Pracownicy nie chcą już wniosków urlopowych na papierze [Podcast]

Branża HR obserwuje wzrost zainteresowania technologiami usprawniającymi pracę, a te oferują coraz więcej funkcji i możliwości. Za ich pomocą możemy dziś m.in. zredukować rotację pracowników w firmie. Badania pokazują, że Polska jest w ogonie Europy jeżeli chodzi o dojrzałość cyfrową biznesu. Co stoi na przeszkodzie, aby polskie firmy szerzej korzystały z dostępnych technologii informatycznych?

Dobrze działający HR, to dobrze działający biznes

– posłuchaj co o procesach HR w polskich firmach mówią eksperci:

Piotr Pszczółkowski, Prezes Zarządu HRtec

Cezary Karolczyk, Sage Business Expert HR&Payroll.

Aby szerzej korzystać z technologii informatycznych, musi zmienić się mentalność w zarządach wielu firm. Dotychczas HR nie był obszarem priorytetowym z perspektywy inwestowania w innowacje. Dzisiaj jednak bardzo wiele się zmieniło, transformacja cyfrowa jest coraz powszechniejsza i postępuje coraz szybciej. Rozwiązań wspierających procesy HR jest coraz więcej, są coraz bardziej dostępne i kompleksowe, co zauważalnie przekłada się na korzyści dla organizacji.

Innym istotnym czynnikiem wpływającym na zmiany jest dynamiczny rynek pracy i stosunek pracodawca-pracownik. Firmy mają coraz większe potrzeby w zakresie zatrudniania ludzi, a jednocześnie coraz trudniej im znaleźć odpowiednich pracowników z wymaganymi kwalifikacjami.  Narzędzia cyfrowe dają przewagę konkurencyjną na tym polu w stosunku do innych firm.

Często przedsiębiorcy postrzegają swój biznes jedynie w ramach głównej działalności. Przykład: w danej organizacji może bardzo nowocześnie przebiegać proces produkcji czy fakturowania. Ale procesy w innych obszarach już nie przebiegają tak sprawnie, a ich ulepszenia bywają wymuszone z zewnątrz – np. JPK lub e-sprawozdania, które zmusiły działy księgowe firm do zbierania większej ilości informacji i aktualizacji oprogramowania.

Mimo że polskie firmy mają wciąż duży deficyt w zakresie cyfryzacji HR, to obserwujemy znaczący wzrost zainteresowania rozwiązaniami informatycznymi do obsługi HR. Bardzo łatwo jest przekonać prezesa np. do korzyści płynących z lepszych, szybszych metod sprzedaży czy do inwestycji w system wspierający produkcję. Jednak dużo trudniejsze są rozmowy o tym, w jaki sposób zoptymalizować zarządzanie firmą całościowo uwzględniając także obszar HR. Tymczasem cyfryzacja HR to konkretne korzyści. Koszt rotacji jednego pracownika może wynosić nawet 5 tys. zł, a są firmy w Polsce, w których rotacja w ciągu roku wynosi nawet 30% pracowników. Przy pomocy rozwiązań informatycznych rotację pracowników można np. ograniczyć z 30% do 15%, co daje realne korzyści finansowe.

Czym większa organizacja, tym bardziej pomocne są narzędzia informatyczne w działach kadrowych i HR. Szczególnie jeśli chodzi o organizacje rozproszone, z wieloma oddziałami, a także w przypadku nowego typu pracy, pracy zdalnej, mobilnej, w różnych lokalizacjach, o różnych porach. Duże organizacje zaczęły wprowadzać już rozwiązania cyfrowe od kilku lat, dzisiaj starają się je usprawniać i modernizować; często też ujednolicać w ramach jednego systemu. Małe firmy są dopiero na początku tej drogi. Wiele firm rozwija się dynamicznie, a gdy zatrudnienie wzrasta z kilkunastu osób do kilkudziesięciu czy ponad stu pracowników – wówczas wprowadzenie systemów informatycznych już staje się koniecznością. Bez oprogramowania firma nie jest w stanie sprawnie i efektywnie prowadzić procesów HR. Stąd widać coraz większe zainteresowanie mniejszych firm takimi systemami.

Co mała firma powinna zrobić?

Powinna zacząć od określenia, jakie główne procesy są obsługiwane, ile zajmują czasu na każdym szczeblu. Każdy z pracowników de facto jest zaangażowany w procesy HR-owe. Trzeba też zwrócić uwagę, czy dana firma posiada wyodrębniony dział HR.

W rzeczywistości HR istnieje w każdej firmie, ale bardzo często jest on rozproszony albo prowadzony przez właściciela firmy, dyrektora zarządzającego czy kierowników poszczególnych zespołów, którzy w różny sposób wspierają pracowników. Dobrze jest wyodrębnić konkretne procesy, które odbywają się w organizacji oraz określić, które z nich są scentralizowane, które wymagają aktywności poszczególnych osób. Ile czasu zajmuje załatwianie konkretnej sprawy związanej z HR – np. wniosku o nieobecność – czy wymaga to obecności w biurze, spotkania z kierownikiem, zbierania podpisów, drukowania wniosków itd. Warto policzyć ile kosztuje to organizację w skali roku i określić czy dany proces należy optymalizować.

Zdarza się też, że niektóre procesy są związane z wymaganiami prawnymi. RODO wymusza pewne zmiany w procesach rekrutacji, np. usuwanie aplikacji po upływie czasu, na który kandydat wyraził zgodę na wykorzystywanie jego danych osobowych do potrzeb rekrutacji. Jeżeli firma prowadzi w ciągu roku wiele rekrutacji, manualne zarządzanie wymaganiami związanymi z RODO jest praktycznie niewykonalne.

Posłuchaj całej rozmowy, by dowidzieć się dlaczego konieczna jest zmiana mentalności zarządów w zakresie wdrażania nowoczesnych narzędzi dla HR-u i jak do niej doprowadzić.

Z rozmowy dowiesz się:

• Od czego zacząć cyfryzację w obszarze HR?
• Po co inwestować w technologie informatyczne?
• Jakie obszary HR można dziś cyfryzować?
• Kto pełni kluczową rolę w firmie, która przechodzi transformację w obszarze HR?
• Gdzie kryją się najczęstsze pułapki cyfryzacji HR?
• Jak wyglądają koszty cyfryzacji HR w firmie?