Definicja

Faktura pro forma

Co warto wiedzieć o fakturze pro forma? Kiedy pro forma jest wystawiana i w jakich celach?

Bodaj największa wyjątkowość faktury pro forma polega na tym, że nie jest to dokument księgowy, a kwestie związane z jej wystawianiem nie są w żaden sposób uregulowane przez obecne przepisy prawa podatkowego. W odróżnieniu od wszystkich pozostałych faktur pro forma nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań finansowych ani podatkowych, tak po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. W związku z pro formą nie płaci się ani nie odlicza VAT, nie rozlicza podatku dochodowego; dokument nie wpływa też na rozrachunki kontrahentów (nie stanowi wezwania do zapłaty). W odróżnieniu od zwykłej faktury pro forma nie dokumentuje dostawy towaru czy wyświadczenia usługi.

Pro forma wyprzedza (zapowiada) transakcję

W jakim celu więc przedsiębiorcy posługują się fakturą pro forma? Faktura pro forma zostaje wpisana w proces biznesowy sprzedawcy, którego celem jest przekazanie potencjalnemu nabywcy informacji o transakcji, która może nastąpić w przyszłości. Najczęściej pro forma stanowi załącznik do składanej oferty – dobrowolne opłacenie takiej faktury przez nabywcę jest potwierdzeniem przyjęcia oferty, a dla sprzedawcy sygnałem do wystawienia właściwej faktury dokumentującej transakcję. Pro forma jest często stosowana przez sprzedawców usług ciągłych, dostawców mediów i usług abonamentowych. Dokument w tej formie jest wysyłany nabywcy pod koniec umownego okresu współpracy. Brak zapłaty pro formy wskazuje na decyzję nabywcy o wygaśnięciu współpracy (rezygnacji z usługi), natomiast opłacenie skutkuje jej przedłużeniem i wystawieniem przez dostawcę faktury VAT.

Co jeszcze trzeba wiedzieć?

Co do struktury faktura pro forma zawiera dokładnie takie same elementy i zakres informacji, jak faktura VAT. Różnica polega jedynie na dodaniu opisu „faktura pro forma”.

Numeracja faktur pro forma jest odrębna od numeracji pozostałych faktur dokumentujących rzeczywiste transakcje.

Faktur pro forma nie wystawia się w odniesieniu do przyjętych zaliczek, uzyskanych przedpłat lub zapłat częściowych za dostawę towaru lub usługi. Pro forma powinna być bowiem wystawiona zawsze przed potencjalną transakcją, a nigdy w jej wyniku.

Elektroniczny obieg zamówień w firmie

Minimalizuj błędy w zamówieniach

Maksymalizuj zadowolenie klientów

Dowiedz się, jak to zrobić!

Obejrzyj nagranie