Jednym z warunków, jakie muszą zostać spełnione, by HR mocniej wchodził w rolę partnera dla zarządu i szefów pionów biznesowych, jest optymalizacja obszaru zarządzania zasobami ludzkimi. O lepszą efektywność można zabiegać poprzez automatyzację powtarzalnych czynności, skrócenie czasu operacji oraz wykorzystanie technologii, które wspierają codzienną pracę i wymianę informacji

Patrząc na statystyki, można wyciągnąć wniosek, że działy HR, podobnie zresztą jak inne obszary w firmach, nie osiągają możliwego poziomu efektywności głównie poprzez nadmiarowe zaangażowanie w szeroko rozumiane czynności administracyjne. Dla przykładu: w działach sprzedaży główną bolączką jest wprowadzanie informacji do systemów, generowanie ofert czy planowanie spotkań. W rezultacie (jak podaje raport State of Sales 2018 opracowany przez Salesforce), handlowcy przeciętnie na samą sprzedaż poświęcają zaledwie 34% swojego czasu pracy.

Podobny problem występuje w obszarze HR, gdzie wg raportu Instytutu Badań Rynkowych i Strategicznych Homo Homini przeciętnie aż 70% czasu pracy zajmują takie czynności, jak przygotowywanie raportów, obsługa wniosków i zapytań pracowników czy wprowadzanie danych do systemów informatycznych. Przeciążenie tego typu operacjami powoduje, że na sprawy strategiczne, takie jak zarządzanie rozwojem kadr, wdrażanie systemów motywacyjnych i systemów ocen, rekrutacja czy angażowanie się HR w bezpośrednie wspieranie osiągania rezultatów biznesowych, pozostaje zaledwie jedna czwarta czasu pracy. Przy takiej proporcji managerom HR bardzo trudno stawać się kluczowym partnerem dla zarządu w zakresie wdrażania strategii organizacji.

Najwięcej czasu pracownikom HR zajmuje przygotowywanie raportów i zestawień – nie tylko na potrzeby sprawozdawczości zewnętrznej, ale przede wszystkim na użytek kadry zarządzającej. Z badania przeprowadzonego przez Instytut Homo Hominii wynika, że przeciętnie aby opracować raport należy sięgnąć do co najmniej trzech źródeł danych, przy czym pobrane informacje należy jeszcze zintegrować. Prawdziwym ograniczeniem jest wciąż stosunkowo niskie nasycenie przedsiębiorstw systemami informatycznymi wspomagającymi zarządzanie kapitałem ludzkim. Obecnie mniej niż połowa firm wykorzystuje zintegrowane rozwiązania, natomiast większość wciąż bazuje na aplikacjach funkcjonujących w rozproszonej architekturze – głównie arkuszach kalkulacyjnych i poczcie elektronicznej. To z kolei powoduje, że także inne operacje związane z przetwarzaniem danych gromadzonych w takim środowisku zajmują stosunkowo więcej czasu.

Luka technologiczna

Z analizy różnego rodzaju badań nad nasyceniem firm technologiami informatycznymi jasno wynika pewna prawidłowość. Otóż organizacje, które inwestują w systemy i technologie wspomagające zarządzanie obszarem kadrowo-płacowym, doskonalą w ten sposób obieg informacji i znacznie poprawiają dostępność przetwarzanych w firmie danych. W rezultacie przedsiębiorstwa te szybciej zdobywają rynek, co w praktyce oznacza systematyczne odbieranie przez nie udziałów tym firmom, które nie inwestują w IT. Efektem tego zjawiska jest tzw. luka technologiczna – część firm zaczyna rozwijać się szybciej od pozostałych, stopniowo coraz bardziej powiększając swoją przewagę. Zjawisko luki technologicznej powoduje, że w ostatnich latach możemy przyglądać się zarówno spektakularnym wzrostom firm, które przed kilkunastu laty jeszcze nie istniały lub nie były znane, jak i obserwować niemniej spektakularne upadki przedsiębiorstw, które choć trwały mocno na swojej pozycji przez wiele dekad, to jednak upadły lub niemal zakończyły swoją działalność, Oczywiście, nie wszystko zależy od IT i dostępnych w firmie technologii. Niemniej w ostatniej dekadzie jest to jeden z kluczowych czynników wzrostu przedsiębiorstwa, właśnie ze względu na to, że IT wspiera zarządzanie danymi, a tych, jak wiadomo, nieustannie lawinowo przybywa w każdej organizacji. Zjawisko luki technologicznej mocno dotyczy również całego obszaru HR.

Gdzie szukać usprawnień?

Największy potencjał do wprowadzenia znaczących usprawnień kryje się w obszarze przetwarzania, udostępniania i współdzielenia danych wykorzystywanych przez HR. Trudno mówić o automatyzowaniu procesów czy nawet najprostszych operacji, jeśli dane rezydują w niezintegrowanych ze sobą źródłach. Pierwszym krokiem powinna być zatem integracja informacji – np. poprzez wykorzystanie odpowiedniego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie kadrami. Dla przykładu: działająca w trybie online aplikacja Symfonia HRcloud jest zintegrowana z systemem Symfonia ERP Kadry i Płace. HRcloud w założeniu ma wspierać procesy w obszarze rekrutacji, rozwoju pracowników, obsługi wniosków oraz komunikacji wewnętrznej. Dzięki integracji wspomnianych rozwiązań użytkownik ma np. możliwość wdrożenia i udostępnienia pracownikom narzędzi samoobsługowych online, dzięki czemu w znaczący sposób lub całkowicie odciąża pracowników HR od obsługi różnego rodzaju wniosków czy wydawania zaświadczeń. Inną korzyścią jest wsparcie rekrutacji – za pośrednictwem aplikacji można automatycznie dodawać oferty pracy do wybranych serwisów rekrutacyjnych, a pozyskane CV trafiają do jednej bazy danych. Sprowadzenie procesów z obszaru rekrutacji, szkoleń i obsługi wniosków do jednego narzędzia zintegrowanego z systemem do obsługi kadr i dalej z systemem wspomagającym zarządzanie całą firmą powoduje z kolei, że pracownikom działu HR dużo łatwiej jest przygotować raporty, nawet ad hoc. Nie tylko zajmuje to znacznie mniej czasu, ale jest pewność, że w raportach są aktualne, pozbawione błędów dane.

Nie trzeba dodawać, że tego rodzaju usprawnienia wewnętrznych działań w firmie przekładają się wprost na redukcję kosztów operacyjnych. Z perspektywy szefa HR oznacza to co najmniej trzy korzyści. Po pierwsze, pojawia się możliwość skierowania większej uwagi na sprawy strategiczne firmy. Po drugie, dział zyskuje czas, co oznacza, że można zacząć lepiej realizować szereg działań dotychczas zaniedbanych. Po trzecie, informatyzacja działu HR może przyczynić się do podniesienia poziomu kultury organizacyjnej w całej firmie poprzez usprawnienie wymiany informacji i umożliwienie łatwego do nich dostępu. Trudno przecenić każdą z tych korzyści.