Przeniesienie działalności do chmury może dać firmie księgowej wiele korzyści: od ujednoliconej listy klientów po zarządzanie i monitorowanie terminów kluczowych dla klientów w jednym miejscu oraz jeden obszar dostępu do wszystkich klientów i oferowanych im usług – to wszystko może naprawdę zmienić sposób pracy.

Ale co z samym procesem wdrażania technologii, który umożliwi kontynuowanie pracy przy minimalnych utrudnieniach?

Zamiast zastanawiać się, dlaczego przeniesienie działalności do chmury pomoże w zarządzaniu biurem rachunkowym, przyjrzymy się raczej pięciu kluczowym zagadnieniom, które należy uwzględnić przed i w trakcie procesu przejścia do chmury.

1. Przegląd narzędzi i procesów

Wdrożenie chmury w firmie księgowej może być przełomowym wydarzeniem, ponieważ istnieje bardzo niewiele procesów, których zmiana nie obejmie i które nie zostaną usprawnione. Wszystko – od codziennego kontaktu z klientem do przesyłania deklaracji podatkowych – będzie realizowane w inny sposób, ponieważ dane klienta będą natychmiast dostępne w całej firmie.

Należy również pamiętać, że przejście na system oparty na chmurze będzie oferować nową funkcjonalność o ogromnym potencjale. Możliwa będzie automatyzacja zadań, takich jak na przykład uzgadnianie sald rachunków bankowych.

Warto przejrzeć swoje procesy przed przeniesieniem działalności do chmury. Jedną z metod jest sporządzenie listy istniejących procesów, aby udokumentować wpływ zmiany na nie. Można zaangażować w to pracowników – wystarczy poprosić ich o poświęcenie 30 minut na sporządzenie listy typowych codziennych zadań.

Warto pamiętać, aby dialog odbywał się w obie strony – należy sporządzić listę procesów pracowników, ale także zapoznać ich z nowymi funkcjami oprogramowania w chmurze, z którego zamierzasz korzystać, i zapytać, jak najlepiej można je wdrożyć w celu zwiększenia wydajności.

Przejście na rozwiązanie oparte na chmurze spowoduje, że wiele z istniejących narzędzi i procesów stanie się zbędnych. Zamiast zarządzać klientami za pomocą arkusza kalkulacyjnego, przejdziesz na oprogramowanie do zarządzania firmą księgową, które umożliwia rejestrowanie wszelkich szczegółów dotyczących klientów i wszystkich interakcji.

Jednak mogą istnieć pewne narzędzia lub kluczowe arkusze kalkulacyjne, których musisz lub chcesz nadal używać, więc warto je odnotować i ewentualnie zawęzić okoliczności, w których mogą być stosowane.

Mimo że konkretny arkusz kalkulacyjny może być przydatny na przykład przy obliczeniach podatkowych w odpowiedzi na zapytania klientów, nie powinien być wykorzystywany w rzeczywistych operacjach na księgach rachunkowych, ponieważ te działania powinny być realizowane przez wdrażane oprogramowanie w chmurze.

Również w przypadku klientów, którzy korzystają z oprogramowania w chmurze, które zamierzasz połączyć się z własnym wdrażanym rozwiązaniem, należy zadbać o to, aby pracownicy byli świadomi, z jakich funkcji klient będzie prawdopodobnie korzystał, aby ułatwić proces synchronizacji.

2. Przeprowadź ankietę wśród pracowników

Chmura wymaga innego sposobu traktowania danych klientów i zarządzania nimi – teraz będą one dostępne przez całą dobę, siedem dni w tygodniu oraz za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Można więc stworzyć listę pracowników, którzy mogą pomóc w procesie wdrażania rozwiązania w chmurze.

Niektórzy pracownicy intuicyjnie nauczą się obsługiwać nową technologię, podczas gdy inni mogą wymagać gruntownego przeszkolenia. Porozmawiaj z personelem, aby przedstawić plany i ponownie sporządzić listę „umiejętności” i „chęci”, co umożliwi znalezienie najbardziej wydajnego sposobu wdrożenia.

Skorzystaj z okazji, aby wysłuchać pracowników i ich obaw, nie tylko dotyczących wdrożenia rozwiązania w chmurze, ale także istniejących procesów pracy. To doskonały czas na wprowadzenie usprawnień w celu zapewnienia najlepszych wyników dla klientów i personelu, który z nimi pracuje.

Staraj się wprowadzić zasadę „nikt nie pozostanie w tyle”, czyli zadbaj o to, aby wszyscy pracownicy nie tylko wiedzieli, jak korzystać z nowego oprogramowania w chmurze, ale również czuli się komfortowo i – jeśli to możliwe – byli zadowoleni z usprawnień.

3. Przejrzyj listę klientów

Większość pracy związanej z przejściem na rozwiązanie oparte na chmurze będzie polegała na przeniesieniu danych klientów do nowego systemu. Stopniowy proces przenoszenia klientów do nowego oprogramowania może być najlepszym rozwiązaniem dla wielu firm, jednak niektórzy klienci będą lepszymi kandydatami niż inni.

Jeśli klient korzysta już z rozwiązania w chmurze, oznacza to, że dokonał takiej samej analizy jak Ty i może być bardziej doświadczony pod względem technicznym niż firma, która nadal opiera się głównie na ręcznych paragonach i papierowej dokumentacji.

