Trwa odtwarzanie

Trwa odtwarzanie

Drukuj mniej by więcej oszczędzać

Wróć do wyników wyszukiwania

Nieświadomość pracowników oraz brak odpowiedniej kontroli w zakresie drukowania dokumentów powodują w firmach niepotrzebne i niemałe wydatki, a w skali globu wyrządzają ogromne szkody środowisku. Koszty związane z drukiem można zminimalizować poprzez wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, rezygnację z papierowej dokumentacji, a także przeniesienie do chmury aplikacji i danych firmy.

Jeśli firma zabiega o środowisko naturalne i chce wokół tej misji budować swój wizerunek, jednym ze środków realizacji celu jest ograniczenie drukowania.

Jak zostać firmą przyjazną środowisku?

Oszczędzaj środowisko i finanse swojej firmy!

Dowiedz się jak to zrobić

Pobierz poradnik

Aż 90% obecnie wykorzystywanego do druku papieru pochodzi z drzew, z których większość nie jest pozyskana w sposób zrównoważony. Według danych serwisu Conservetree do wyprodukowania 10 ryz papieru do drukarek potrzeba surowca aż z 6 drzew. Potrzeba też znacznych ilości energii i wody. Jak podaje Environmental Paper Network (EPN – ogólnoświatowa sieć zrzeszająca ponad 140 organizacji walczących o zmiany na rzecz ekologii w obszarach produkcji i wykorzystywania papieru), przemysł papierniczy i celulozowy jest czwartym co do wielkości pod względem zużycia energii na świecie. Na wyprodukowanie każdej kartki A4 zużywa się aż 49W energii i pół litra wody, a przy okazji każdej wyprodukowanej tony papieru (średnio to około 217 tys. arkuszy A4) powstaje niemal tyle samo odpadów stałych. Obecnie wskaźniki recyklingu papieru wahają się w granicach 50-60%, co oznacza, że połowa wytworzonego papieru trafia na wysypiska.

Drugi problem związany z drukiem to obciążenie środowiska wynikające z produkcji tonerów i tuszy do drukarek. Z danych EPN wynika, że wytworzenie jednego toneru do drukarki laserowej wymaga od 2,8 do 3,7 litra ropy naftowej i skutkuje ono emisją dwutlenku węgla w ilości około 4,8 kg. Niestety, aż 70 do 80% tonerów użytkuje się jednorazowo – zużyte pojemniki trafiają na składowiska śmieci. Szacuje się, że tylko z tego tytułu co roku powstaje około 3,6 tys. ton odpadów.

Nie musimy drukować tak dużo

Firmy, którym zależy na promowaniu ekologii i budowaniu przy tym swojego wizerunku, powinny drukować jak najmniej. Jak to osiągnąć? Wystarczy wdrożyć odpowiednie oprogramowanie oraz projekty cyfryzujące realizowane w przedsiębiorstwie operacje, a zwłaszcza te obszary, w których zwyczajowo powstaje wiele wydruków: rachunkowość, kadry i płace oraz sprzedaż.

Przykładowo: z pomocą oprogramowania Sage Kadry i Płace One Payroll można w dużym stopniu zdigitalizować cały proces obsługi kadrowo-płacowej. Od 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowniczą można prowadzić w formie elektronicznej, przy czym zgodnie kodeksem pracy dokumentacja elektroniczna jest równoważna dokumentacji papierowej. Przejście na formę elektroniczną w zakresie zarządzania i archiwizacji dokumentacji elektronicznej ułatwiają takie narzędzia Sage, jak e-Teczka czy e-Pracownik.

Cyfryzacja skutkuje nie tylko tym, że w firmie nie drukuje się dokumentów na potrzeby archiwizacji danych, ale też nie ma potrzeby przekazywania papierowych dokumentów w wewnętrznych procesach obsługi pracowników. Dzięki aplikacji Sage HRcloud działającej w chmurze, każdy pracownik firmy może w ramach przydzielonych uprawnień pobrać informacje, zaświadczenia czy wypełnić wnioski dostępne w dziale HR. Można to zrobić w dowolnym miejscu i czasie, korzystając z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu, co w rezultacie oszczędza nie tylko papier, ale też czas pracowników działu personalnego.

Sage Obieg Dokumentów

Przejdź na wyższy poziom efektywności organizacyjnej!

Wypróbuj!

Innym obszarem, w którym tradycyjnie drukuje się sporą ilość dokumentów, jest księgowość. Tu cyfryzacja polega przede wszystkim na przejściu na elektroniczne fakturowanie oraz wdrażanie narzędzi wspierających automatyczną wymianę dokumentów elektronicznych między kontrahentami (a dokładniej między systemami informatycznymi kontrahentów), takich jak np. serwis miedzyfirmami.pl.

Jeśli już musisz drukować, rób to oszczędnie

Elektroniczne dokumenty i systemy zarządzania przepływem informacji nie eliminują całkowicie potrzeby drukowania. Jest wiele sytuacji, gdy wciąż jest ono konieczne. Jest jednak kilka zasad, które pozwalają w znacznym stopniu zmniejszyć ilość wydruków. Warto je w firmie zastosować. Są to m.in.:

  • drukowanie czarno-białe, które w porównaniu do wydruków kolorowych jest kilkanaście razy tańsze,
  • drukowanie dwustronne – pozwala zaoszczędzić do 50% zużywanego papieru. Od pewnej skali oszczędności mogą robić wrażenie: po wdrożeniu druku dwustronnego w biurach CitiGroup w Nowym Jorku, bank zaoszczędził ponad 100 tys. USD w ciągu pięciu tygodni;
  • mniejsze marginesy – zmniejszenie marginesów do 1 cm zwiększa objętość wykorzystaną na treść o 5 do 8%,
  • unikanie drukowania całych plików – niekiedy do pracy lub wykonania zadania wystarczy wydrukowanie tylko kilku stron z danego pliku, a nie od razu całości,
  • mniejsza lub inna czcionka – studenci uniwersytetu Stanford wyliczyli, że rząd USA mógłby rocznie oszczędzać ponad 476 mln USD, gdyby zmienił czcionkę druków urzędowych z Times New Roman na mniejszą czcionkę Garamond,
  • profesjonalne urządzenia drukujące, które umożliwiają kontrolowanie wydruków poprzez system zarządzania. Można je stosować zarówno w dużych jak i małych firmach. Kontrola wydruków średnio pozwala zmniejszyć koszty drukowania nawet o 30%,
  • ponowne wykorzystanie jednostronnych wydruków, gdy tylko jest to możliwe.

Warto pamiętać, że niepotrzebne, nadmiarowe wykorzystywanie urządzeń drukujących przyczynia się do zwiększenia kosztów energii elektrycznej. Średnio drukarki odpowiadają za kilka procent całościowego zapotrzebowania firmy na prąd.