JPK_V7 to całkowicie nowa deklaracja podatkowa powstała z połączenia deklaracji VAT oraz raportu JPK_VAT. Wejście w życie tego nowego obowiązku raportowego planowane jest na 1 października 2020 r. JPK_V7 będzie dużym wyzwaniem dla biur rachunkowym. Jak dużym? Zapraszamy do lektury.

Jak obsługiwać JPK_V7?

Obsługa JPK_V7 nie będzie trywialna ani dla firm, ani dla biur rachunkowych obsługujących podatników VAT. Pewne problemy mogą pojawić się nie tylko w zakresie samej obsługi tej deklaracji, ale także we wspólnym obszarze komunikacji między biurem a klientem.

Nałożenie nowego obowiązku informacyjnego w plikach JPK_V7 miało na celu zminimalizowanie i  zmniejszenie czasu poświęcanego na sporządzanie deklaracji – odrębnie dla części ewidencyjnej i osobno części deklaracyjnej. Celem było połączenie wielu elementów informacyjnych, które musieli raportować podatnicy. Ale służące uproszczeniu połączenie dwóch deklaracji w jedną, zamieniło się w kolejny obowiązek, a mianowicie znaczne poszerzenie obowiązków informacyjnych wobec podatników. Niespodzianką okazało się m.in. to, że w przypadku klientów rozliczanych kwartalnie, należy w pierwszych dwóch miesiącach złożyć deklaracje z częścią ewidencyjną, a w trzecim miesiącu obie części. Mogą więc pojawić się różnego rodzaju problemy techniczne lub związane z ryzykiem pomyłek.

JPK_V7: Jak przygotować księgowość?

Wprowadzenie JPK_V7 powoduje, że wzrasta konieczność uważniejszej analizy dokumentów księgowych. Podział dokumentów ze względu na typy dowodów sprzedaży i typy dowodów zakupu, według typologii przyjętej w ramach nowego JPK, powoduje, że specjaliści ds. księgowości muszą uważnie analizować dokumenty, które do nich napływają.

Nowa struktura JPK wymaga w pierwszym kroku oznaczenia w rejestrach VAT dodatkowych informacji. Dotyczą one główne części związanych z podatkiem należnym oraz z zakupami (podatkiem naliczonym). Te dodatkowe informacje zostały rozszerzone znacznie ponad zakres danych, które  podatnicy raportowali dotychczas. Dodatkowe informacje w zdecydowanej części pochodzą z programów sprzedażowych, w których trzeba oznaczać transakcje odpowiednimi znacznikami. Jak to robić? Najlepiej zacząć właśnie od źródła czyli z poziomu programu sprzedażowego, który powinien oznaczać a następnie rozpoznawać odpowiednią transakcję i odpowiednie dane przesłać do programu finansowo-księgowego, gdzie powstanie finalny plik JPK.

Można z całą stanowczością stwierdzić, że JPK_V7 będzie najbardziej skomplikowanym plikiem JPK, z jakim dotychczas mieliśmy do czynienia. Dlatego tak ważne jest również to, żeby mieć możliwość zweryfikowania poprawności danych i samej struktury tego pliku. Pliku JPK_V7 nie da się stworzyć „ręcznie”, dlatego w procesie obsługi nowej deklaracji niezwykle ważny jest element informatyczny. Mówiąc inaczej – program sprzedażowy musi potrafić skomunikować się z programem finansowo-księgowym, bez udziału człowieka.

Kluczowe aspekty obsługi JPK_V7

Kolejnym kluczowym aspektem obsługi plików JPK_V7 są tzw. grupy towarów wrażliwych (GTU). Ustawodawca wybrał 13 grup tzw. towarów i usług wrażliwych. Pojawia się pytanie, kiedy i w jaki sposób specjalista ds. rachunkowości musi określać, który rodzaj transakcji należy zaliczyć do jednej z tych 13 grup? W praktyce dział księgowy lub biuro rachunkowe nie będzie mieć możliwości samodzielnego rozpoznania, jaki towar bądź jaka usługa musi zostać zakwalifikowana do danej kategorii towarów lub usług wrażliwych. To rozpoznanie (i odpowiednie oznaczanie transakcji) powinno odbywać się na etapie dokonywania transakcji sprzedażowej, a nie w momencie księgowania. Organizacja sama musi więc dobrze rozpoznać co sprzedaje, a następnie zautomatyzować proces oznaczania dokumentów sprzedażowych, mając na względzie potrzebę generowania plików JPK_V7. Po raz kolejny okazuje się, że sprawne zarządzenie takim procesem jest możliwe jedynie przy wsparciu oprogramowania (najlepiej takiego, w którym moduł handlowy jest optymalnie skomunikowany z modułem finansowo-księgowym). Jest to także istotne z innego punktu widzenia – informacje o zakwalifikowaniu danej transakcji do grupy towarów lub usług wrażliwych nie są umieszczane na fakturze. Nie są nigdzie publikowane ani drukowane. Faktura finalnie będzie wyglądała tak, jak przed wprowadzeniem zmian. Zmienia się jedynie informacja wewnętrzna przekazywania pomiędzy programem sprzedażowym a finansowo-księgowym.

JPK_V7 w biurze rachunkowym

W tym momencie pojawia się duże wyzwanie związane ze współpracą między biurem rachunkowym a klientem. Biuro musi bowiem uzyskiwać odpowiednie informacje od klienta o tym, że konkretna faktura dotyczyć będzie transakcji towarami lub usługami wrażliwymi. Zatem generowanie plików JPK_V7 dla klientów, będzie wymagało przedefiniowania zasad współpracy, wypracowania nowych procedur lub procesów komunikacji między tymi podmiotami. Idealną sytuacją byłaby taka, w której program sprzedażowy klienta jest automatycznie skomunikowany z programem finansowo-księgowym, używanym przez biuro rachunkowe. Wówczas klient oznacza konkretną transakcję w programie sprzedażowym, w którym jednocześnie w ten sposób będzie budowała się baza informacyjna w ewidencji VAT. W następnym kroku biuro rachunkowe generuje w programie finansowo księgowym plik JPK (składa wszystkie informacje).

Jak poprawnie obsługiwać JPK_V7?

W programach Symfonia proces ten odbywa się w dwóch krokach. W pierwszym kroku program tworzy raport zbliżony do znanej już deklaracji VAT-7 (część deklaracyjna). Na tym etapie można zweryfikować czy wszystkie dane są poprawnie złożone. W drugim kroku (finansowo-księgowym) generowany jest właściwy plik JPK (poprzez połączenie danych ewidencyjnych i deklaracyjnych). Plik jest od razu weryfikowany przez program pod względem technicznym. Następnie można go wysłać od razu do KAS, chociaż warto wcześniej podjąć czynności weryfikujące. W programie Symfonia istnieją narzędzia, pozwalające wizualizować dane zawarte w pliku. Można je wyeksportować do arkusza excel i przesłać do klienta, w celu zweryfikowania czy nadane znaczniki są zgodne z tymi, które zamierzał oznaczyć klient.

Stosując powyższy model obsługi JPK_V7 mamy gwarancję utworzenia raportu JPK zawierającego właściwe dane, które są odpowiednio oznaczone, a ponadto sama deklaracja będzie zweryfikowana pod kątem poprawności technicznej oraz merytorycznej.