Za składanie sprawozdań finansowych w określonych ustawą terminach odpowiedzialność ponoszą kierownicy jednostek. Odpowiedzialność jest szersza, gdy mówimy o niedopełnieniu przez e-sprawozdanie wymogów określonych w ustawie. Wówczas za błędy odpowiadają nie tylko kierownicy, ale także organy nadzorujące jednostkę. Co dokładnie grozi za uchybienia w obligatoryjnej sprawozdawczości?

Do składania sprawozdań finansowych po zakończeniu roku obrachunkowego zobowiązane są:

1. jednostki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przedsiębiorców – wysyłają sprawozdania bezpośrednio do KRS;
2. podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe – wysyłają sprawozdania do szefa KAS,
3. podatnicy CIT wpisani do innych rejestrów KRS poza rejestrem przedsiębiorców – raportują również do szefa KAS. (zmiana w 2020 roku).

Wymienione powyżej jednostki muszą przesyłać sprawozdania wyłącznie w formie elektronicznej, pod rygorem nieważności, zachowując ściśle określoną, ustrukturyzowaną formę (nazywaną także JPK_SF) właściwą dla danego rodzaju jednostki. Struktury logiczne JPK_SF dla poszczególnych jednostek są publikowane przez Ministerstwo Finansów. Podmioty sporządzające sprawozdania według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR) na razie nie są zobowiązane do zachowania postaci ustrukturyzowanej, natomiast podobnie jak inne jednostki również muszą składać sprawozdania w formie elektronicznej.

Uwaga na kary!

Warto zwrócić uwagę, że nieprawidłowości przy przesyłaniu sprawozdań finansowych mogą powstać już na etapie opracowywania dokumentacji. Artykuł 4a Ustawy o rachunkowości mówi, że odpowiedzialność za to, by sprawozdanie finansowe spełniało wymogi określone w ustawie, ponoszą kierownik jednostki oraz organy nadzorujące jednostkę – czyli albo rada nadzorcza, albo inny uprawniony organ zewnętrzny. Odpowiedzialność ta ma charakter solidarny w stosunku do spółki, wobec której wyrządzone zostały szkody, zarówno za działania, jak i zaniechania.  Niezłożenie w ustawowym terminie sprawozdania finansowego lub niedotrzymanie obligatoryjnej formy elektronicznej (tożsame z niedopełnieniem obowiązku przesłania raportu) podlega karze, o czym mówi art. 79 Ustawy o rachunkowości. Kara jest nakładana na kierownika jednostki i jest to grzywna lub kara pozbawienia wolności.

Ustawa nie precyzuje wysokości kary, natomiast sąd ustanawia ją ma podstawie Kodeksu karnego skarbowego. W tym przypadku wysokość grzywny bazuje na liczbie stawek dziennych zawierających się w przedziale od 10 do 720. Zarówno liczbę stawek dziennych, jak i ich wartość określa indywidualnie sąd, biorąc pod uwagę okoliczności zdarzenia i sytuację majątkową sprawcy – dochody, możliwości zarobkowe, warunki osobiste i rodzinne oraz stosunki majątkowe.

Stawka dzienna co roku się zmienia, ponieważ jest ona powiązana z wysokością minimalnego wynagrodzenia. Nie może być ona niższa od 1/30 minimalnego wynagrodzenia i nie może przekroczyć jego czterystukrotności. Stąd minimalna stawka dzienna w 2020 r. wynosi 86,67 zł, a maksymalna – 34 668 zł. To oznacza, że w określeniu wysokości grzywny sąd dysponuje dużą rozpiętością kary finansowej: od 867 zł (10 stawek dziennych razy minimalna wartość) aż do 24 960 960 zł (720 stawek razy maksymalna wartość). W praktyce wysokość grzywny jest jednak stosunkowo niska, natomiast w przypadku dalszego ociągania się zarządu w przesłaniu e-sprawozdania sąd może ponawiać i zwiększać wartość grzywien. Co istotne, niezapłacone grzywny ulegają umorzeniu po wykonaniu czynności przez dłużnika.

Niewysłanie e-sprawozdania nie tylko niesie negatywne skutki finansowe. Wraz z postępem cyfryzacji i wprowadzeniem elektronicznej formy sprawozdania finansowego w KRS szybko pojawia się informacja o braku raportu, co najczęściej skutkuje zawiadomieniem prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (na podstawie art. 77 pkt 2, art. 79 pkt 3 i 4 Ustawy o rachunkowości oraz ewentualnie art. 594 par. 1 pkt 3 Kodeksu spółek handlowych). Wynika z tego, jak ważnym obowiązkiem z punktu widzenia zarządu jest terminowe składanie e-sprawozdań.

Zabezpieczenie zarządu spółki przed brakiem uchwały z zebrania wspólników

W przypadku spółek z o.o. i akcyjnych, gdy członkowie zarządu nie są większościowymi wspólnikami jednostki, do sprawozdania finansowego wymagana jest uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe podejmowana w trakcie zebrania wspólników. W praktyce zdarza się jednak, że uchwały takiej nie ma, np. z powodu nieskutecznego zwołania wspólników na zebranie. Co w takiej sytuacji może zrobić zarząd, by uniknąć sankcji? Jedynym wyjściem jest złożenie e-sprawozdania bez uchwały, z koniecznym dodaniem do sprawozdania adnotacji wyjaśniającej powody niepodjęcia uchwały. Kluczowe jest przy tym udokumentowanie, że zarząd zwoływał w terminie zebranie wspólników. W ten sposób zarząd zabezpiecza się przed grzywną wynikającą z art. 79 Ustawy o rachunkowości, jak i karą finansową wymierzaną na podstawie art. 594 (par.1 pkt 3) w wysokości do 20 tys. zł.

Oprogramowanie dodatkowo zabezpiecza przed sankcjami

Wraz z postępującą cyfryzacją w obszarze wymiany informacji między podmiotami gospodarczymi i administracją państwową coraz większą rolę odgrywają rozwiązania informatyczne. Wprowadzenie standaryzowanych struktur e-sprawozdań finansowych w dużej mierze ułatwiło życie księgowym i zarządom jednostek. Dziś bowiem można niemal automatycznie wygenerować dokumentację potrzebną do stworzenia e-sprawozdania i przesłać ją (do KRS lub KAS) przez Internet. Pomaga w tym m.in. sprawdzone oprogramowanie finansowo-księgowe, a w zakresie sprawozdawczości obligatoryjnej np. aplikacja Symfonia e-Sprawozdania zintegrowana z systemami Symfonia.