić się chaos informacyjny.

W najgorszym wypadku chaos może dotyczyć też obiegu dokumentacji. Badania wskazują, że nawet 70% czasu przeznaczonego na obsługę dokumentów, pracownicy przeznaczają na szukanie ich. Aż 42% respondentów przyznaje, że przetwarzanie dokumentacji papierowej jest nieefektywne.

Niska efektywność zarządzania dokumentacją papierową powoduje niesie ze sobą skutki finansowe. Na przykład zagubiona faktura lub przekazanie jej niewłaściwej osobie może spowodować opóźnienie w płatności do kontrahenta. W przypadku dobrze zorganizowanego obiegu dokumentacji takie sytuacje nie powinny mieć miejsca.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Przyspiesz wymianę informacji i zoptymalizuj procesy biznesowe w swojej firmie!

Obejrzyj webinarium

Obieg dokumentów zwiększa efektywność pracy

Jeżeli w firmie proces obiegu dokumentów nie istnieje bądź jest wdrożony wadliwie, wówczas praca poszczególnych pracowników, całych działów, wreszcie całej organizacji staje się nieefektywna. Pracownik nie jest w stanie wydajnie wykonywać swojej pracy, jeżeli jest pochłonięty poszukiwaniem zaginionej wiadomości e-mail lub załącznika z fakturą. W taki sposób poszczególni pracownicy tracą czas wykonując czynności, których nie musieliby wykonywać, gdyby w firmie właściwie funkcjonował proces obsługi dokumentów.

Technologia musi wspierać specjalistów

Wciąż wielu pracowników wyraża obawy przed nowymi technologiami. Istnieje strach przed tym, że technologia wkrótce zastąpi człowieka i odbierze nam pracę. Tymczasem idea, która stoi za unowocześnianiem oprogramowania i automatyzacją niektórych czynności jest taka, by nowe narzędzia wspomagały nas w pracy, a nie odbierały nam ją. Technologia powinna odciążać specjalistów od prostych zadań administracyjnych czy biurowych, na które zwyczajnie szkoda tracić czas, np. od ręcznego przepisywania danych do komputera z papierowych faktur. Specjaliści księgowi nie powinni tracić czasu na wykonywania takich powtarzalnych czynności, ich wykształcenie, umiejętności i wiedza powinny być wykorzystywane do ambitniejszych zadań. Zamiast tego powinni zajmować się bardziej efektywnymi czynnościami – analizami, przygotowaniem raportów, opinii, rekomendacji dla zarządów.

Sage Obieg Dokumentów

Przejdź na wyższy poziom efektywności organizacyjnej!

Wypróbuj!

Tymczasem okazuje się, że aż 64 godzin w ciągu roku spędzają pracownicy na szukaniu dokumentów. To oznacza, że średnio na jednego pracownika w roku firmy wydają tylko po to by szukał dokumentów.

Jak okiełznać obieg dokumentów

Systemy operacyjne do obiegu dokumentów np. Sage Obieg Dokumentów, posiadają odpowiednie funkcjonalności wspierające działy księgowe. W systemie bardzo łatwo jest wyszukać informację kto przyjął dokument, w którym miejscu w organizacji znajduje się w danym momencie, kto akceptował koszty, kto wyraził zgodę na opłacenie faktury. Każdy dokument kosztowy można łatwo zlokalizować i określić status – czy jest na etapie weryfikacji formalnej, merytorycznej  czy rachunkowej.

Widać więc wyraźnie, że systemy do obsługi obiegu dokumentów są dużym wsparciem nie tylko dla specjalistów z działów księgowych, ale dla całych organizacji. Dzięki takim narzędziom jak Sage Obieg Dokumentów, zarządzanie obiegiem faktur (i innych dokumentów) jest znacznie bardziej efektywne, tańsze i szybsze.