Przejrzyj swoją listę klientów i stwórz listę według „umiejętności” i „chęci”, identyfikując tych, których doświadczenie lub zainteresowania czynią z nich idealnych kandydatów do pierwszej fazy wdrożenia nowego oprogramowania w chmurze. Być może trzeba będzie się z nimi skontaktować, aby omówić wdrożenie rozwiązania – będą musieli wyrazić zgodę na przykład na połączenie oprogramowania z ich danymi. Należy to zrobić szybko, warto też przygotować scenariusz, jak przeprowadzić ich i swoją firmę przez cały proces

Kontaktując się z klientami, skorzystaj z okazji, aby omówić oferowane usługi i być może zająć się wszelkimi problemami, z którymi mogą się borykać. Te kłopoty mogą zostać wyeliminowane poprzez wykorzystanie oprogramowania w chmurze. Na przykład, jeśli klienci skarżą się, że mają problem z dotarciem do konkretnego pracownika, zapewnij ich, że w przyszłości dzięki rozwiązaniu do zarządzania firmą księgową wszyscy pracownicy będą mieli szybki i łatwy dostęp do ich danych, więc powinni być w stanie zaoferować skuteczną pomoc, jeśli preferowana osoba kontaktowa nie będzie dostępna.

Proces przejścia na rozwiązanie w chmurze można również wykorzystać do identyfikacji nierentownych klientów i spróbować zmienić tę sytuację.

4. Przejdź szkolenie

Po wybraniu oprogramowania do księgowości działającego w chmurze musisz się dowiedzieć, jak z niego efektywnie korzystać. Odbywa się to w dwóch fazach. Najpierw osoba wdrażająca plan przeniesienia firmy do chmury powinna się upewnić, że wie wszystko o oprogramowaniu. Następnie powinno się odbyć szkolenie pracowników – wystarczy ich poprosić.

Wielu dostawców oprogramowania dla księgowości oferuje pakiety szkoleniowe, a ich pracownicy działu obsługi klienta z przyjemnością odpowiedzą na wszelkie pytania.

Jedna z zalet najnowszych technologii polega na tym, że dostawca rozwiązań w chmurze może przeprowadzić użytkownika przez oprogramowanie krok po kroku na ekranie, co oznacza, że można zadać tyle pytań, ile potrzeba.

Oczywiście, w zależności od stopnia znajomości oprogramowania, można przeprowadzić szkolenie we własnym zakresie.

Zarezerwuj czas w harmonogramie swojego zespołu na kilka tygodni przed rozpoczęciem korzystania z oprogramowania dla klientów, aby efektywnie poinstruować pracowników z zakresu obsługi i użytkowania. Może to oznaczać wyłączenie pracowników z działalności w ramach przedsiębiorstwa na czas trwania szkolenia, więc należy uwzględnić to we wszelkich planach.

Może to być trudne do uzasadnienia, ale – podobnie jak w przypadku początkowej decyzji o przejściu na oprogramowanie w chmurze – należy uznać to za inwestycję w przyszłość swojej firmy i jej długofalowy sukces

5. Ustal datę przejścia na rozwiązanie w chmurze

Pytaniem często zadawanym przez księgowych jest: „Kiedy najlepiej przejść na chmurę?” Odpowiedź jest zawsze taka sama: teraz, zakładając, że wybrano odpowiednie rozwiązanie dla firmy i jest ono gotowe do pracy.

Chodzi o to, że zwlekanie może stanowić przeszkodę w realizacji każdego planu ulepszeń. W niektórych firmach nawet najbardziej niezbędne ulepszenia mogą być postrzegane jako mało istotne. Choć ma to sens w przypadku bardzo zapracowanych przedsiębiorstw, w których nie ma oczywistych możliwości przestojów, to ostatecznie wprowadzanie ulepszeń jest koniecznością.

Bazując na wiedzy na temat korzyści płynących z oprogramowania w chmurze, wiesz dobrze, że jego wdrożenie ułatwi przebieg procesów, a poświęcenie relatywnie niewielkiej ilości czasu na jego wdrożenie pomoże zaoszczędzić ogromną ilość czasu w przyszłości. Wiesz również, że w ten sposób zapewnisz swojej firmie księgowej najlepsze podstawy na przyszłość.

A więc: zrób to teraz, zamiast odkładać to na nieokreślony moment w przyszłości! Najlepiej już teraz wyznacz konkretną datę wdrożenia.

Końcowe uwagi na temat przeniesienia firmy do chmury

Wymagania dotyczące wdrożenia rozwiązania w chmurze są definiowane przez oczekiwania i zachowania Twoich klientów. Badania firmy Sage przeprowadzone w ramach projektu „The Practice of Now” 2018 wykazały, że większość księgowych (83%) twierdzi, że klienci oczekują dziś więcej usług i zasobów niż pięć lat temu.

Tymczasem 44% respondentów twierdzi, że technologia daje księgowym dostęp do danych i pomaga im w udzielaniu klientom informacji i porad.

Poza tym klienci stosują technologie, takie jak telefonia komórkowa i usługi w chmurze, co oznacza, że Twoja firma księgowa nie może zanegować tych trendów. Podążanie za oczekiwaniami klientów w kwestiach technologicznych może być decydujące dla zawarcia lukratywnej umowy lub utraty potencjalnego klienta na rzecz konkurencji.

To przecież jedne z głównych przyczyn motywujących firmy księgowe do przeniesienia procesów do chmury: wymagania klientów i możliwość ich spełnienia.