Prowadząc firmę zwykle zauważamy, gdy coś idzie nie tak. Zwykle wiemy też, jak poprawić sytuację, gdy pojawia się problem. Ale często, bez wsparcia technologii, decyzje o wprowadzeniu działań naprawczych mogą przyjść zbyt późno. Jednak podejmowanie trafnych decyzji biznesowych nie musi być trudne ani spóźnione. Większość z poniższych wskazówek, jak do tego dojść, opiera się  na efektywnym wykorzystaniu danych.

W dzisiejszych czasach każda firma codziennie generuje ogromne ilości danych, ale nie zawsze jest w stanie je optymalnie wykorzystać. Dopiero przeskok technologiczny umożliwiający wykorzystanie informacji we właściwy sposób bywa dla firm momentem przełomowym.

Technologia niezbędna do wykorzystania danych wprowadziła się teraz do oprogramowania nawet dla najmniejszych firm za pośrednictwem narzędzi, takich jak pakiet oprogramowania księgowego lub inne narzędzia do zarządzania biznesem.

1. Dokonaj ujednolicenia wskaźników

Poznaj swoje kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), dzięki czemu określisz główne cele, które powinny definiować wszystko, co robisz. Określ, które narzędzia analityczne pomogą Ci osiągnąć cele i zastosuje je w całej firmie.

Często chodzi tutaj choćby o wybór platformy, na której będzie działać Twoje oprogramowanie w chmurze, lub konkretnego dostawcy, który stosuje to samo podejście do wszystkich swoich komponentów oprogramowania, aby zapewnić kompatybilność i spójność danych.

W ten sposób będziesz w stanie zapewnić dostęp do danych wszystkim niezbędnym osobom w organizacji. Ograniczysz powstawanie silosów operacyjnych, które powstają gdy dział lub pojedynczy pracownik chroni „swoje” dane i jest de facto po za zasięgiem współpracy z resztą firmy. Korzystanie z tego samego narzędzia (oprogramowania) pomaga uniknąć rywalizacji różnych zespołów. Zamiast tego wszyscy mogą pracować razem, mierząc dane w ten sam sposób i wykorzystując wyniki do ciągłego doskonalenia.

Ten poziom integracji stwarza menedżerom równe szanse i możliwość szybkiego sprawdzenia rzeczywistego stanu firmy. Można zobaczyć, gdzie można osiągnąć sukces i gdzie należy wprowadzić ulepszenia – a wszystko to bez konieczności proszenia kogokolwiek o wyciąganie danych, żądania raportów lub wzywania pomocy z zewnątrz. Wystarczy spojrzeć na pulpit nawigacyjny w swojej aplikacji, aby zobaczyć korzyści płynące z tego rodzaju podejścia.

2. Odłóż arkusze kalkulacyjne do lamusa

Arkusze kalkulacyjne to niezwykle przydatne narzędzia, mają wiele zastosowań, ale trzeba też wiedzieć, kiedy odłożyć je na bok i przełączyć się na narzędzia, które są lepiej dostosowane do wykonywanej pracy.

Nie chodzi o całkowite z nich rezygnowanie, ale warto zastanowić się choćby nad wykorzystaniem wygodnego oprogramowania, które przedstawia ujednolicony zestaw danych zintegrowany ze wszystkimi funkcjami organizacyjnymi, dzięki czemu Ty i Twój zespół możecie szybko uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do podejmowania ważnych decyzji.

3. Korzystaj z najlepszych dostępnych analiz

Narzędzia finansowe lub księgowe zaprojektowane do analizowania danych Twojej firmy często wyposażone są w gotowe raporty, pulpity nawigacyjne i inne narzędzia analityczne. Możesz jednak zdecydować się na tworzenie niestandardowych wersji specjalnie dla swoich potrzeb. Możesz zbudować spersonalizowany pulpit nawigacyjny z określonymi wskaźnikami kondycji Twojej firmy.

Dzięki wglądowi w dane możesz uzyskać korzyści polegające na natychmiastowej znajomości aktualnego stanu rzeczy i możliwości szybkiego podejmowania decyzji zamiast opierania strategii i taktyki jedynie na intuicji. Może to mieć kolosalny wpływ na zdobywanie nowych rynków czy nowych grup klientów.

4. Szukaj luk w efektywności

Weź pod lupę procesy biznesowe w swojej firmie. Aby biznes działał sprawnie, potrzebne są sprawnie działające struktury w organizacji, szczególnie w trudnych czasach. Zastanów się, czy gdybyś zakładał firmę dzisiaj, robiłbyś dokładnie to samo co 10, 5 lub 3 lata temu? Czy nie wolałbyś zacząć od skorzystania z wydajnych procesów i narzędzi?

Zawsze jest dobry moment, aby to zrobić. Na przykład w księgowości łatwo zastąpić przestarzałe metody pracy polegające na ręcznym wypełnianiu arkuszy kalkulacyjnych nowoczesnymi systemami automatycznie przesyłającymi dane z jednego modułu do drugiego. W takich warunkach dział księgowy zamiast na żmudnej pracy administracyjnej może skupić się na bardziej efektywnych i ambitnych zadaniach. Lokalizując nieefektywne obszary w funkcjonowaniu firmy i zastępując je lepiej działającymi procesami, robisz kolejny krok ku usprawnieniu biznesu.

5. Zwiększaj efektywność dzięki dostępowi do informacji

Jeżeli masz do dyspozycji system ułatwiający dzielenie się informacjami, łatwiej będzie Ci likwidować firmowe silosy, a tym samym zwiększać efektywność organizacji.

W całej firmie silosy można zdemontować, ponieważ pracownicy bezproblemowo mogą pracować na jednej platformie lub jednorodnym oprogramowaniu. Eliminuje to potrzebę synchronizacji i wyszukiwania różnych dokumentów ukrytych w różnych aplikacjach. Właściwe informacje są zawsze dostępne, gotowe do udostępnienia.

Efektywne wykorzystanie danych owocuje finalnie zmianą podejścia do prowadzenia biznesu. Gdy przepływ informacji i danych biznesowych w Twojej organizacji zacznie być bardziej płynny, zauważysz, że silosy hamujące efektywność pracy zaczynają się kruszyć, a rywalizacja ustępuje miejsca współdziałaniu.