Trwa odtwarzanie

Trwa odtwarzanie

Jak przejść na e-fakturowanie w sześciu krokach?

Wróć do wyników wyszukiwania

Oszczędność czasu, pieniędzy i środowiska; zmniejszenie liczby fałszywych faktur w obiegu, a do tego wygoda i możliwość pracy z każdego miejsca – to argumenty, dla których coraz więcej przedsiębiorstw przechodzi na e-faktury. Zanim jednak cyfrowa rewolucja stanie się faktem, należy wykonać kilka kroków wyprzedzających.

Jak w praktyce wygląda przejście na e-fakturowanie?

 

Checklista – zadania do wykonania:

  • Poinformuj partnerów o chęci przejścia z tradycyjnych faktur na e-fakturowanie.
  • Przedstaw partnerom i klientom plusy takiego rozwiązania.
  • Pozyskaj zgody partnerów. Sprawne zorganizowanie procesu to klucz do sukcesu całego projektu!
  • Zagwarantuj, że twoja faktura jest autentyczna.
  • Sprawdź, w jakim stopniu dział księgowości jest przygotowany do e-faktur.
  • Zadbaj o komunikację wewnętrzną. Pozwoli ona członkom zespołu i zarządowi szybciej dostosować się do rozwiązań cyfrowych.

 1. Rozpoznaj nastroje w zespole i obal mity

Wszelkie działania związane z wprowadzaniem systemowego fakturowania elektronicznego w firmie zacznij od oceny, jaka część klientów i partnerów może być zainteresowana przejściem na pliki elektroniczne. Staw czoła mitom towarzyszącym temu tematowi. Zazwyczaj to działy księgowe są prekursorem zmian w elektronicznym obiegu dokumentów i to one pełnią funkcję edukatora, muszą zatem mierzyć się z towarzyszącymi im niepokojami. Przyjrzyjmy im się bliżej.

Jak pracować i prowadzić firmę zdalnie?

Bezpłatny e-book!

Pobierz bezpłatny poradnik

Mit nr 1: Elektroniczna faktura to to samo, co PDF

To, co powszechnie uważamy za fakturę, jest tak naprawdę obrazem, który jest jedynie przesłany przy użyciu formy elektronicznej. Jeżeli mamy do czynienia z tego typu zapisem danych (PDF), to kolejny krok dekretacji na kontach księgowych jest nadal trudny i czasochłonny. Warto na początku uświadomić pozostałym członkom zespołu, zarządowi i partnerom, na czym ta trudność polega. Nie wszyscy bowiem zdają sobie sprawę, że trzeba użyć skomplikowanej technologii, żeby odczytać dane z pliku PDF i je zinterpretować; nauczyć komputer, co ten obraz ma oznaczać. Takie odczytywanie danych z PDF może być obarczone wieloma błędami, a także kosztowne. Tymczasem e-faktura powinna być automatycznie interpretowana i rejestrowana po akceptacji w systemie finansowo-księgowym.

Mit nr 2: Nie wiadomo, kto stoi za e-fakturą

Każda wystawiona e-faktura musi spełniać dwa ustawowe warunki: autentyczności i integralności. Autentyczność pochodzenia daje odbiorcy gwarancję wystawienia dokumentu przez podmiot wymieniony jako wystawca. Świadczy o tym sposób, w jaki e-faktura dotarła do firmy, oraz czy jest zgodna z innymi dokumentami, np. umową, do której się odnosi. Z kolei integralność treści zapewnia brak możliwości ingerencji w dane zawarte w dokumencie.

Mit nr 3: Elektroniczna wersja nie jest tak bezpieczna jak papierowa

Prawdziwa rewolucja technologiczna w zakresie księgowości będzie miała miejsce, gdy każdy z pracowników, zaczynając od prezesa, zrozumie, że ta forma jest po prostu bezpieczniejsza. Faktura elektroniczna to przede wszystkim bezpieczeństwo transakcji. Trudno ją zgubić, poza tym to kwestia bezpieczeństwa danych osobowych. Znacznie mniej osób ma tu dostęp do newralgicznych danych niż w przypadku papierowego dokumentu. Jeśli nasz odbiorca nie ma jak odczytać elektronicznego dokumentu, to na niego spadną koszty druku, a następnie ręcznego wprowadzania danych z faktury do systemu. Warto więc podczas cyfryzowania księgowości we własnej firmie od razu zastanowić się, z jakich komplementarnych rozwiązań informatycznych mogą skorzystać partnerzy. Na rynku jest wiele rozwiązań, które nie wymagają w zasadzie żadnego wdrożenia, są nisko kosztowe czy wręcz bezpłatne, a umożliwiają bezpieczne przekazywanie i przyjmowanie dokumentów.

