Jeżeli Twoja firma zamierza wdrożyć system do obsługi e-faktur do praktyki biznesowej, warto poznać techniczne uwarunkowania całego procesu wdrożeniowego. W krótkim poradniku opisujemy krok po kroku, jak wygląda etap wdrożenia e-faktur z punktu widzenia różnych stanowisk w firmie. Dzięki temu dowiesz się, na którym etapie niezbędna będzie pomoc specjalisty.

Gdy już przeszedłeś serię rozmów z zarządem, wybrałeś oprogramowanie do zarządzania obiegiem e-faktur oraz poinformowałeś partnerów o chęci przejścia na e-faktury, czas na rozmowy z konsultantem do spraw wdrożeń. Zanim jednak to nastąpi, warto poświęcić nieco czasu i wysiłku na dopięcie ostatnich szczegółów.

Przed spotkaniem z wdrożeniowcem musisz ustalić, którzy klienci wyrażają zgodę na otrzymywanie e-faktur. Jeśli odbiorca oświadczy, że nie chce otrzymywać faktury w formie elektronicznej, wówczas ona do niego nie trafia i dalej będzie otrzymywał wersje papierowe.

Aktualne przepisy dopuszczają tzw. zgodę domniemaną: jeżeli nabywca przyjmie fakturę i potwierdzi ten fakt np. w formie zapłaty za konkretną e-fakturę, to można przyjąć, że wyraził zgodę, tak długo, dopóki jawnie nie złoży oświadczenia o przeciwnej treści. Przy wyborze narzędzia warto więc upewnić się, że obie formy wysyłki i przechowywania(plik PDF – elektroniczna wersja faktury papierowej, a także e-faktura) są możliwe z jednego miejsca.

Drugim krokiem jest ustalenie z odbiorcą e-faktury, na jaki adres mailowy i w jakiej formie [PDF czy e-faktura] mają być przesyłane dokumenty. Może się bowiem zdarzyć, że odbiorca dokumentu nie zaakceptuje e-faktury i wyraźnie zażąda dostarczenia mu dokumentu papierowego. Przedsiębiorca nie może się temu sprzeciwić; w takiej sytuacji jest zobligowany do wystawienia klasycznej faktury.

Ważne, by oprogramowanie umożliwiało wystawianie dwóch typów dokumentów z jednego miejsca i respektowało wybory odbiorców faktur.

Kolejnym etapem będzie podjęcie przez klienta decyzji, czy skorzysta z platformy do wymiany e-dokumentów, czy postawi na wysyłkę e-mailową do nabywcy. Wybór pierwszego rozwiązania dostarcza użytkownikom cennej wiedzy na temat tego,czy faktura dotarła do adresata i czy zdążył się z nią zapoznać, sami nie jesteśmy bowiem w stanie zapamiętać preferencji klienta dot. typu dokumentu. Wtedy również pomocna może okazać się automatyzacja. Istnieje możliwość wprowadzenia adresu do systemu i zapisania kontaktu.

System miedzyfirmami.pl umożliwia grupowanie adresów w zależności od preferencji dotyczącej typu dokumentu. Tym samym blokuje przesłanie e-faktury do tych partnerów, którzy wyraźnie nie życzą sobie, by ją otrzymywać.

Zdarza się, że klienci pytają o to, czy faktura elektroniczna jest respektowana w takim samym stopniu jak dokument papierowy, warto zatem postawić na edukację w tym zakresie. E-faktura jest tak samo ważnym dokumentem księgowym, jak faktura papierowa, pod warunkiem że zawiera informacje wymagane dla faktury przez przepisy VAT.

Na co zwrócić uwagę przed wyborem oprogramowania do wdrożenia? Bez względu na typ dokumentu, którym zarządzamy, istotne jest, by wszystko odbywało się z poziomu jednego, zintegrowanego systemu. Osobne ścieżki fakturowania dla faktur papierowych i elektronicznych byłyby w praktyce bardzo niewygodne dla handlowców.

Przy wdrażaniu oprogramowania księgowy ustala, jakie informacje ma zawierać dany dokument, kto ma do niego dostęp oraz w jaki sposób będzie krążyć po firmie. Dzisiaj na rynku dostępnych jest wiele aplikacji i bardziej rozbudowanych rozwiązań informatycznych do prowadzenia elektronicznej księgowości.

Powszechne stają się platformy do komunikacji z biurami rachunkowymi online. Istnieją też zaawansowane rozwiązania finansowo-księgowe, zintegrowane z całymi systemami do zarządzania przedsiębiorstwem, tzw. systemy ERP, i powiązane z popularnymi pakietami oprogramowania biurowego. Najważniejsze by wybrać takie, które zapewnią nam bezpieczeństwo danych, wygodę obsługi i zgodność z aktualnymi przepisami prawa.