Trwa odtwarzanie

Trwa odtwarzanie

PPK krok po kroku – jak przygotować dział kadr do obsługi programu?

Wróć do wyników wyszukiwania

Co z tym PPK?

Pobierz darmowy poradnik i przygotuj firmę do wdrożenia PPK

Pobierz za darmo

Pracownicze Plany Kapitałowe zostały wprowadzone jako forma dodatkowego oszczędzania, która będzie dla pracowników wsparciem finansowym po przejściu w wiek emerytalny. Obowiązek utworzenia PPK został nałożony na wszystkie podmioty zatrudniające pracowników, a terminy ich utworzenia zostały uzależnione od wielkości zatrudnienia. Na początek PPK wdrażają duże przedsiębiorstwa, by następnie co pół roku dołączały do programu coraz mniejsze firmy. Na koniec 2021 r. PPK będzie obowiązywać każdego przedsiębiorcę zatrudniającego pracowników.

Czynności administracyjne po stronie pracodawcy, a tak naprawdę po stronie działów kadr wymuszają weryfikację czy na pewno jest wystarczająca ilość etatów do dodatkowej obsługi programu PPK.

Poniżej przedstawiamy garść wskazówek w jaki sposób optymalnie przygotować przedsiębiorstwo do wdrożenia i obsługi PPK, jakich narzędzi warto użyć i z pomocy których partnerów warto skorzystać.

Jakie narzędzia wspierają proces obsługi PPK?

Przede wszystkim należy skorzystać z narzędzi informatycznych do ewidencjonowania, analizy, rozliczania składek i wynagrodzeń. Są to odpowiednio przystosowane programy kadrowe (np. Sage One Kadry i Płace One Payroll) wraz z modułami zarządczymi, gdzie użytkownik będzie w stanie zarządzać całym procesem obsługi PPK.

Ułatw sobie obsługę PPK

Wybierz ofertę Sage i Aviva Investors TFI

Poznaj ofertę

To oznacza łatwość dokonywania takich procesów jak choćby wyszukiwanie pracowników objętych programem wśród całej kadry w firmie. Ważna jest także opcja zgłaszania nowych pracowników do PPK. Istotne są także takie elementy jak możliwość wyrejestrowania uczestników lub wprowadzanie zmian w uczestnictwie (np. w sytuacji, gdy zatrudniamy nowego pracownika lub pracownik odchodzi z firmy). Warto też zwrócić uwagę na  automatyczne wyliczanie wysokości składki na PPK w sytuacji zmiany w wynagrodzeniu. Program Sage Kadry i Płace One Payroll wylicza wówczas wysokość kwotową takiej składki automatycznie, a użytkownik de facto nie musi nic robić. Podobnie jak do innych instytucji np. ZUS pracodawca będzie zobowiązany do przekazywania miesięcznych raportów z danymi pracowników i naliczonymi wpłatami na PPK.

Raporty i zestawienia

Działy kadrowe obsługujące PPK muszą liczyć się z tym, że zostaną obarczone dodatkowymi obowiązkami związanymi z przygotowaniem raportów i zestawień. Tworzy się je w specjalnych plikach zgłoszeniowych, a następnie należy je co miesiąc lub częściej wysyłać do odpowiedniej instytucji finansowej, przypisanej do obsługującego dany podmiot funduszu.

Warto też pamiętać, że o zestawienia i raporty dotyczące osób zgłoszonych do PPK mogą upomnieć się instytucje nadzorujące –, Państwowa Inspekcja Pracy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych; natomiast Polski Fundusz Rozwoju odpowiada za prawidłową ewidencję PPK. Dlatego warto zadbać o odpowiednie narzędzia, które zminimalizują konieczność wykonywania wielu prac ręcznie przez pracowników działów kadrowych. W Sage Kadry i Płace One Payroll zostało to rozwiązane w bardzo przyjazny dla użytkownika sposób – co miesiąc program tworzy odpowiednie zestawienia i pliki w wymaganych formatach, które można bezproblemowo przesyłać do odpowiednich instytucji lub archiwizować na potrzeby ewentualnych kontroli.

