Trwa odtwarzanie

Trwa odtwarzanie

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Wróć do wyników wyszukiwania

Obieg dokumentów ma na celu uprościć przepływ informacji krążących po firmie. Pozwala zaoszczędzić czas, przypisać koszty do właściwego projektu i miejsca w organizacji, ocenić potencjał przepływu pieniędzy (tzw. cashflow), ale też monitorować procesy przepływu informacji. Jak przepływ dokumentów wygląda w praktyce? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym materiale.

Zacznijmy od tego, że nie ma jednolitego procesu obiegu dokumentów w firmie. Długość i jego złożoność zależą od organizacji i specyfiki realizowanych projektów. W przypadku małego przedsiębiorstwa (10–20 osób) przepływ informacji zazwyczaj odbywa się między sekretarką, właścicielem (dyrektorem), działem sprzedaży i księgowym. Przyjrzyjmy się bliżej takiemu scenariuszowi.

Jak pracować i prowadzić firmę zdalnie?

Bezpłatny e-book!

Pobierz bezpłatny poradnik

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Przykład obiegu dokumentów dla małej firmy (zatrudnienie 10-20 osób)

Sekretariat → prezes → księgowość → sekretariat

Faktura kosztowa trafia do sekretariatu. Uprawniona osoba wprowadza e-fakturę lub zeskanowaną fakturę elektroniczną do systemu. Następnie dokument ten w postaci cyfrowego obrazu trafia do właściciela firmy, który merytorycznie akceptuje dokument i wynikające z niego koszty. Księgowa sprawdza fakturę pod kątem formalnym i prawnym, wprowadza do ewidencji księgowej oraz archiwizuje. To bardzo prosty przykład wymiany dokumentów. Jego zaletą jest trzymanie dokumentów w jednym miejscu, a także możliwość ich zdalnej akceptacji. Każda średniej wielkości i duża firma dobiera taki system zarządzania dokumentami, aby skutecznie wspierał on właściwe dla niej procesy obsługi obiegu informacji.

Jeżeli dokument czeka na danym etapie dłuższy czas, mamy możliwość przyspieszenia procesu. To szczególnie istotne dla księgowej – jeśli nie zapłacimy faktury w terminie i miną 3 miesiące od czasu jej wystawienia, odliczenie VAT-u mocno się komplikuje. Najczęściej oznacza to konieczność składania korekt deklaracji VAT.

Sage Obieg Dokumentów

Przejdź na wyższy poziom efektywności organizacyjnej!

Wypróbuj!

Co jako firma zawdzięczamy obiegowi dokumentów?

  • Wiemy, gdzie dany dokument jest przechowywany.
  • Monitorujemy termin płatności.
  • Mamy dostęp do historii obiegu dokumentów, co jest szczególnie ważne w przypadku kontroli, np. podatkowej, i audytu procesów.
  • Kadra kierownicza pilnuje poprawnego przypisania koszów do zespołów, projektów.
  • Kadra kierownicza pilnuje cashflow. Ma wiedzę, czy wystarczy pieniędzy na opłatę zobowiązań.
  • Zapisujemy dokumenty w jednym docelowym miejscu – przez zapisywanie w folderach tymczasowych lub pozostawianie dokumentów w skrzynce mailowej po pewnym czasie można zapomnieć o ich istnieniu i stracić wiele czasu na ich odnalezienie.
  • Oszczędności finansowe. Sterty papierowych dokumentów możemy przekształcić w cyfrowe archiwum, co zmniejszy koszty finansowe i ekologiczne przechowywania.
  • Możemy powiązać ewidencję dokumentów z zeskanowanymi treściami umów, dzięki czemu w razie potrzeby szybko odszukamy i zweryfikujemy spójność danych.
  • Opracowanie i wdrożenie ustandaryzowanego obiegu dokumentów w firmie zmniejsza ryzyko zagubienia ważnej dokumentacji.
  • Często przy uruchamianiu takiego systemu klient nie ma pomysłu na opracowanie procesu i zamiast spędzić czas na wdrożeniu, myśli nad koncepcją. Warto przy doborze oprogramowania zdecydować się na już gotowe, sprawdzone scenariusze, które odzwierciedlają typowe procesy obiegu informacji w firmie (takie rozwiązanie zapewnia np. Sage Obieg Dokumentów).

Przykład obiegu dokumentów dla większych organizacji

Przyjrzyjmy się, jak wygląda proces obiegu dokumentów w większych organizacjach, które pracują projektowo z klientami zewnętrznymi.

Recepcja → wstępna weryfikacja → wprowadzenie dokumentu do elektronicznego obiegu dokumentów → dział odpowiedzialny za projekt → akceptacja merytoryczna → księgowość → weryfikacja: formalna i rachunkowo-finansowa → ewidencja w systemie księgowym → archiwizacja

Recepcja odbiera dokument w formie elektronicznej lub papierowej i wprowadza do elektronicznego obiegu dokumentów.

PIERWSZY ETAP – weryfikacja formalna sprowadza się do sprawdzenia, czy dokument, najczęściej faktura zakupu, dotyczy firmy, czy dane identyfikacyjne stron transakcji są poprawne i do jakiej części organizacji powinien zostać przesłany do akceptacji.

DRUGI ETAP WERYFIKACJI – merytoryczna. Osoba odpowiedzialna w tym zakresie opisuje informacje o wszelkich kosztach, akceptuje i przyjmuje je zgodnie z zakresem uprawnień, często z limitem kwotowym akceptacji kosztów. Jeżeli tyko część kosztów należy zakwalifikować do centrum odpowiedzialności danego me-nadżera, to powinien on przekazać dokument innemu uprawnionemu do akceptacji kolejnej części. Dzięki temu mają oni pełną kontrolę nad kosztami zaliczanymi w ciężar ich działów, zespołów, MPK czy nadzorowanych projektów.

TRZECI ETAP WERYFIKACJI – odesłanie faktury do akceptu księgowej (weryfikacja rachunkowo-księgowa). Podzielony kosztowo do właściwych projektów i działów dokument jest ujmowany w ewidencji księgowej. Ma wpływ na rentowność i rozliczenia podatkowe. Dlatego jego droga przez organizację musi być na bieżąco monitorowana i ewentualnie przyśpieszana przez oprogramowanie do obiegu dokumentów. Zarejestrowany w księgach dokument trafia do archiwum, w którym musi być przechowywany przez pięć lat po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczy.

Pobierz bezpłatny raport: