Trwa odtwarzanie

Trwa odtwarzanie

Kolejne zmiany prawne a odpowiedzialność biur rachunkowych

Wróć do wyników wyszukiwania

Wraz z wdrażaniem przez ustawodawcę nowych przepisów otrzymujemy wiele pytań o to, czy i w jaki sposób nowe regulacje wpływają na odpowiedzialność biur rachunkowych. Spróbujemy odpowiedzieć, jak to zagadnienie wygląda z ich perspektywy.

Ogólnopolska infolinia #GotowiNaZmiany

Cyfryzacja podatków i PPK

Zadzwoń 22 1337 118

Czynna w dni robocze w godzinach 8.00 – 16.00

Zadzwoń teraz!

Najwięcej pytań ze strony biur rachunkowych dotyczy przepisów związanych z wprowadzeniem obowiązkowego split payment dla określonych typów transakcji, uruchomieniem białej księgi podatników VAT oraz koniecznością dokonywania płatności dla transakcji B2B wyłącznie przelewem elektronicznym, gdy kwota przekracza 15 tys. zł. Czy w związku z wprowadzeniem tych przepisów odpowiedzialność biur rachunkowych zmienia się? Zacznijmy od przypomnienia ogólnych zasad dotyczących odpowiedzialności podatników oraz biur.

Podatnik odpowiada przed fiskusem, biuro przed podatnikiem

Należy podkreślić, że z perspektywy biura rachunkowego odpowiedzialność przed organami skarbowymi za ewentualne błędy w prowadzonej rachunkowości spoczywa na podatniku. W sytuacji gdy rozliczenia podatkowe prowadzi biuro i pojawią się w nich nieścisłości lub błędy, organy skarbowe zawsze do złożenia wyjaśnień wzywają podatnika. Wówczas ze względu na fakt udziału w przetwarzaniu danych finansowych podatnika biuro rachunkowe w praktyce jest zaangażowane w udzielanie odpowiedzi. Często nawet zdarza się, że podatnik przekazuje otrzymane wezwanie z urzędu do biura, aby samodzielnie wyjaśniło sprawę w ramach świadczonej obsługi rachunkowej i udzielonego pełnomocnictwa do obsługi podatków. Mimo wszystko odpowiedzialność przed państwem za błędy w rozliczeniach ponosi podatnik.

Biała lista podatników VAT – kompendium wiedzy

Dowiedz się jak uniknąć sankcji w VAT przy obsłudze białej listy podatników VAT

Pobierz poradnik

Z drugiej jednak strony osoba lub firma – w ramach zawartej umowy o prowadzenie księgowości lub rozliczeń podatkowych – ma prawo domagać się od biura rachunkowego odszkodowania za straty, jakie powstały w wyniku wadliwego, nierzetelnego czy błędnego prowadzenia działalności. W tego typu sytuacjach podatnik dochodzi roszczeń odszkodowawczych na drodze cywilnej. Reasumując – w wyniku błędu w księgowaniu odpowiedzialność przed administracją państwową ponosi podatnik, który następnie w postępowaniu cywilnym może dochodzić od biura rachunkowego zadośćuczynienia za powstałe szkody. Biura rachunkowe posiadają ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej m.in. na wypadek tego typu sytuacji. Życie uczy jednak, że niekiedy trudno wyegzekwować biurom rachunkowym wypłaty odszkodowań od towarzystw ubezpieczeniowych, jeśli ich podstawą są rzeczywiste błędy lub niewiedza pracowników biura. Ubezpieczyciel przyjmuje bowiem słuszne skądinąd stanowisko, że biuro rachunkowe powinno znać obowiązujące przepisy – jeśli ich nie zna i popełnia błąd, to odszkodowanie nie przysługuje.