Co działy kadrowe muszą zrobić już teraz?

Specjaliści ds. kadr i płac już teraz powinni zadbać o zweryfikowanie stanu zatrudnienia pod względem obowiązku przystąpienia do PPK. Przypomnijmy, że zgodnie z prawem do PPK przystępują nie tylko osoby zatrudnione na umowę o pracę, ale także osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych (zgłoszonych do ubezpieczenia rentowego) oraz członkowie rad nadzorczych otrzymujący wynagrodzenie.

Ogólnopolska infolinia #GotowiNaZmiany

Cyfryzacja podatków i PPK

Zadzwoń 22 1337 118

Czynna w dni robocze w godzinach 8.00 – 16.00

Zadzwoń teraz!

Po takiej weryfikacji należy oczywiście rozpoznać datę przystąpienia przedsiębiorstwa do programu. Po czym można już rozpocząć proces wybierania instytucji finansowej. Wybór takiego podmiotu należy skonsultować z działającymi w przedsiębiorstwie związkami zawodowymi bądź z radą pracowników.  Po dokonaniu wyboru instytucji można już skupić się na sprawdzeniu procesów wewnątrzfirmowych. Warto odpowiedzieć sobie na szereg pytań, m.in:

  • Czy wszyscy specjaliści ds. kadr zostali odpowiednio przeszkoleni?
  • Czy firma posiada oprogramowanie gwarantujące bezproblemową obsługę PPK?
  • Czy dział kadr jest przygotowany by każdego nowo zatrudnianego pracownika wyposażyć w obowiązkowy pakiet informacyjny dotyczący PPK?
  • Czy wdrożony w firmie proces obsługi PPK jest optymalny pod względem czasochłonności?
  • Czy czynności administracyjne nie wymagają zbyt wiele wysiłku i czasu?
  • Czy dział kadr został wyposażony w odpowiednie narzędzia raportujące?
  • Czy naliczanie składek i wynagrodzeń jest w 100% prawidłowe?

TEST #GotowiNaZmiany

Sprawdź ZA DARMO czy Twoja firma jest przygotowana do najnowszych zmian prawnych

Rozpocznij test

Zwróćmy uwagę, że program Sage Kadry i Płace One Payroll dzięki dodatkowym funkcjonalnościom umożliwia przygotowywanie i wysyłanie raportów do każdej zarejestrowanej w PPK instytucji finansowej poprzez generowanie danych do pliku XML.

Użytkownicy oprogramowania kadrowego Sage zyskali niedawno możliwość skorzystania z jeszcze wygodniejszej opcji obsługi PPK, przy wyborze instytucji finansowej Aviva Investors TFI. W takim wypadku istnieje możliwość korzystania ze specjalnie przygotowanego interfejsu (API), który jeszcze bardziej przyspiesza i ułatwia wymianę informacji bezpośrednio pomiędzy programem kadrowym a instytucją finansową.

Pracochłonność obsługi programu PPK przy użyciu rozwiązań informatycznych zdecydowanie będzie mniejsza i odciąży pracowników działów kadrowo-płacowych.

 Co powinienem zrobić, jeżeli jestem użytkownikiem programu Sage Kadry i Płace One Payroll i chcę skorzystać z oferty Aviva Investorst TFI?

Jeżeli jesteś klientem Sage i użytkujesz program Sage Kadry i Płace One Payroll wystarczy, że dokupisz funkcjonalność „Plany emerytalne” do obsługi PPK wraz z rozszerzeniem do automatycznej integracji z systemem Aviva. Po aktualizacji licencji w programie Sage Kadry i Płace One Payroll zostanie uaktywnione m.in. okno zawierania umowy z Aviva Investors TFI (dla użytkowników, którzy nie posiadają takiej umowy). Wystarczy taką umowę podpisać i wysłać do partnera finansowego (Aviva Investors TFI) by móc bezproblemowo obsługiwać PPK w swoim programie kadrowym.