Praktycznie wszyscy księgowi i specjaliści w biurach rachunkowych korzystają dziś z nowych rozwiązań technologicznych, wspierających codzienna pracę, a młode pokolenie księgowych wyróżnia szczególna otwartość na tego typu narzędzia. O tym jak cyfryzacja przebiega w sektorze rachunkowości i finansów rozmawiamy z naszym gościem – Agnieszką Kozak, Wiceprezes Zarządu Zorius.

Jeżeli „biznes dobrze się kręci”, to po co w ogóle cyfryzować księgowość?

Nie ma dobrze działającego przedsiębiorstwa, jeżeli źle działa w nim księgowość. Jeżeli nikt na bieżąco nie czuwa nad finansami, można nie zauważyć zagrożeń, które mogą pojawić się w średniej perspektywie czasowej. W Polsce dodatkowo często zmieniają się przepisy, wiec firmy muszą na bieżąco dostosowywać się do nowych regulacji, spełniać wymagania prawne. Co z tego, że świetnie działa biznes, jeżeli nie złożymy deklaracji na czas lub złożymy ją błędnie. Konsekwencje finansowe mogą być tak dotkliwe, karno skarbowe, mogą nawet zagrozić funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Nowoczesne technologie cyfrowe, optymalnie wdrożone oprogramowanie do obsługi procesów finansowo-księgowych może doskonale wspomagać obszar rachunkowy w firmie poprzez automatyzację wielu powtarzalnych procesów czy sprawdzanie poprawności deklaracji, rozliczeń i raportów.

Wiele badań pokazuje, że jesteśmy w ogonie transformacji cyfrowej. Co jest przeszkodą ku temu, żeby polska księgowość dogoniła pod tym względem resztę Europy?

W wielu obszarach biznesu rzeczywiście jesteśmy w ogonie Europy, ale to spostrzeżenie nie dotyczy obszaru księgowego. Organizacja księgowości w Polsce na tle krajów UE nie jest na samym końcu. Księgowi, zwłaszcza osoby, które teraz wchodzą na rynek, są bardzo otwarci na korzystanie z nowinek technologicznych. Wprowadzanie nowych technologii jest też naturalnym sposobem na przeorganizowanie działów finansowo-księgowych. Przewiduję, że w ciągu najbliższych 5-10 lat będą one lepiej zorganizowane niż firmach zachodnich.

Czy cyfryzacja księgowości różnic się w zależności od wielkości firmy?

Widać wyraźną różnicę między dużymi firmami a sektorem MŚP. Duże firmy znacznie wcześniej zainwestowały w usprawnienia pracy działów finansowo-księgowych. W bardziej złożonych organizacjach zachodzi więcej procesów finansowych i księgowych, które trzeba na bieżąco obsługiwać. Początkowo więc istniała potrzeba zatrudniania coraz więcej specjalistów ds. księgowości i rachunkowości, do obsługi tych procesów. Jednak ciągłe zatrudnianie nowych osób powodował znaczący wzrost kosztów pracy. Dlatego nastąpiły zmiany organizacyjne – dzięki wdrażaniu nowych technologii, oprogramowania, automatyzacji wielu procesów, zahamowano przyrost nowych etatów, a postawiono na reorganizację obszarów księgowości. W małych firmach przez wiele lat wystarczała jedna księgowa, właściciel przedsiębiorstwa nie miał motywacji by usprawniać cały dział, dopóki drastycznie nie zwiększał się nakład pracy i czynności, które ta jedna osoba musiała wykonywać.

W przypadku biur rachunkowych, widzimy dużą transformację w ciągu ostatnich dziesięciu lat. Wiele biur znacząco zmieniło procesy obsługi swoich klientów. Wiele biur chce wyróżniać się na rynku dostarczaniem klientom nowoczesnych usług, dostępnych m.in. dzięki nowoczesnym technologiom. Przykład – coraz częściej biura nie oczekują od klientów osobistego dostarczania dokumentów i podpisywania ich na miejscu, a zamiast tego stawiają na wdrażanie elektronicznych kanałów komunikacyjnych, skanowania dokumentów i ich wymiany w formie zdigitalizowanej.

W jaki sposób wprowadzać automatyzację w rachunkowości?

Jest to proces wielostopniowy. Muszą nastąpić zmiany w samym zespole, pracownicy muszą odczuć zachętę do zmiany metod pracy. Trzeba też dostosować firmową infrastrukturę do nowych wymagań. Konieczna jest zmiana mentalna, którą muszą przejść specjaliści ds. rachunkowości. Może to być proces czasochłonny, ponieważ takim osobom jak księgowi może nie być łatwo dostosować się do tego, że nie trzeba przychodzić codziennie do biura, a zamiast tego można pracować z domu.

Posłuchaj całej rozmowy, aby dowiedzieć się:

• Od czego zacząć cyfryzację w obszarze rachunkowości?
• Po co inwestować w technologie informatyczne?
• Jakie obszary rachunkowości można dziś cyfryzować?
• Kto pełni kluczową rolę w firmie, która przechodzi transformację w obszarze rachunkowości?
• Gdzie kryją się najczęstsze pułapki cyfryzacji rachunkowości?
• Jak wyglądają koszty cyfryzacji rachunkowości w firmie?