W jaki sposób można lepiej zarządzać płynnością finansową, trafnie prognozować koszty, wiedzieć jak generować oszczędności tam, gdzie to tylko możliwe. Czy istnieją skuteczne sposoby na poprawę wskaźnika marżowości? Taka wiedza, szczególnie w okresie ogólnoświatowego kryzysu jest niezwykle przydatna dla przedsiębiorców. Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w dzisiejszym rozmowie z Grzegorzem Gajewskim, konsultantem Sage.

Z podcastu dowiesz się:

• Jak obliczyć marżę?
• Czy firmy przykładają wagę do analizy danych?
• Co daje właściwa interpretacja danych?
• Jak zamienić dane w przydatną informację dla przedsiębiorstwa?
• Jakiego typu informacji dowiemy się, korzystając z systemów ERP i Business Intelligence?

Trwająca pandemia oraz widmo kryzysu powodują, że firmy zaczynają szukać oszczędności albo nowych sposobów na zyski. Tymczasem jednym z wyzwań w wielu sektorach jest niska marżowość – poprawa tego wskaźnika mogłaby pomóc wielu firmom w takim okresie jak teraz. Jak się do tego zabrać? Jakich narzędzi należy szukać?

Grzegorz Gajewski: Marża jest bardzo ważna, bez niej nie ma odpowiednich zysków, które stymulują rozwój przedsiębiorstwa. Obserwujemy ostatnio znaczący wzrost zakupów przez Internet, gdzie o  marżę jest jeszcze trudniej, gdyż konsument w łatwy sposób może porównać ceny w kilku miejscach. Przy niskiej marży kluczowe jest zatem osiągnięcie odpowiedniego wolumenu sprzedaży, a wraz ze wzrostem ilości zamówień rośnie ilość danych do analizy, która wg mnie jest bardzo ważna. Często jednak przedsiębiorcy zaniedbują ten obszar.

Dlaczego dane są tak ważne? Dlaczego niektóre firmy, przykładają tak dużą wagę do analizy danych.

Dokładna analiza danych pozwala podejmować trafniejsze decyzje biznesowe i reagować natychmiast. Wraz z rozwojem technologii danych jest coraz więcej również w nowych obszarach.
Prawie każdy ma dziś przy sobie smartfon, który zostawia za sobą cyfrowe ślady. Właściciele dużych lotnisk czy galerii handlowych analizują dziś dzięki temu zwyczaje osób przemieszczających się po tych obiektach. Sklepy dzięki tej wiedzy mogą podjąć działania by skuteczniej zachęcić klienta do odwiedzin w ich punkcie.
Kilkanaście lat temu jedna z sieci handlowych w Wielkiej Brytanii wprowadziła program lojalnościowy. Jedna z analiz wykazała, że popołudniami często odwiedzają ich sklep mężczyźni w wieku 25-35 lat i kupują wyłącznie pieluchy. Właściciel sieci postanowił niedaleko regału z pieluchami umieścić regał z piwem, sprzedaż piwa wzrosła. To doskonały przykład jak wykorzystać dane, aby zwiększyć sprzedaż.

Jak zmienić dane w zrozumiałą informację?

Na początek ważne jest samo gromadzenie danych w usystematyzowany sposób. Pomagają w tym systemy klasy ERP, które porządkują procesy biznesowe i zapewniają ich powtarzalność i pomagają uzyskać spójne dane. Sama analiza tych informacji i dojście do właściwych wniosków wymaga dodatkowych narzędzi i specjalistów od analiz.
Systemy Business Intelligence są dostępne od wielu lat jednak jak pokazują badania nadal niewiele firm z nich korzysta. Spotkałem się też z podejściem klientów, którzy mówili: „mój biznes dobrze się kręci, nie mam czego analizować, jak się pogorszy to się będę martwił”.
Siłą rozwiązań BI jest możliwość wychwycenia niepożądanych trendów w biznesie, system dostarcza informację, która pozwala nam zareagować bardzo szybko, zanim pojawi się to zmartwienie lub problem.

Wspomniałeś o ERP i B. Który z tych systemów jest niezbędny do analizy?

Tak naprawdę obydwa systemy są źródłem cennych informacji. Sama idea systemów ERP opiera się na dążeniu do optymalnego zarządzania zasobami. Aby to osiągnąć systemy ERP posiadają mechanizmy kalkulacji, które podpowiadają np. kiedy zamówić surowce czy towary, aby dotarły na czas a nie zalegały miesiącami na magazynach, czy wstrzymywały produkcję z powodu zbyt późnej dostawy.
Potrzeby raportowe w systemach ERP mają ograniczoną zdolność, więc aby uzyskać bardziej zaawansowany raport, z reguły trzeba angażować działy IT. Niestety później, każda drobna zmiana w takim raporcie wymaga ponownej ingerencji IT. I tu z pomocą przychodzą systemy Business Intelligence, w których kładzie się nacisk na samoobsługę użytkowników. Samoobsługę pod kontem modyfikacji raportów, czy też tworzenia różnych zapytań ad hoc w miarę potrzeb i zmieniających się warunków biznesowych.

Jeszcze inną kwestią jest wydajność. W dużych bazach danych złożone zapytania, które sięgają do wielu tabel, mogłyby zablokować system. Dlatego systemy BI mają swoje bazy, które przechowują dane, a zapytania nie obciążają systemu ERP i nie spowalniają użytkowników.

Posłuchaj całej rozmowy, by dowiedzieć się, dlaczego warto postawić na analizę danych i jak odpowiednio je raportować.