W 2020 roku firmy działające niemal we wszystkich branżach musiały znacząco przyspieszyć wprowadzanie procesów cyfryzacyjnych, które ułatwiłyby im funkcjonowanie w wirtualnej rzeczywistości. Jak krok po kroku przygotować się do transformacji cyfrowej i jakie korzyści przyniesie ona firmom w ciągu najbliższych lat? O tym porozmawiamy dziś z Piotrem Mieczkowskim, dyrektorem zarządzającym w fundacji Digital Poland i Tomaszem Kordowskim, Sage.

Sage: Fundacja Digital Poland od lat zajmuje się edukacją przedsiębiorstw w kontekście innowacji i transformacji cyfrowej. Jak wygląda obecny stan zaawansowania cyfryzacji w polskim biznesie?

Piotr Mieczkowski: Według DESI (Digital Economy and Society Index) Polska jest daleko za innymi krajami. Zajmujemy ponad 20 miejsce w Unii Europejskiej. Statystyki są lepsze w przypadku największych firm, które często korzystają z globalnych rozwiązań. To powoduje z kolei, że pracownicy w dużych ośrodkach miejskich, jak Warszawa, Kraków, Gdańsk, itp. korzystają z tych samych usług i mają te same możliwości, co ich koledzy za granicą. Im mniejsze spółki, tym poziom cyfryzacji jest niższy. Gdy spojrzymy na subindeksy tworzące wskaźnik cyfryzacji w Polsce, to widać wyraźnie, że to właśnie małe spółki mają największy problem z wprowadzeniem procesów cyfryzacyjnych. Decydują o tym często takie czynniki, jak kultura organizacji, brak otwartości na nowe produkty czy mały budżet.

Dlaczego tak istotna w procesie transformacji cyfrowej jest spójna wizja przedsiębiorstwa?

Tomasz Kordowski: Nawet mała zmiana bywa transformacją totalną w organizacji, która zmienia dotychczasowy sposób działania. To powoduje bardzo głębokie zmiany w strukturze. Wyobraźmy sobie, że do tej pory pracowaliśmy na kartkach i długopisach i nagle musimy ten proces zautomatyzować. Ta nagła zmiana spotkała wiele firm sektora MŚP w czasie pandemii, które nie mogły już sprzedawać stacjonarnie, a nie zadbały o zaplecze w postaci e-commerce; nie wdrożyły też elektronicznego obiegu dokumentów, co znacząco utrudniło im wystawianie i monitorowanie procesów płatności.

Pamiętajmy, że transformacja nie polega tylko na wdrożeniu samej technologii, co niestety często jest błędnie rozumiane. Tu chodzi o przygotowanie całej organizacji, przeszkolenie ludzi, wytłumaczenie, dlaczego taka zmiana jest potrzebna i dlaczego nasza praca będzie wyglądała inaczej. Podczas wdrożenia pracy będzie więcej, za chwilę jednak technologia nas odciąży. By to zrozumieć, potrzeba spójnej wizji w organizacji.

Ile kosztuje transformacja cyfrowa?

Piotr Mieczkowski: Odpowiem, jak rasowy ekspert: „to zależy”. Czym innym będzie transformacja małej firmy, inaczej wygląda to natomiast w przypadku korporacji. Innego procesu wymaga zmiana pojedynczego departamentu, a odrębnego działania transformacja cyfrowa wewnątrz firmy. Historycznie te koszty były większe niż teraz. Pamiętam czasy, gdy byłem głównym analitykiem w jednym z wiodących telekomów w Polsce. Wszyscy musieli instalować rozwiązania „on premise” na własnych serwerach i płacić za tego typu usługi firmom konsultacyjnym czy wdrożeniowym. Dziś sytuacja wygląda inaczej, bo wiele rozwiązań jest dostępnych w chmurze, jak chociażby to narzędzie do podcastu, przez które rozmawiamy. Spójrzmy też na rozwiązania do pracy zdalnej: Slack jako komunikator dla pracowników,  Microsoft Teams do spotkań, Zoom do webinarów.

Zmieniło się licencjonowanie produktów. Nie kupujemy już 10 tysięcy licencji, bo tyle zakładamy, że będziemy używać, tylko kupujemy je elastycznie i dynamicznie w chmurze, przeciągając płynnie zapotrzebowanie, co w konsekwencji pozwala racjonalizować koszty.

Transformacja cyfrowa powinna zaczynać się od oceny spółki: określamy wymagania biznesowe, funkcjonalne. Dopiero po tym ma miejsce wybór technologii. Pamiętajmy, że technologia jest tylko narzędziem, które ma nam pomóc osiągnąć cel biznesowy.

Koszty są więc uzależnione od wielkości spółki i skali transformacji w firmie. Pocieszające jest to, że te wydatki drastycznie spadły, bo część usług technologicznych jest dostępnych za darmo.

Tomasz Kordowski: Bardzo dużą popularnością cieszą się rozwiązania subskrypcyjne. W przeszłości, kupując systemy do firm musieliśmy liczyć się z zapłatą rzędu kilkunastu tysięcy złotych. Teraz możemy ten system mieć w subskrypcji za ułamek tej kwoty. W przypadku najprostszych rozwiązań mówimy tu nawet o kilkuset złotych. Bariera wejścia jest więc znacznie obniżona.

Kosztem jest z pewnością czas menedżera. Musi on wygospodarować przestrzeń na wytłumaczenie pracownikom powodów, dla których wprowadza zmianę. To także czas szkoleń  – niezbędnych do zapoznania się z wdrażaną technologią, jak również czas samego projektu. Przy dużych rozwiązaniach zajmuje to nawet kilkanaście miesięcy, przy mniejszych kilka dni. Trzy elementy, które są brane pod uwagę w kontekście cyfryzacji przedsiębiorstw to: czas, ryzyko i jakość.

Odsłuchaj całą rozmowę na Podcastach Sage

Z rozmowy dowiesz się:

• Jak krok po kroku przygotować się do przejścia na cyfrową stronę mocy?
• Jakie daje korzyści?
• Kto powinien być ambasadorem transformacji cyfrowej w firmie?
• Jakie korzyści cyfryzacja przyniesie firmom za kilka lat?