Sage Obieg Dokumentów

Przejdź na wyższy poziom efektywności organizacyjnej!

Wypróbuj!

 2. Przed wdrożeniem sprawdź, z jakich rozwiązań korzystają partnerzy

Myślenie o wprowadzeniu systemowego fakturowania elektronicznego w firmie zawsze powinno się rozpocząć od oceny, jaka część klientów i partnerów może być zainteresowana przejściem na pliki elektroniczne. Naturalną czynnością jest również sprawdzenie, czy partnerzy nie stosują już rozwiązań, które automatyzują przesyłanie dokumentów księgowych. Często zdarza się, że firmy będące poważnymi partnerami bez wzajemnych uzgodnień wdrażają systemy elektroniczne. To rodzi spory chaos. Następnie, w sytuacji gdy nasz odbiorca nie ma jak odczytać elektronicznego dokumentu, to na niego spadną koszty, chociażby druku czy ręcznego wprowadzania danych z faktury do swojego systemu. Warto więc podczas cyfryzowania księgowości we własnej firmie od razu zastanowić się, z jakich rozwiązań informatycznych mogą skorzystać partnerzy.

3. Pamiętaj o pozyskaniu zgód i potwierdzeniu autentyczności faktury

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem że odbiorca wyraża na to zgodę. Jednocześnie nadawca e-faktury musi zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści. Jednym z możliwych rozwiązań jest zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Warto też nadmienić, że odbiorca w każdej chwili może zrezygnować z otrzymywania faktur w postaci elektronicznej. Traci on wówczas prawo do wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej od dnia następnego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji.

4. Rozmawiaj z zarządem. Kierownictwo musi wiedzieć, jak akceptować faktury elektroniczne

Rewolucja technologiczna w zakresie księgowości będzie miała miejsce, gdy każdy z pracowników, zaczynając od prezesa, zrozumie, że ta forma jest bezpieczniejsza. Ważną rolę odgrywa w tym zakresie edukacja przedsiębiorstw, budowanie świadomości w zarządzie, zaczynając choćby od tego, że prezes nie musi już składać podpisów pod e-fakturą. Wystarczy, że zaakceptuje ją z poziomu systemu. Sama technologia nic nie da, jeśli zarząd i pracownicy nie dostrzegą przewagi, jaką daje im technologia.

5. Określenie, w jakim stopniu system księgowy w firmie jest przygotowany do e-fakturowania

Od momentu rozpoczęcia projektu mówimy o dwóch formach fakturowania – tradycyjnej papierowej i nowej elektronicznej. Przez jakiś czas będą one musiały współegzystować. Warto sprawdzić, czy nasz system potrafi podzielić klientów na dwie grupy odbiorców z perspektywy właściwej formy faktury. To zadanie może też być przekazane zewnętrznemu partnerowi dostarczającemu rozwiązania informatyczno-księgowe do fakturowania. Na tym etapie trzeba też zapewnić stabilny eksport – przekaz danych faktur, faktur korygujących (a także dokumentów towarzyszących np. zestawień billingów itp.), łącznie z zabezpieczeniem rezerwowych kanałów.

Elektroniczny obieg zamówień w firmie

Minimalizuj błędy w zamówieniach

Maksymalizuj zadowolenie klientów

Dowiedz się, jak to zrobić!

Obejrzyj nagranie

6. Decyzja i przygotowanie techniczne

To z dobrze ułożonego procesu, a nie z samej wysyłki plików przez internet, biorą się oszczędności czasu i pieniędzy, wynikające z automatyzacji obiegu faktury elektronicznej. Dopiero przy takim rozwiązaniu korzyści dla firmy są naprawdę ogromne. Dzisiaj na rynku dostępnych jest mnóstwo aplikacji i bardziej rozbudowanych rozwiązań informatycznych do prowadzenia elektronicznej księgowości. Powszechne stają się platformy do komunikacji z biurami rachunkowymi online, zaawansowane rozwiązania finansowo-księgowe zintegrowane z całymi systemami do zarządzania przedsiębiorstwem, tzw. ERP, i powiązane z popularnymi pakietami oprogramowania biurowego. Grunt to wybrać takie rozwiązania, które zapewnią nam bezpieczeństwo danych i zgodność z aktualnymi przepisami prawa, które, jak wiemy, potrafią się zmienić z dnia na dzień.