Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Co to jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów?

Jedną z trzech dopuszczalnych form tzw. uproszczonej księgowości jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Dwie pozostałe formy to Karta podatkowa oraz Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami do prowadzenia księgi zobligowane są: osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, które rozliczają się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych lub w formie podatku liniowego, a także spółki jawne, cywilne i partnerskie osób fizycznych mające status małego podatnika (ich roczne przychody nie przekroczyły równowartości 2 mln euro).

Kalkulacja podatku PIT

Prowadzenie księgi ma na celu zapewnienie ustandaryzowanej ewidencji przychodów oraz kosztów przedsiębiorców w kolejnych okresach obrotowych w celu należytego obliczenia podatku dochodowego. Ponieważ wpływy z PIT stanowią zasadniczy filar budżetu państwa, zrozumiałe jest, że organom skarbowym zależy, by rozliczenia podatkowe przedsiębiorców były możliwie transparentne i łatwe do kontrolowania. Dlatego w interesie przedsiębiorcy jest zachowanie zdolności do należytego udokumentowania operacji, odzwierciedlających je danych oraz prawidłowości dokonanych obliczeń dochodu i podatku. Należy pamiętać, że odpowiedzialność za jej prowadzenie ponosi przedsiębiorca (chyba że przekaże prowadzenie księgi do biura rachunkowego).

Struktura i podstawowe zasady

KPiR ma ustrukturyzowaną, logiczną formę i ściśle określone zasady wprowadzania danych (zob. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR z 31 grudnia 2019 r.). Księga składa się z 17 kolumn, w których przewidziano miejsce dla danych odzwierciedlających zarówno stronę przychodową jak i kosztową przedsiębiorcy – jest tu m.in. liczba porządkowa ewidencjonowanych zdarzeń gospodarczych, data zdarzenia, numer dowodu księgowego, nazwa i adres kontrahenta, opis zdarzenia, wartość sprzedaży, inne przychody, suma przychodów, zakup towarów i materiałów, koszty uboczne zakupu, inne wydatki, wynagrodzenia, suma kosztów itd. Warto podkreślić, że ewidencję VAT prowadzi się odrębnie, poza KPiR.

Spośród najważniejszych zasad regulujących prowadzenie KPiR należy wymienić przynajmniej poniższe:

• obowiązuje zachowanie ciągłości numeracji zdarzeń w okresach rozliczeniowych,
• zapisy w księdze dokonywane są na podstawie dowodów księgowych,
• numery porządkowe zdarzeń należy nanosić na odpowiadających im dowodach księgowych, tak aby zapisy w księdze można było łatwo powiązać z archiwizowaną dokumentacją,
• prowadzi się ją w złotych, w języku polskim,
• w przypadku gdy podatnik samodzielnie prowadzi KPiR, powinien nanosić zapisy codziennie (o ile występują zdarzenia gospodarcze). Gdy obowiązek prowadzenia KPiR przekazany jest do biura rachunkowego, wystarczy przekazać do biura zbiorczo dowody księgowe za cały miesiąc (tam są one wprowadzane do KPiR zgodnie z chronologią dat),
• KPiR powinna być prowadzona „rzetelnie i niewadliwie” (zob. par. 10 ww. rozporządzenia),
• prowadzący KPiR w formie elektronicznej musi być gotowy do sporządzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego o strukturze logicznej przewidzianej dla raportowania danych z KPiR na żądanie organów skarbowych. Struktura taka określona została skrótem JPK_PKPIR.

Na papierze czy cyfrowo?

W przeszłości zestawienia przychodów i kosztów prowadzono w księgach w formie papierowej. Do dziś przepisy pozwalają prowadzić KPiR w ten sposób. W dobie cyfryzacji oczywiste jednak jest, że zastosowanie formy elektronicznej jest wygodniejsze i może przynieść przedsiębiorcy znaczne oszczędności. Prawo daje dowolność wyboru formy prowadzenia księgi, jeżeli jednak ma być ona prowadzona elektronicznie, przedsiębiorca (lub obsługujące je biuro) powinien posiadać instrukcję obsługi systemu komputerowego, umożliwić szybki wgląd w przetwarzane dane oraz zapewnić możliwość wydruku danych z zachowaniem chronologii zapisów. Powinien też odpowiednio chronić zapisane dane (warto pamiętać o kopiach zapasowych). Większość przedsiębiorców powierza jej prowadzenie biurom rachunkowym, zrzucając z siebie obowiązki ewidencyjne, co pozwala przeznaczyć uwolniony czas na istotę działalności.

Zalety i wady

Wśród najważniejszych zalet KPiR należy podkreślić:

• możliwość wliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z zapewnieniem, utrzymaniem i pozyskaniem przychodów. Każdy koszt obniża zysk, a podatek dochodowy płaci się od wypracowanego zysku – to oznacza, że poprzez wliczanie kosztów do rozliczeń podatkowych, przedsiębiorca ma pewną swobodę w dokonywaniu optymalizacji podatkowej,
• możliwość wspólnego rozliczania podatku dochodowego z małżonkiem – opcja ta może być atrakcyjna, w przypadku gdy dochody małżonka są niskie lub gdy małżonek nie uzyskuje ich wcale,
• możliwość przekazania prowadzenia KPiR i związanej z tym odpowiedzialności do biura rachunkowego przy względnie niskich kosztach takiej usługi – prowadzenie KPiR kosztuje znacznie mniej w porównaniu z prowadzeniem pełnej księgowości.

Wśród wad najczęściej wskazuje się konieczność gromadzenia, archiwizacji, a przede wszystkim skrupulatnej i rzetelnej ewidencji wszystkich dokumentów księgowych. Inną wadą jest pełna odpowiedzialność za rzetelne prowadzenie księgi. W przypadku popełniania błędów, zaniechań lub wykazania przez organy skarbowe nierzetelności, podatnik naraża się na sankcje. Powyższe problemy można jednak zniwelować oddając sprawy księgowe specjalistom z biura rachunkowego.

Dodatkowe ewidencje

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR prowadzą równolegle inne ewidencje. Jeśli rozliczają się z VAT, prowadzą ewidencję VAT (rejestry VAT) pozwalające rozliczyć się z tego podatku. Jeśli są w posiadaniu środków trwałych lub wyposażenia, prowadzą odrębnie ewidencję środków trwałych i ewidencję wyposażenia. Istnieje też obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży – obejmuje on podatników, którzy:

• sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,
• prowadzą działalność w kilku zakładach (wielozakładowa działalność) przy jednej KPiR,
• sprzedają w modelu obwoźnym bez bieżącego dostępu do KPiR w miejscach sprzedaży.

Podmioty prowadzące kantory zobowiązane są dodatkowo prowadzić ewidencję kupna-sprzedaży wartości dewizowych.