Branża HR obserwuje wzrost zainteresowania technologiami usprawniającymi pracę, a te oferują coraz więcej funkcji i możliwości. Za ich pomocą możemy dziś m.in. zredukować rotację pracowników w firmie. Badania pokazują, że Polska jest w ogonie Europy jeżeli chodzi o dojrzałość cyfrową biznesu. Co stoi na przeszkodzie, aby polskie firmy szerzej korzystały z dostępnych technologii informatycznych?
Dobrze działający HR, to dobrze działający biznes
– posłuchaj co o procesach HR w polskich firmach mówią eksperci:
Piotr Pszczółkowski, Prezes Zarządu HRtec
Cezary Karolczyk, Sage Business Expert HR&Payroll.
Aby szerzej korzystać z technologii informatycznych, musi zmienić się mentalność w zarządach wielu firm. Dotychczas HR nie był obszarem priorytetowym z perspektywy inwestowania w innowacje. Dzisiaj jednak bardzo wiele się zmieniło, transformacja cyfrowa jest coraz powszechniejsza i postępuje coraz szybciej. Rozwiązań wspierających procesy HR jest coraz więcej, są coraz bardziej dostępne i kompleksowe, co zauważalnie przekłada się na korzyści dla organizacji.
Innym istotnym czynnikiem wpływającym na zmiany jest dynamiczny rynek pracy i stosunek pracodawca-pracownik. Firmy mają coraz większe potrzeby w zakresie zatrudniania ludzi, a jednocześnie coraz trudniej im znaleźć odpowiednich pracowników z wymaganymi kwalifikacjami. Narzędzia cyfrowe dają przewagę konkurencyjną na tym polu w stosunku do innych firm.
Często przedsiębiorcy postrzegają swój biznes jedynie w ramach głównej działalności. Przykład: w danej organizacji może bardzo nowocześnie przebiegać proces produkcji czy fakturowania. Ale procesy w innych obszarach już nie przebiegają tak sprawnie, a ich ulepszenia bywają wymuszone z zewnątrz – np. JPK lub e-sprawozdania, które zmusiły działy księgowe firm do zbierania większej ilości informacji i aktualizacji oprogramowania.
Mimo że polskie firmy mają wciąż duży deficyt w zakresie cyfryzacji HR, to obserwujemy znaczący wzrost zainteresowania rozwiązaniami informatycznymi do obsługi HR. Bardzo łatwo jest przekonać prezesa np. do korzyści płynących z lepszych, szybszych metod sprzedaży czy do inwestycji w system wspierający produkcję. Jednak dużo trudniejsze są rozmowy o tym, w jaki sposób zoptymalizować zarządzanie firmą całościowo uwzględniając także obszar HR. Tymczasem cyfryzacja HR to konkretne korzyści. Koszt rotacji jednego pracownika może wynosić nawet 5 tys. zł, a są firmy w Polsce, w których rotacja w ciągu roku wynosi nawet 30% pracowników. Przy pomocy rozwiązań informatycznych rotację pracowników można np. ograniczyć z 30% do 15%, co daje realne korzyści finansowe.
Czym większa organizacja, tym bardziej pomocne są narzędzia informatyczne w działach kadrowych i HR. Szczególnie jeśli chodzi o organizacje rozproszone, z wieloma oddziałami, a także w przypadku nowego typu pracy, pracy zdalnej, mobilnej, w różnych lokalizacjach, o różnych porach. Duże organizacje zaczęły wprowadzać już rozwiązania cyfrowe od kilku lat, dzisiaj starają się je usprawniać i modernizować; często też ujednolicać w ramach jednego systemu. Małe firmy są dopiero na początku tej drogi. Wiele firm rozwija się dynamicznie, a gdy zatrudnienie wzrasta z kilkunastu osób do kilkudziesięciu czy ponad stu pracowników – wówczas wprowadzenie systemów informatycznych już staje się koniecznością. Bez oprogramowania firma nie jest w stanie sprawnie i efektywnie prowadzić procesów HR. Stąd widać coraz większe zainteresowanie mniejszych firm takimi systemami.
Inteligentne przedsiębiorstwa 2020 – gdzie jesteśmy?
Obejrzyj debatę ekspertów i dowiedz się, jak przygotować biznes na innowacje!
Co mała firma powinna zrobić?
Powinna zacząć od określenia, jakie główne procesy są obsługiwane, ile zajmują czasu na każdym szczeblu. Każdy z pracowników de facto jest zaangażowany w procesy HR-owe. Trzeba też zwrócić uwagę, czy dana firma posiada wyodrębniony dział HR.
W rzeczywistości HR istnieje w każdej firmie, ale bardzo często jest on rozproszony albo prowadzony przez właściciela firmy, dyrektora zarządzającego czy kierowników poszczególnych zespołów, którzy w różny sposób wspierają pracowników. Dobrze jest wyodrębnić konkretne procesy, które odbywają się w organizacji oraz określić, które z nich są scentralizowane, które wymagają aktywności poszczególnych osób. Ile czasu zajmuje załatwianie konkretnej sprawy związanej z HR – np. wniosku o nieobecność – czy wymaga to obecności w biurze, spotkania z kierownikiem, zbierania podpisów, drukowania wniosków itd. Warto policzyć ile kosztuje to organizację w skali roku i określić czy dany proces należy optymalizować.
Zdarza się też, że niektóre procesy są związane z wymaganiami prawnymi. RODO wymusza pewne zmiany w procesach rekrutacji, np. usuwanie aplikacji po upływie czasu, na który kandydat wyraził zgodę na wykorzystywanie jego danych osobowych do potrzeb rekrutacji. Jeżeli firma prowadzi w ciągu roku wiele rekrutacji, manualne zarządzanie wymaganiami związanymi z RODO jest praktycznie niewykonalne.
Posłuchaj całej rozmowy, by dowidzieć się dlaczego konieczna jest zmiana mentalności zarządów w zakresie wdrażania nowoczesnych narzędzi dla HR-u i jak do niej doprowadzić.
Z rozmowy dowiesz się:
- Od czego zacząć cyfryzację w obszarze HR?
- Po co inwestować w technologie informatyczne?
- Jakie obszary HR można dziś cyfryzować?
- Kto pełni kluczową rolę w firmie, która przechodzi transformację w obszarze HR?
- Gdzie kryją się najczęstsze pułapki cyfryzacji HR?
- Jak wyglądają koszty cyfryzacji HR w firmie?