Nowe przepisy to zmartwienie głównie dla przedsiębiorców

Wróćmy zatem do nowych przepisów. Obowiązkowy split payment, dokumentowanie transakcji B2B o wartości powyżej 15 tys. przelewem bankowym czy weryfikacja firmowych kont bankowych w wykazie podatników VAT – wszystkie te regulacje nakładają realne obowiązki przede wszystkim na przedsiębiorców. To, co na pewno może zrobić biuro rachunkowe, to uwrażliwić i zwrócić uwagę swoich klientów (szczególnie tych, których nowe przepisy bezpośrednio dotyczą) na ich obowiązki. Biuro może również zaproponować przemodelowanie procesów biznesowych mających wpływ na obsługę podatków, np. w kierunku elektronicznego obiegu i przesyłania faktur, dzięki czemu można przyśpieszyć ewidencję i ograniczyć ryzyko błędów. Dla klientów to może być istotna wartość dodana ze współpracy z biurem. Oczywiście prowadzenie „edukacji” wymaga pewnego zaangażowania ze strony biura, natomiast włożony w nią trud może się okazać korzystny dla wszystkich.

Test przedsiębiorcy

Sprawdź ZA DARMO czy Twoja firma jest przygotowana do najnowszych zmian prawnych

Rozpocznij test

Zwróćmy uwagę, że biura rachunkowe otrzymują dokumentację już po fakcie – po dokonanej transakcji, po wystawieniu faktury itd. W każdej z omawianych zmian prawnych ewentualny błąd popełnia się w momencie dokonania operacji i popełnia go przedsiębiorca. Biuro rachunkowe nie prowadzi tych operacji, więc nie ma na nie żadnego wpływu ani świadomości ich istnienia aż do czasu otrzymania dokumentów. A zatem wszelkie przypadki błędnego wystawienia faktur, przekazania gotówki powyżej limitu zamiast dokonania płatności przelewem, braku rozbicia płatności na kwotę netto i VAT, wysłania zapłaty na rachunek, który nie figuruje na liście podatników itp. – wszystko to są operacje dokonane przez podatnika. Natomiast skutki tych błędów w postaci dokumentacji trafiają do biura rachunkowego. I tu zaczyna się wyzwanie związane z odpowiedzialnością. Biuro rachunkowe powinno być na tyle świadome wymagań nowych przepisów, by w określonych sytuacjach odrzucić dokument, zakwestionować operację lub przynajmniej powiadomić klienta o wykrytych nieprawidłowościach. Jeśli natomiast dokona księgowania wbrew przepisom, naraża klienta na odpowiedzialność i wynikające z nich sankcje, a w konsekwencji siebie na dochodzenie odszkodowania ze strony klienta. W tym kontekście sprawdza się stara zasada, że o jakości usług księgowych decyduje w głównej mierze przygotowanie merytoryczne, rzetelność i uważność. „Wisienką na torcie” będzie natomiast komunikacja, w ramach której klient poczuje się dokładnie poinformowany przez biuro rachunkowe, zyskując dzięki temu pewność, że ma do czynienia z profesjonalistami, którzy zawsze są na bieżąco ze zmianami prawnymi i trzymają rękę na pulsie.

Kwestia ubezpieczenia OC

Dodajmy na koniec, że niektóre biura rachunkowe nie mają obowiązku posiadania polisy OC. Dotyczy to biur, które obsługują podatników wyłącznie w zakresie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów oraz pomocy w sporządzaniu zeznań i deklaracji podatkowych (i tylko wtedy gdy właściciel biura nie jest biegłym rewidentem lub doradcą podatkowym). Jednocześnie właściciel biura rachunkowego za pomyłki odpowiada własnym majątkiem, a w tym zawodzie ryzyko błędu jest stosunkowo wysokie i rośnie wobec mnogich przepisów, ciągłych zmian i licznych interpretacji. Dlatego z perspektywy biura rachunkowego ważne jest, by na etapie zawierania umów z klientami możliwie precyzyjnie rozgraniczać zakres odpowiedzialności biura i klienta, by w ten sposób redukować ryzyko prowadzonej działalności.