Tematem dzisiejszego odcinka będzie samoobsługa pracownicza. Ważny temat dla dyrektorów personalnych, kadrowych, specjalistów ds. płac, specjalistów ds. HR, kierownictwa — w końcu wszystkie te osoby spędzają wiele czasu na zajmowaniu się procesami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Dziś porozmawiamy o tym, co warto i można zautomatyzować, by żyło się lepiej – kadrom i pozostałym pracownikom. A moimi gośćmi będą Barbara Ożarek-Łaganowska, doradca klienta w Wercom, który jest partnerem Symfonii i Cezary Karolczyk, ekspert ds. kadrowo-płacowych w Symfonii.

Zacznę od hipotetycznej sytuacji. Chcemy wziąć urlop, a firma w której pracujemy, nie ma zautomatyzowanych procesów kadrowo-płacowych. Ile czasu zajmuje przeprocesowanie mojego wniosku?

Barbara Ożarek-Łaganowska, doradca ds. klienta w Wercom: Zakładamy sytuację, w której nie posiadamy dedykowanego systemu i taki wniosek o urlop składamy tradycyjną, papierową drogą. Pracownik musi pobrać odpowiedni druk, wypisać go komputerowo lub ręcznie, następnie podpisać. W kolejnym kroku wniosek trafia do kierownika czy osoby odpowiedzialnej za akceptację. Jeżeli ta akceptacja nie jest jednopoziomowa, a więc musi przejść przez dyrektora, wydłużamy proces o kolejną osobę.  Taki wniosek trafia wtedy do działu kadr i płac i tam osoba odpowiedzialna, z reguły jest to kadrowa, musi taki wniosek wprowadzić do ewidencji w postaci zdarzenia w kalendarzu pracownika, by to odpowiednio później naliczyło się na koniec miesiąca w jego wynagrodzeniu. Inną formą jest też droga e-mailowa, jednak i ten wariant nie przyspiesza znacznie i to też zajmuje nam czas, ponieważ kadrowa musi wykonać podobną pracę, jak w przypadku wniosku papierowego.

Cezary Karolczyk, ekspert ds. kadrowo-płacowych w Symfonii: Warto zwrócić uwagę, że kodeks pracy nie reguluje jasno, w jakiej formie ma to być rozwiązane w firmie. Mamy dość dużo możliwości. Tak jak wspominała Basia, mówimy tu zarówno o e-mailach, jak również wnioskach papierowych. W każdej sytuacji trzeba pamiętać, że zanim osoba decyzyjna dokona akceptacji takiego urlopu, potrzebuje sprawdzić, czy w danym momencie odpowiada to potrzebom firmy. Wiadomo w końcu, że potrzebujemy jako przedsiębiorcy wykonać pracę siłami swoich pracowników i zanim przyjmiemy taki wniosek, powinniśmy upewnić się, czy nie wpłynie to na sprawne funkcjonowanie firmy.

Jeśli prowadzimy ewidencję, która jest trudna do przeglądania w formie papierowej i następnie przepisujemy ją do systemu kadrowo-płacowego, do którego dostęp mają nieliczni – tylko specjaliści ds. kadr i płac, to w zasadzie zmusza to każdą osobę po drodze do dodatkowego ewidencjonowania.

Na pewno będzie się to różniło w zależności od tego, jak często pracownicy biorą urlopy. Trzeba pamiętać, że są na przykład firmy, w których raczej preferuje się branie urlopów dwa, trzy razy do roku i dłuższych odcinkach, a są takie, gdzie zupełnym standardem jest branie krótkich urlopów wiele razy. Oczywiście też jeden dłuższy jest wymagany kodeksem pracy.  Liczba długich weekendów ( w kalendarzu wypada ich czasem pięć rocznie) też wpływa na wydłużenie czasu akceptacji takiego wniosku.

Czym tak naprawdę jest samoobsługa pracowników?

Barbara Ożarek-Łaganowska: Pod dość zagadkową nazwą samoobsługi pracowniczej kryją się wszelkiego rodzaju platformy internetowe oferujące informacje dla pracowników. Taką podstawową funkcjonalnością jest elektroniczny obieg wniosków pracowniczych.

Jest to najczęściej wykorzystywany proces i najczęściej to właśnie klienci, którzy nas pytają o automatyzację procesów w działach kadrowo-płacowych zwracają uwagę właśnie na wnioski urlopowe. Taki pracownik z poziomu aplikacji może między innymi sprawdzić dostępny limit urlopowy (to są tzw. bilanse urlopowe, czyli limit urlopu przysługującego, jak i dostępne urlopy na żądanie). Jeżeli nie mamy takiego dostępu to jest ten proces znacznie się przedłuża.

Z kolei z poziomu systemu od razu mamy aktualne bilanse – co oznacza, że i przełożony, i pracownik, wiedzą, czy taki urlop mu przysługuje, czy taki wniosek może złożyć lub być rozpatrzony. Taki wniosek złożony elektronicznie trafia od razu do obiegu, a kierownik czy osoba przełożona widzą, że jest w systemie zarejestrowana ta prośba i dysponują szeregiem informacji, by taką zgodę wyrazić.

Cezary Karolczyk: Ja tutaj dodałbym, że samoobsługa to nie są tylko wnioski urlopowe. Dotyczy to całego szeregu innych rzeczy – czy związanych z tym, że możemy przez takie systemy załatwić dużo spraw i często firmy wdrażając je próbują znaleźć inne zastosowania, na przykład: jak wykorzystać taki system do uzupełniania dodatkowych dokumentów. Czasami jest tak, że dział IT wykorzystuje taki system jako miejsce do zgłaszania problemów technicznych.

Posłuchaj dalszej części wywiadu i dowiedz się:

1. Co samoobsługa daje pracownikom?
2. Jakiego typu dane jesteśmy w stanie wyczytać i jak ta wiedza wpływa na sposób prowadzenia biznesu?
3. Co w takim razie z bezpieczeństwem danych przy zautomatyzowanym systemie? Co wolno, a czego nie wolno udostępniać pozostałym pracownikom i jak sprawnie aktualizować dostępy/brak dostępu osobom, które kończą współpracę z firmą?
4. Jak wprowadzić samoobsługę pracowniczą w firmie? Ile czasu trwa takie wdrożenie?